Homologación
Cuestionario, evidencias y evaluación con criterios propios.
Portal de proveedores
Documentación de proveedores al día, sin persecuciones
Homologación, seguros, certificados y CAE con caducidades vigiladas por la plataforma. Si falta un papel, el proveedor no entra.
Qué cambia respecto al correo
Un portal de proveedores traslada al proveedor el trabajo de mantener su propia documentación al día. En lugar de que Compras persiga por correo el seguro de responsabilidad civil o el certificado de estar al corriente con la Seguridad Social, es el proveedor quien sube el documento, la plataforma comprueba su vigencia y, si caduca, lo deja en estado no homologado antes de que se le emita un pedido.
- Control de proveedores
- ISO 9001:2015, cap. 8.4 Exige criterios de evaluación, selección, seguimiento y reevaluación documentados
- Coordinación empresarial
- RD 171/2004 Desarrolla el art. 24 de la Ley 31/1995 sobre coordinación de actividades empresariales
- Diligencia debida ambiental
- Reglamento (UE) 2023/1115 Obliga a acreditar que determinadas materias primas no proceden de deforestación
- Morosidad
- 60 días naturales como máximo Art. 4 de la Ley 3/2004, modificada por la Ley 15/2010
- Documentos vigilados
- Seguros, ITA, TC, certificados Cada uno con su fecha de caducidad y su aviso previo
CAE y PRL
Documentación de empresa, trabajador y máquina validada antes del acceso.
Caducidades vigiladas
Avisos al proveedor antes de que venza, no después.
Evaluación continua
Incidencias, plazos y calidad servida convertidos en una puntuación.
Qué controla
El proveedor sube, tú validas
- Alta y homologación con documentación obligatoria
- Validación manual o automática por tipo de documento
- Coordinación de actividades empresariales completa
- Autorización de acceso a planta por trabajador y máquina
- Pedidos de compra y confirmaciones
- Evaluación periódica y ranking de proveedores
Ejemplos reales
Los papeles que siempre faltan
Industria · 300 proveedores activos
Certificados de estar al corriente
Antes Se piden una vez al año y se archivan. Su validez real es de doce meses, pero nadie comprueba si el que hay guardado sigue sirviendo.
Después El proveedor sube el certificado con su fecha de emisión y la plataforma calcula el vencimiento. Treinta días antes le reclama uno nuevo, sin que Compras intervenga.
Alimentación
Fichas técnicas y alérgenos desactualizados
Antes La ficha del ingrediente es de hace cuatro años. Si el proveedor cambió la formulación, la matriz de alérgenos de la empresa está mal y nadie lo sabe.
Después Cada referencia obliga a una ficha vigente con declaración de alérgenos. Un cambio de versión dispara la revisión de los productos que la usan.
Servicios · subcontratas en planta
Entrada de una contrata sin CAE aprobado
Antes El jefe de obra da el visto bueno de palabra porque hay prisa. Si pasa algo, la empresa no puede acreditar que cumplió su deber de coordinación.
Después Sin la documentación de empresa, trabajador y máquina en estado aprobado, la credencial de acceso no se emite. La prisa deja de ser un argumento.
Vocabulario
Vocabulario de compras y CAE
- Homologación
- Proceso por el que una empresa acepta a un proveedor como apto para suministrarle, según criterios definidos de antemano. ISO 9001 exige que esos criterios estén escritos y que se aplique el mismo rasero.
- Reevaluación
- Revisión periódica de un proveedor ya homologado, basada en su comportamiento real: incidencias, plazos, calidad recibida. Sin ella, la homologación es una foto de hace años.
- CAE
- Coordinación de Actividades Empresariales. Obligación de intercambiar información sobre riesgos y medidas preventivas cuando varias empresas concurren en un mismo centro de trabajo.
- ITA
- Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias. Tiene validez limitada, por lo que archivarlo sin controlar la caducidad no aporta gran cosa.
- Proveedor crítico
- Aquel cuyo fallo compromete la calidad, la seguridad o la continuidad del producto. Merece un nivel de control distinto al del proveedor de material de oficina.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Sirve para subcontratas en planta?
Es su uso principal: sin documentación válida no se emite la autorización de acceso.
¿Quién revisa los documentos?
Tu equipo, con reglas que aceptan automáticamente lo que ya viene correcto.
¿Puede sustituir a mi plataforma CAE actual?
Sí, y además queda unificado con calidad y compras.
¿Qué pasa cuando caduca un documento?
El proveedor pasa automáticamente a estado no homologado y se le reclama la renovación. Si su documentación condiciona el acceso a planta, la credencial deja de emitirse hasta que lo regularice.
¿Cómo se evalúa a un proveedor?
Con los criterios que la empresa defina —plazo, calidad recibida, incidencias, respuesta ante no conformidades— aplicados de forma homogénea. ISO 9001 exige que esos criterios estén documentados y que la reevaluación sea periódica, no anecdótica.
¿Sirve para la diligencia debida ambiental?
Sí. Los documentos que exige el Reglamento europeo sobre productos asociados a la deforestación, o cualquier otra declaración de origen, se gestionan con el mismo modelo de requisito, vigencia y evidencia.
¿El proveedor tiene que pagar por usarlo?
No. El acceso del proveedor forma parte de la instalación del cliente. No hay cuota de alta ni suscripción para el proveedor, que es lo que suele generar fricción en otras plataformas.
¿Se puede usar para pedidos y albaranes?
Sí, si el ERP los expone. El proveedor consulta sus pedidos, confirma fechas y adjunta el albarán o el certificado del lote, y todo queda enlazado al mismo expediente.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- ISO 9001:2015, capítulo 8.4 (control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente) ISO · Ed. 2015
- Real Decreto 171/2004, sobre coordinación de actividades empresariales BOE-A-2004-1848 · 31 de enero de 2004
- Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales BOE-A-2004-21830 · Texto consolidado
- Reglamento (UE) 2023/1115 relativo a la comercialización de productos asociados a la deforestación EUR-Lex · 31 de mayo de 2023
Portal de proveedores y coordinación de actividades empresariales (CAE)
El portal de proveedores de Kimobox gestiona la homologación, la evaluación continua y toda la documentación obligatoria de proveedores y subcontratas, con control automático de caducidades y avisos previos al vencimiento.
El módulo de coordinación de actividades empresariales permite validar documentación de empresa, trabajadores y equipos antes de autorizar el acceso a las instalaciones, dejando evidencia del cumplimiento del artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.