Conexión directa
OneDrive, Google Drive y SharePoint, con las credenciales de tu propia cuenta corporativa.
Integraciones
Tus documentos, en la nube que ya usas
Kimobox publica y versiona los documentos del sistema de gestión directamente en OneDrive, Google Drive o SharePoint, sin duplicar carpetas ni mantener dos copias distintas.
Qué hace el conector
Casi ninguna empresa quiere un gestor documental más: ya tiene uno, y su gente ya sabe usarlo. Lo que necesita es que la documentación del sistema de gestión esté controlada —con su versión, su aprobador y su fecha— sin dejar de vivir donde vive. El conector de Kimobox publica y versiona directamente sobre OneDrive, Google Drive o SharePoint, de modo que no hay dos copias del mismo procedimiento en dos sitios distintos.
- Nubes soportadas
- OneDrive, SharePoint y Google Drive Con la cuenta corporativa que la empresa ya tiene contratada
- Qué controla Kimobox
- Versión, aprobación y vigencia El archivo vive en la nube; el estado documental, en la plataforma
- Requisito ISO
- ISO 9001:2015, cap. 7.5.3 Control de la información documentada: disponibilidad, protección y control de cambios
- Permisos
- Heredados y comprobados Quien no puede ver el documento en la nube tampoco lo ve desde Kimobox
- Copias descontroladas
- Dejan de tener sentido El enlace siempre resuelve a la versión vigente
Sincronización bidireccional
Un documento editado en la nube se refleja en Kimobox, y viceversa.
Versionado automático
Cada publicación queda como una nueva versión, con el histórico completo accesible.
Permisos heredados
Los permisos de carpeta de tu nube se respetan; Kimobox no abre acceso que no tuvieras ya.
Búsqueda por contenido
Encuentra un documento por su texto, no solo por su nombre de archivo.
Sin duplicar carpetas
Los documentos del sistema de gestión viven en la misma estructura de carpetas que ya usa tu equipo.
Qué resuelve
La misma carpeta, sin copias sueltas
- Conexión con OneDrive, Google Drive y SharePoint
- Publicación y versionado de documentos del sistema de gestión
- Sincronización bidireccional entre Kimobox y tu nube documental
- Permisos de carpeta heredados de tu cuenta corporativa
- Búsqueda por contenido, no solo por nombre de archivo
- Sin migración de archivos ni duplicación de carpetas existentes
Ejemplos reales
El problema de las dos carpetas
Ingeniería · Microsoft 365
Procedimientos duplicados
Antes La versión oficial está en el software de calidad y la que usa la gente está en SharePoint. Divergen a las pocas semanas.
Después Hay un solo archivo, en SharePoint, con su estado documental gobernado desde Kimobox. La divergencia deja de ser posible.
Alimentación · Google Workspace
Registros de planta en la nube
Antes Los registros se rellenan en hojas de Google y nadie sabe cuáles corresponden a la versión vigente del formato.
Después Cada registro apunta al formato con el que se generó. Cuando el formato cambia, los registros antiguos siguen refiriéndose al suyo.
Grupo con dos culturas de IT
Media empresa en Drive y media en OneDrive
Antes Migrar a una sola nube es un proyecto que nadie quiere abordar ahora mismo.
Después El conector trabaja con las dos a la vez. La decisión de unificar se toma cuando toque, no como requisito previo.
Vocabulario
Control documental, con precisión
- Información documentada
- Término de ISO 9001:2015 que engloba documentos y registros. Los documentos dicen cómo hay que hacer algo; los registros demuestran que se hizo.
- Copia controlada
- Ejemplar cuya actualización está garantizada por el sistema. En un entorno con enlaces a la nube, el propio enlace es la copia controlada y las impresiones dejan de necesitarse.
- Versionado
- Conservación del historial de un documento con la identificación de cada edición y de quién la aprobó. Sin él no se puede reconstruir qué instrucción estaba vigente cuando ocurrió un incidente.
- Documento obsoleto
- Edición retirada que debe seguir siendo identificable pero no utilizable. ISO 9001 exige protegerlos frente a un uso no intencionado, no destruirlos.
- Aprobación
- Acto por el que una persona con autoridad declara que un documento es apto para su uso. Debe quedar registrado con nombre y fecha, no darse por supuesto.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Tengo que migrar mis documentos a Kimobox?
No, los documentos siguen viviendo en tu nube; Kimobox los publica y versiona ahí mismo.
¿Qué pasa si edito un documento directamente en OneDrive?
El cambio se refleja en Kimobox como una nueva versión, sin perder el histórico anterior.
¿Se puede usar más de un proveedor de nube a la vez?
Sí, se puede conectar OneDrive, Google Drive o SharePoint según el departamento o el centro de trabajo.
¿Dónde queda el archivo, en Kimobox o en la nube?
En la nube. Kimobox gobierna el estado documental —versión, aprobador, vigencia, obsolescencia— y el archivo sigue viviendo donde tu gente ya lo busca.
¿Qué exige ISO 9001 sobre control documental?
El capítulo 7.5.3 pide que la información documentada esté disponible donde se necesita, protegida frente a pérdida o uso indebido, con control de cambios y con los documentos obsoletos identificados para evitar su uso no intencionado.
¿Se respetan los permisos de la nube?
Sí. Quien no tiene acceso al documento en SharePoint o en Drive tampoco lo ve desde Kimobox. Los permisos no se duplican, se heredan y se comprueban.
¿Se puede saber qué versión estaba vigente en una fecha?
Sí. El historial conserva cada edición con su aprobador y su fecha, de modo que se puede reconstruir qué instrucción estaba en vigor cuando ocurrió un incidente.
¿Y si media empresa usa Drive y la otra media OneDrive?
El conector trabaja con las dos a la vez. Unificar la nube puede ser una buena idea, pero no tiene por qué ser un requisito previo para poner orden en la documentación.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- ISO 9001:2015, capítulo 7.5 (información documentada) ISO · Ed. 2015
- ISO 30301:2019 — Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos ISO · Ed. 2019
- ISO/IEC 27001:2022, anexo A (control 5.33, protección de los registros) ISO/IEC · 25 de octubre de 2022
Conector documental con OneDrive, Google Drive y SharePoint
Kimobox conecta con OneDrive, Google Drive y SharePoint para publicar y versionar los documentos del sistema de gestión directamente en la nube documental que ya usa tu equipo, sin migrar archivos ni duplicar carpetas existentes.
La sincronización es bidireccional: un documento editado en la nube se refleja como nueva versión en Kimobox, los permisos de carpeta de tu cuenta corporativa se respetan, y la búsqueda por contenido permite encontrar cualquier documento sin depender de su nombre de archivo.