Portail salarié
Pointages, congés, notes de frais, bulletins de paie et documents dans un portail que le salarié utilise depuis son mobile et qui fait gagner à la RH une demi-journée par semaine.
Un portail salarié est l’espace en libre-service où chaque collaborateur règle lui-même ce qui passait auparavant par les ressources humaines : pointer, demander des congés, consulter son bulletin de paie, déclarer une note de frais ou signer un document. Celui de Kimobox fonctionne dans le navigateur et dans l’application mobile, et partage utilisateurs, droits et traçabilité avec le reste de la plateforme : la RH cesse de jouer les intermédiaires et se consacre à la supervision.
Pointage web, mobile ou sur borne, avec géolocalisation facultative et le rapport que demande l’Inspection du travail.
+ infoDemande, validation par le responsable et planning d’équipe mis à jour tout seul.
+ infoUne photo du ticket et l’IA extrait montant, taxes et nature de la dépense. Plafonds selon la politique et remboursement validé.
+ infoBulletins de paie, contrats et communications avec accusé de lecture et signature électronique.
+ infoOffres, candidats et entretiens centralisés, du premier tri jusqu’à la proposition d’embauche.
+ infoCréation du nouveau salarié, contrat, documents et accès, le tout depuis le même flux d’onboarding.
+ infoSynchronise salariés, contrats, paies et absences avec A3 Nom/Innuva, sans double saisie.
+ infoSynchronise pointages et tâches avec les ordres de fabrication de Sage X3, avec la productivité par équipe et par salarié.
+ infoBesoins identifiés, formations attribuées et taux de réalisation par salarié et par service.
+ infoConvocation, inscription, examen et résultat par salarié, pour les sélections internes ou les certifications.
+ infoEPI, aptitude médicale et formation à la prévention des risques, avec échéances surveillées par salarié.
+ infoAutorisation d’accès à l’usine ou au bureau par salarié, par badge, code PIN ou biométrie.
+ infoActualités, communications et documents de l’entreprise dans le portail où le salarié pointe déjà.
+ infoCarte en direct du personnel itinérant et des pointages, avec des géorepérages par site.
+ infoCe que cela résout
Suivi du temps de travail
Pointage web, mobile ou sur borne avec l’enregistrement quotidien inaltérable qu’exige la loi, prêt à être exporté lors de tout contrôle de l’inspection du travail.
Notes de frais avec l’IA
Une photo du ticket suffit : l’IA extrait le montant, les taxes et la nature de la dépense, applique la politique de frais et prépare le remboursement pour validation.
Recrutement
Publiez le poste, triez les candidats, coordonnez les entretiens et préparez l’intégration sans quitter Kimobox, avec l’historique de chaque décision.
Formation et performance
Formations obligatoires et habilitations avec échéances surveillées, et évaluation de la performance avec objectifs et suivi, dans le même portail.
Sécurité au travail
Évaluation des risques par poste, remise des EPI avec accusé de réception, aptitudes médicales et formation à la prévention des risques, avec échéances surveillées et lien avec la CAE pour le personnel extérieur.
Géolocalisation
Carte en direct du personnel itinérant et des pointages, avec des géorepérages par site et des alertes si quelqu’un pointe hors de la zone attribuée.
Intégration avec A3
Pointages, absences, entrées et sorties sont générés dans Kimobox et arrivent dans A3 Nom ou A3 Innuva prêts pour le calcul de la paie.
Intégration avec Sage X3
Le pointage et les tâches du salarié se synchronisent avec les ordres de fabrication et les centres de coût de Sage X3, avec une visibilité sur la productivité réelle par équipe, par salarié ou par ligne.
Congés et absences
Le salarié fait sa demande, le responsable valide et le solde de jours est recalculé automatiquement selon la convention collective, sans dépendre d’un Excel partagé.
Remise des bulletins de paie
Le bulletin généré dans A3 ou Sage X3 arrive dans le portail sans que personne ne l’envoie par e-mail, avec notification automatique, accusé de lecture et consultation de l’historique.
Contrôle d’accès
L’autorisation d’accès est synchronisée avec la situation réelle du salarié : si sa formation ou son aptitude médicale expire, l’accès se bloque tout seul.
Intranet d’entreprise
Actualités, communications et documents de l’entreprise dans le portail où le salarié pointe déjà, avec accusé de lecture et ciblage par site ou par service.
Exemples réels
Distribution · 140 personnes
Avant Trente à quarante e-mails par semaine pour demander le duplicata d’un bulletin de paie, le solde de congés ou un justificatif d’absence. Tous traités à la main.
Après Ces demandes se règlent dans le portail sans écrire à personne. La RH n’intervient que sur ce qui demande du discernement : un congé sans solde, un changement de contrat, un vrai incident.
Industrie en équipes postées
Avant Une feuille d’émargement au poste de garde, recopiée dans un tableur par le chef d’équipe en fin de mois. Des écarts d’heures sur chaque paie.
Après Une borne à l’atelier pour le personnel de production et une application mobile avec géorepérage pour les itinérants. Le solde d’heures se calcule tout seul et le salarié le consulte quand il veut.
Ingénierie · plusieurs sites
Avant Une circulaire envoyée par e-mail à tout le personnel, sans aucun moyen de prouver qui l’a ouverte — gênant quand le document est un protocole de prévention des risques.
Après Publication dans le portail avec accusé de lecture par salarié et, si nécessaire, signature électronique. La preuve datée est conservée, exactement ce que réclame l’auditeur.
Vocabulaire
Questions fréquentes
Oui. Application mobile, borne à l’atelier ou totem avec code PIN ou badge.
Nous exportons les variables et les heures au format utilisé par votre cabinet ou par votre logiciel de paie.
Il conserve l’enregistrement quotidien, qui est inaltérable et exportable pendant les quatre ans exigés.
Oui. Nous synchronisons salariés, contrats, paies et absences avec A3 Nom/Innuva et avec le module RH de Sage X3, dans les deux sens.
Oui. L’accès peut se faire par matricule et mot de passe, ou par identifiant dans l’application mobile. C’est le cas courant en production, sur les chantiers, dans le nettoyage et l’hôtellerie-restauration.
Oui, et c’est souvent le plus judicieux. Beaucoup d’entreprises commencent par le suivi du temps, ajoutent les congés quelques semaines plus tard et réservent notes de frais et bulletins de paie à une seconde phase.
Le salarié voit ses propres informations. Le responsable voit celles de son équipe, dans les limites définies par son profil. La RH voit l’ensemble. Chaque consultation est enregistrée.
Il existe une application native pour iOS et Android, publiée sur l’App Store et Google Play, en plus de l’accès par navigateur. Elles partagent utilisateur, droits et données.
Non. Le calcul reste dans A3, Sage X3 ou le logiciel que vous utilisez. Kimobox collecte les variables de la période, les lui transmet et distribue le bulletin obtenu à chaque salarié.
La sortie saisie dans la fiche du salarié ferme automatiquement les accès au portail, à l’application et aux modules associés, et conserve l’historique pendant la durée légale applicable.
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
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Sources
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
Le portail salarié de Kimobox centralise l’enregistrement du temps de travail, les demandes de congés et d’absences, les notes de frais, la remise des bulletins de paie et la signature des documents RH, avec un accès depuis le mobile et la traçabilité de chaque action.
Le suivi du temps répond aux exigences de l’enregistrement quotidien de la journée de travail, permet le pointage web, mobile et sur borne, conserve les enregistrements pendant quatre ans et produit les rapports exigibles lors d’un contrôle de l’inspection du travail.
Le portail couvre aussi le recrutement et l’embauche, les plans de formation avec leurs sessions et examens, le contrôle d’accès aux installations et un intranet d’entreprise, avec une synchronisation directe avec A3 et Sage X3 pour la paie et les données RH.
