Réception restreinte
Seuls le Responsable du Système et les personnes qu’il habilite accèdent aux signalements et à leur contenu.
Canal de signalement · Ley 2/2023
Un canal de signalement qui protège le lanceur d’alerte
Le système interne d’information qu’impose la Ley 2/2023 espagnole, dans le portail même où travaille déjà votre personnel : réception restreinte, délais d’accusé de réception et de réponse surveillés, et chaque dossier tracé jusqu’à sa clôture.
Ce que c’est et qui doit en disposer
Un canal de signalement est le système interne d’information que la Ley 2/2023 impose en Espagne aux entreprises privées de cinquante salariés ou plus et à l’ensemble du secteur public : il doit accepter y compris les signalements anonymes, accuser réception sous sept jours calendaires, répondre dans un délai maximal de trois mois et protéger le lanceur d’alerte. Kimobox l’héberge dans le portail que le personnel utilise déjà, avec une réception restreinte et chaque dossier tracé jusqu’à sa clôture.
- Texte
- Ley 2/2023, du 20 février Transpose la directive (UE) 2019/1937 ; en vigueur depuis le 13 mars 2023
- Entreprises concernées
- 50 salariés ou plus Art. 10.1.a) ; quel que soit l’effectif dans les cas de l’art. 10.1.b) et c), et tout le secteur public (art. 13)
- Accusé de réception
- 7 jours calendaires Art. 9.2.c) de la Ley 2/2023
- Réponse
- 3 mois Prolongeable de trois mois dans les cas d’une complexité particulière (art. 9.2.d)
- Signalements anonymes
- À accepter Art. 7.3 : dépôt et traitement ultérieur
- Conservation
- 10 ans au maximum Art. 26.2 ; suppression au bout de trois mois si aucune enquête n’a été ouverte (art. 32.4)
- Sanction maximale
- 1 000 000 € Infraction très grave commise par une personne morale (art. 65.1.b)
- Autorité nationale
- Autoridad Independiente de Protección del Informante Autorité espagnole de protection des lanceurs d’alerte, opérationnelle depuis le 1er septembre 2025 (Orden PJC/908/2025)
Délais surveillés
Une alerte avant l’échéance des sept jours de l’accusé de réception et des trois mois de la réponse.
Dossier traçable
Chaque signalement avec ses actes d’enquête, sa conclusion et l’action qui en découle, jusqu’à la clôture.
Registre des signalements
Les informations reçues et les enquêtes qu’elles déclenchent sont consignées en vue du registre obligatoire.
Ce qui est couvert
Ce que la loi exige du système interne
- Canal hébergé dans le portail que le personnel utilise déjà
- Réception restreinte au Responsable du Système et à son équipe
- Accusé de réception sous sept jours calendaires
- Réponse sous trois mois, prolongeable dans les cas d’une complexité particulière
- Politique et procédure de gestion tenues comme documents maîtrisés
- Registre des informations reçues et des enquêtes ouvertes
Exemples réels
De la boîte aux lettres improvisée au système que l’on peut démontrer
Industrie · entre 50 et 249 personnes
Une adresse e-mail en guise de canal
Avant Les signalements arrivent dans une boîte générique que lisent les RH. Personne ne surveille l’échéance de l’accusé de réception et rien ne garde trace de la suite donnée à chaque signalement.
Après Canal dans le portail, avec réception restreinte au Responsable du Système. L’accusé de réception et la réponse ont leur date limite calculée et chaque acte reste consigné dans le dossier.
Groupe de sociétés · plusieurs entités
Un canal différent dans chaque filiale
Avant Chaque société a monté son propre canal selon ses propres critères et personne n’a de vue d’ensemble de ce qui est signalé dans le groupe.
Après Politique générale approuvée par la société dominante et Responsable du Système unique, comme le permet l’art. 11, avec des droits par société pour que chaque dossier ne soit visible que de ceux qui doivent le voir.
Distribution · compliance fiscal
Des signalements qui n’atteignent pas le système de compliance
Avant Un signalement portant sur une irrégularité fiscale est instruit par e-mail et la cartographie des risques fiscaux n’en a jamais connaissance.
Après Le dossier est relié au risque concerné du système UNE 19602 et à l’action corrective qui en découle : la revue de direction s’appuie ainsi sur des cas réels.
Vocabulaire
Vocabulaire de la protection des lanceurs d’alerte
- Lanceur d’alerte
- Personne qui signale une infraction à la réglementation dont elle a eu connaissance dans un contexte professionnel. La Ley 2/2023 la protège et impose de préserver la confidentialité de son identité.
- Système interne d’information
- Ensemble formé par le canal, le Responsable du Système, la politique et la procédure de gestion. L’organe d’administration le met en place après consultation des représentants légaux du personnel (art. 5 de la Ley 2/2023).
- Responsable du Système
- Personne désignée par l’organe d’administration pour gérer le système interne d’information. Sa nomination et sa révocation sont notifiées à l’autorité compétente dans les dix jours ouvrables suivants.
- Autoridad Independiente de Protección del Informante
- Autorité administrative indépendante espagnole, créée par la Ley 2/2023, qui protège les lanceurs d’alerte et gère le canal externe d’information. Son statut a été approuvé par le Real Decreto 1101/2024 et elle fonctionne depuis le 1er septembre 2025.
- Canal externe
- Voie permettant de signaler une infraction en dehors de l’organisation, auprès de l’Autoridad Independiente de Protección del Informante ou de l’autorité régionale équivalente.
- Registre des signalements
- Registre (libro-registro) des informations reçues et des enquêtes internes auxquelles elles ont donné lieu. Ses données ne peuvent pas être conservées plus de dix ans.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Quelles entreprises doivent disposer d’un canal de signalement ?
En Espagne, celles du secteur privé qui comptent cinquante salariés ou plus, selon l’art. 10.1.a) de la Ley 2/2023. Quel que soit leur effectif, y sont aussi tenues les entités soumises à la réglementation européenne sur les services et marchés financiers, la prévention du blanchiment, la sécurité des transports ou l’environnement, ainsi que les partis politiques, syndicats et organisations patronales qui gèrent des fonds publics. L’ensemble du secteur public y est soumis par l’art. 13.
Quels délais la loi fixe-t-elle pour traiter un signalement ?
Accusé de réception sous sept jours calendaires à compter de la réception et réponse dans un délai maximal de trois mois, prolongeable de trois mois supplémentaires dans les cas d’une complexité particulière, selon l’art. 9.2 de la Ley 2/2023.
Faut-il accepter les signalements anonymes ?
Oui. L’art. 7.3 exige que le canal permette y compris le dépôt et le traitement ultérieur de signalements anonymes. C’est l’un des points vérifiés lors du paramétrage du canal.
Qui est le Responsable du Système ?
La personne que l’organe d’administration désigne pour gérer le système interne d’information. Sa nomination et sa révocation sont notifiées à l’Autoridad Independiente de Protección del Informante, l’autorité espagnole de protection des lanceurs d’alerte, ou à l’autorité régionale compétente, dans les dix jours ouvrables suivants (art. 8.3).
Peut-on confier la gestion à un tiers ?
Oui. L’art. 6 permet de confier la gestion à un prestataire externe qui offre des garanties d’indépendance, mais la responsabilité reste celle du Responsable du Système désigné par l’entreprise.
Plusieurs entreprises peuvent-elles partager un canal ?
Les entités privées de 50 à 249 salariés peuvent mettre en commun le système et ses ressources (art. 12). Dans un groupe de sociétés, la société dominante approuve une politique générale et un Responsable du Système unique est possible (art. 11).
Combien de temps conserve-t-on les données d’un signalement ?
Si aucune enquête n’a été ouverte dans les trois mois, les données sont supprimées, sauf pour garder la preuve du fonctionnement du système (art. 32.4). Ce qui figure au registre ne peut pas être conservé plus de dix ans (art. 26.2).
Quelles sanctions la loi prévoit-elle ?
Pour une personne morale, jusqu’à 100 000 euros pour une infraction légère, de 100 001 à 600 000 pour une infraction grave et de 600 001 à 1 000 000 pour une infraction très grave (art. 65.1.b). Les infractions très graves peuvent en outre entraîner un blâme public, l’interdiction d’obtenir des subventions pendant quatre ans au plus et l’interdiction de contracter avec le secteur public pendant trois ans au plus.
Qu’est-ce que le canal externe ?
C’est celui que gère l’Autoridad Independiente de Protección del Informante, opérationnelle depuis le 1er septembre 2025, aux côtés de ceux des autorités régionales équivalentes. Il s’agit d’une voie extérieure à l’organisation, distincte du canal interne dont l’entreprise doit disposer.
Nous vous montrons un signalement de bout en bout
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
Poursuivez la visite
Pages associées
ISO 37301 sans classeurs ni surprises
Un système de management de la compliance certifiable, successeur de l’ISO 19600, avec risques, contrôles et…
UNE 19602 sans classeurs ni surprises
Un système de management du risque fiscal : identification des risques fiscaux, contrôles associés et…
Les exigences légales, contrôlées une à une
Recensez la réglementation applicable, soyez alerté de ses évolutions et évaluez votre conformité, avec les…
SGE 21 sans classeurs ni surprises
Le système de management éthique et socialement responsable de Forética, avec ses neuf domaines de gestion…
Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (protection des lanceurs d’alerte) BOE-A-2023-4513 · 21 février 2023
- Directive (UE) 2019/1937 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union EUR-Lex · 23 octobre 2019
- Real Decreto 1101/2024, por el que se aprueba el Estatuto de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (statut de l’autorité) BOE-A-2024-22298 · 30 octobre 2024
- Orden PJC/908/2025, que fija la puesta en funcionamiento de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (mise en service de l’autorité) BOE-A-2025-16764 · 12 août 2025
- Sede electrónica de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (guichet électronique) A.A.I. Protección del Informante · Créé par résolution du 5 novembre 2025
Canal de signalement conforme à la Ley 2/2023
Le canal de signalement de Kimobox est le système interne d’information que la Ley 2/2023 impose en Espagne aux entreprises de cinquante salariés ou plus : réception restreinte, accusé de réception sous sept jours calendaires et réponse dans un délai maximal de trois mois, avec chaque dossier tracé jusqu’à sa clôture.
Comme il vit sur la même plateforme que le système de compliance, chaque signalement peut être relié au risque concerné, à la non-conformité ou à l’action corrective qu’il génère : c’est précisément la preuve qu’attendent ISO 37301, UNE 19602 et SGE 21.