Demande en un clic
Le salarié demande ses congés ou absences depuis son mobile, sans remplir de formulaire papier.
Portail salarié
Congés et absences, sans tableurs ni WhatsApp
Le salarié fait sa demande, le responsable valide et le planning d’équipe se met à jour tout seul. Soldes de congés et d’heures calculés en temps réel, sans dépendre d’un Excel partagé.
Ce que cela résout
Un outil de gestion des congés et absences remplace la chaîne d’e-mails et de tableurs par un circuit en trois temps : la demande du salarié, la validation de son responsable et un planning d’équipe qui se met à jour tout seul. Kimobox calcule le solde en temps réel au regard du calendrier de la convention collective et des droits réellement acquis par chacun, signale les chevauchements avant validation et transmet le résultat à la paie sans que personne ne ressaisisse la même donnée.
- Congés minimums
- 30 jours calendaires par an Art. 38.1 du Statut des travailleurs espagnol ; la convention peut l’améliorer, jamais le réduire
- Calendrier des congés
- Connu 2 mois à l’avance Art. 38.3 ET : le salarié doit connaître ses dates au moins deux mois avant
- Non compensables en argent
- Sauf fin de contrat Règle générale de l’art. 38.1 ET
- Congés rémunérés
- Art. 37.3 du Statut Comprend le congé pour décès ou accident d’un proche et celui pour soins urgents
- Registre
- Traçable par demande Date, valideur et motif de chaque décision, exportables
Validation par le responsable
Chaque demande parvient à la personne qui doit la valider, avec le solde disponible affiché sur le moment.
Planning d’équipe
Qui est absent chaque jour, visible par toute l’équipe sans avoir à demander.
Soldes en temps réel
Jours disponibles, pris et restants, calculés automatiquement selon la convention collective.
Différents types d’absence
Congés payés, arrêt maladie, convenances personnelles ou congé rémunéré, chacun avec ses règles.
Alertes automatiques
Le responsable est prévenu de chaque demande en attente ; personne ne reste sans réponse.
Ce qu’il maîtrise
De la demande au planning d’équipe
- Demande et validation des congés et absences depuis le mobile
- Solde de jours calculé automatiquement selon la convention collective
- Planning d’équipe indiquant qui est absent chaque jour
- Différents types d’absence : congés, arrêt, convenances personnelles, congé rémunéré
- Validation par voie hiérarchique ou par site
- Historique des demandes par salarié
Exemples réels
Les trois disputes qui disparaissent
Bureau · 60 personnes
Deux personnes de la même équipe, la même semaine d’août
Avant On s’en rend compte une fois les deux demandes validées, parce que chaque responsable a regardé sa propre boîte mail et personne le planning commun.
Après Dès la demande, le système signale le chevauchement et les effectifs minimums de l’équipe. Le responsable décide avec la donnée sous les yeux, avant de valider.
Production · convention d’entreprise
Le solde que personne ne sait calculer
Avant Jours calendaires, jours ouvrables, acquisition au prorata pour qui est arrivé en mars, jours conventionnels supplémentaires… Une seule personne fait le calcul et elle seule le comprend.
Après Les règles sont paramétrées une fois et le solde se recalcule tout seul à chaque arrivée, départ ou changement de temps de travail. Le salarié le consulte dans son portail quand il veut.
Services · plusieurs sites
L’arrêt maladie qui arrive trop tard à la paie
Avant L’arrêt est remis sur papier au chef d’équipe, qui le scanne et l’envoie par e-mail. Il arrive parfois après la clôture de la paie.
Après Le salarié dépose l’arrêt depuis son mobile, l’absence est enregistrée avec son type et la donnée part vers A3 ou Sage X3 avant la date de clôture.
Vocabulaire
Les termes du calendrier de travail
- Acquisition
- Constitution proportionnelle du droit à congés au fil de l’année travaillée. Qui arrive en avril ne dispose pas des trente jours dès le premier jour : il les accumule.
- Jours calendaires ou ouvrables
- Le Statut espagnol fixe le minimum en trente jours calendaires, mais la plupart des conventions le convertissent en jours ouvrables. Confondre les deux critères est à l’origine de presque tous les écarts.
- Compteur d’heures
- Solde cumulé des heures travaillées au-delà ou en deçà de la durée convenue, récupérable selon ce que prévoit la convention ou l’accord de flexibilité.
- Congé rémunéré
- Absence justifiée avec maintien du salaire, encadrée par l’art. 37.3 du Statut et extensible par convention. Elle ne s’impute pas sur les congés payés.
- Effectif minimum
- Nombre de personnes dont une équipe a besoin à une date donnée. Le paramétrer, c’est ce qui fait de la validation des congés une décision éclairée.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Peut-on définir plusieurs types d’absence ?
Oui, chaque type (congés, arrêt maladie, convenances personnelles…) a ses propres règles et son propre solde.
Le solde se calcule-t-il tout seul ?
Oui, selon les jours prévus par la convention et l’historique des congés pris par chaque salarié.
Qui voit le planning d’équipe ?
L’équipe et son responsable direct ; pratique pour planifier sans interroger chacun.
Combien de jours de congés la loi espagnole prévoit-elle ?
L’art. 38.1 du Statut des travailleurs fixe un minimum de trente jours calendaires par an. La convention collective peut l’améliorer et le convertir en jours ouvrables, mais jamais descendre sous ce minimum.
Combien de temps à l’avance faut-il connaître les dates ?
Au moins deux mois avant le début des congés, selon l’art. 38.3 du Statut. Le planning de la plateforme aide à boucler cette planification dans les délais au lieu de la négocier en juin.
Peut-on payer les congés non pris ?
En règle générale, non : les congés ne peuvent être remplacés par une compensation financière, sauf lorsque la relation de travail prend fin avant qu’ils aient pu être pris.
Que se passe-t-il si quelqu’un tombe malade pendant ses congés ?
Si l’incapacité temporaire empêche de profiter des congés, le salarié conserve son droit à ces jours. L’absence est enregistrée avec son type et le solde est recalculé automatiquement.
Peut-on limiter le nombre de personnes en congé en même temps ?
Oui. On définit des effectifs minimums par équipe ou par site et le système avertit le valideur avant que le chevauchement ne se produise, pas après.
L’information parvient-elle au logiciel de paie ?
Oui. Les absences de la période sont transmises à A3 ou à Sage X3 avec leur typologie dans le calendrier de clôture, sans que personne ne les ressaisisse.
Dites-nous comment vous gérez les congés aujourd’hui
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Estatuto de los Trabajadores, arts. 37 et 38 (congés rémunérés et congés annuels) BOE-A-2015-11430 · Texte consolidé
- Real Decreto-ley 5/2023 (congé pour soins urgents et autres mesures de conciliation) BOE-A-2023-15135 · 29 juin 2023
- Directive 2003/88/CE concernant certains aspects de l’aménagement du temps de travail EUR-Lex · 4 novembre 2003
Logiciel de gestion des congés et absences du personnel
Le module congés et absences de Kimobox gère la demande, la validation et le planning d’équipe depuis le portail salarié, avec des soldes de jours calculés automatiquement selon la convention collective applicable.
Chaque type d’absence — congés payés, arrêt maladie, convenances personnelles, congé rémunéré — a ses propres règles, et le responsable voit le solde disponible au moment de valider, sans dépendre d’un tableur partagé.