Portal del empleado
Fichajes, vacaciones, gastos, nóminas y documentación en un portal que el empleado usa desde el móvil y que a RRHH le ahorra media jornada a la semana.
Un portal del empleado es el espacio de autoservicio donde cada trabajador resuelve por su cuenta lo que antes pasaba por Recursos Humanos: fichar, pedir vacaciones, consultar su nómina, presentar un gasto o firmar un documento. El de Kimobox funciona desde el navegador y desde la aplicación móvil, y comparte usuarios, permisos y trazabilidad con el resto de la plataforma, de modo que RRHH deja de hacer de intermediario y pasa a supervisar.
Fichaje web, móvil o terminal, con geolocalización opcional y el informe que pide Inspección.
+ infoSolicitud, aprobación del responsable y calendario de equipo actualizado solo.
+ infoFoto del ticket y la IA extrae importe, impuestos y concepto. Límites por política y liquidación aprobada.
+ infoNóminas, contratos y comunicados con acuse de lectura y firma electrónica.
+ infoOfertas, candidatos y entrevistas centralizados, del filtro inicial a la oferta de incorporación.
+ infoAlta del nuevo empleado, contrato, documentación y accesos, todo desde el mismo flujo de onboarding.
+ infoSincroniza empleados, contratos, nóminas y ausencias con A3 Nom/Innuva sin doble tecleo.
+ infoSincroniza fichajes y tareas con las órdenes de producción de Sage X3, con productividad por turno y trabajador.
+ infoNecesidades detectadas, cursos asignados y cumplimiento por trabajador y departamento.
+ infoConvocatoria, inscripción, examen y resultado por trabajador en procesos selectivos internos o de certificación.
+ infoEPIs, aptitud médica y formación en PRL con caducidad vigilada por trabajador.
+ infoAutorización de acceso a planta u oficina por trabajador, con tarjeta, PIN o biometría.
+ infoNoticias, comunicados y documentos de empresa en el mismo portal donde el empleado ya ficha.
+ infoMapa en vivo del personal en ruta y del fichaje, con geocercas por centro de trabajo.
+ infoQué resuelve
Control de jornada
Fichaje web, móvil o terminal con el registro diario inalterable que exige la ley, listo para exportar ante cualquier inspección de trabajo.
Gastos con IA
Una foto del ticket es suficiente: la IA extrae importe, impuestos y concepto, aplica la política de gastos y deja la liquidación lista para aprobar.
Procesos de selección
Publica la vacante, filtra candidatos, coordina entrevistas y prepara la incorporación sin salir de Kimobox, con el histórico de cada decisión.
Formación y desempeño
Cursos obligatorios y certificaciones con caducidad vigilada, y evaluación del desempeño con objetivos y seguimiento, en el mismo portal.
Seguridad laboral
Evaluación de riesgos por puesto, entrega de EPIs con acuse de recibo, aptitudes médicas y formación en PRL, con caducidades vigiladas y conectado con el CAE para el personal externo.
Geolocalización
Mapa en vivo del personal en ruta y del fichaje, con geocercas por centro de trabajo y alertas si alguien ficha fuera de la zona asignada.
Integración con A3
Fichajes, ausencias, altas y bajas se generan en Kimobox y llegan a A3 Nom o A3 Innuva listos para el cálculo de nómina.
Integración con Sage X3
El fichaje y las tareas del empleado se sincronizan con las órdenes de producción y los centros de coste de Sage X3, con visibilidad de la productividad real por turno, trabajador o línea.
Vacaciones y ausencias
El empleado solicita, el responsable aprueba y el saldo de días se recalcula automáticamente según convenio, sin depender de un Excel compartido.
Entrega de nóminas
La nómina generada en A3 o Sage X3 llega al portal sin que nadie la envíe por correo, con aviso automático, acuse de lectura y consulta de histórico.
Control de accesos
La autorización de acceso se sincroniza con el estado real del trabajador: si caduca su formación o su aptitud médica, el acceso se bloquea solo.
Intranet corporativa
Noticias, comunicados y documentos de empresa en el mismo portal donde el empleado ya ficha, con acuse de lectura y segmentación por centro o departamento.
Ejemplos reales
Distribución · 140 personas
Antes Entre treinta y cuarenta correos semanales pidiendo el duplicado de una nómina, el saldo de vacaciones o un justificante de ausencia. Todos se contestan a mano.
Después Esas consultas se resuelven en el portal sin escribir a nadie. RRHH solo interviene en lo que exige criterio: una excedencia, un cambio de contrato, una incidencia de verdad.
Industria a turnos
Antes Hoja de firmas en la garita, transcrita a una hoja de cálculo por el encargado a final de mes. Discrepancias de horas en cada nómina.
Después Terminal en planta para el personal de producción y aplicación móvil con geocerca para el de ruta. El saldo de horas se calcula solo y el trabajador lo consulta cuando quiere.
Ingeniería · varios centros
Antes Circular por correo a toda la plantilla y ninguna forma de acreditar quién la ha abierto, algo incómodo cuando el documento es un protocolo de PRL.
Después Publicación en el portal con acuse de lectura por trabajador y, si procede, firma electrónica. Queda la evidencia con fecha, que es justo lo que reclama el auditor.
Vocabulario
Preguntas frecuentes
Sí. App móvil, terminal en planta o tótem con PIN o tarjeta.
Exportamos incidencias y horas en el formato que use tu asesoría o tu software de nómina.
Guarda el registro diario, es inalterable y se puede exportar durante los cuatro años exigidos.
Sí. Sincronizamos empleados, contratos, nóminas y ausencias con A3 Nom/Innuva y con el módulo de RRHH de Sage X3 en ambos sentidos.
Sí. El acceso puede establecerse por número de empleado y contraseña, o mediante credencial en la aplicación móvil. Es el escenario habitual en producción, obra, limpieza y hostelería.
Sí, y suele ser lo más sensato. Muchas empresas empiezan por el control horario, incorporan vacaciones al cabo de unas semanas y dejan gastos y nóminas para una segunda fase.
El empleado ve su propia información. El responsable ve la de su equipo, con el alcance que le asigne su perfil. RRHH ve el conjunto. Cada consulta queda registrada.
Hay aplicación nativa para iOS y Android, publicada en App Store y Google Play, además de acceso por navegador. Comparten usuario, permisos y datos.
No. El cálculo sigue en A3, Sage X3 o el software que uséis. Kimobox recoge las incidencias del periodo, se las entrega y reparte el recibo resultante a cada trabajador.
La baja en la ficha de personal cierra automáticamente los accesos al portal, a la aplicación y a los módulos asociados, y conserva el histórico durante el plazo legal que corresponda.
Te enseñamos el módulo funcionando con datos parecidos a los tuyos.
Sigue explorando
Fichaje desde móvil, navegador o terminal en planta, con registro diario inalterable, saldos calculados…
Solicitud, aprobación y calendario de equipo actualizado solo, con los saldos calculados en tiempo real…
La nómina calculada en A3 o Sage X3 llega sola al portal del empleado, con aviso automático, acuse de recibo…
Noticias, comunicados con acuse de lectura y biblioteca documental versionada, dentro del mismo portal donde…
Fuentes
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
El portal del empleado de Kimobox centraliza el registro de la jornada laboral, la solicitud de vacaciones y ausencias, las notas de gastos, la entrega de nóminas y la firma de documentación laboral, con acceso desde móvil y trazabilidad de cada acción.
El control horario cumple los requisitos del registro diario de jornada, permite fichaje web, móvil y terminal, conserva los registros durante cuatro años y genera los informes exigibles ante una inspección de trabajo.
El portal cubre también los procesos de selección y contratación, los planes de formación con sus convocatorias y exámenes, el control de accesos a instalaciones y una intranet corporativa, con sincronización directa con A3 y Sage X3 para nóminas y datos de RRHH.
