Lectura de documentos
Facturas, albaranes, certificados y contratos convertidos en datos utilizables.
Inteligencia artificial
Automatización de procesos con IA
La IA trabaja dentro de tus procesos, no al margen: lee documentos, extrae datos, clasifica incidencias y propone la siguiente acción. Tú mantienes la decisión y la trazabilidad.
Dónde entra la IA y dónde no
Automatizar con inteligencia artificial dentro de un proceso significa que el modelo hace el trabajo mecánico —leer un documento, extraer sus datos, clasificar una incidencia, proponer la siguiente acción— y que la decisión con consecuencias sigue siendo de una persona identificada. Esa separación no es una preferencia de diseño: el Reglamento (UE) 2024/1689 clasifica como de alto riesgo determinados usos en el empleo y exige supervisión humana efectiva sobre ellos.
- Marco europeo
- Reglamento (UE) 2024/1689 En vigor desde el 1 de agosto de 2024, con aplicación escalonada
- Prácticas prohibidas
- Aplicables desde el 2 de febrero de 2025 Incluyen la inferencia de emociones en el lugar de trabajo (art. 5)
- Sistemas de alto riesgo
- Empleo y gestión de trabajadores Anexo III: selección, promoción, asignación de tareas y evaluación
- Supervisión humana
- Art. 14 del Reglamento Debe permitir entender, vigilar e ignorar la salida del sistema
- Trazabilidad
- Cada propuesta queda registrada Con quién la aceptó, quién la rechazó y con qué dato de entrada
Clasificación automática
Incidencias, correos y no conformidades enrutados al responsable correcto.
Propuestas de acción
Sugiere causa raíz y acción correctiva a partir del histórico de tu empresa.
Búsqueda por lenguaje natural
Pregunta por lo que necesitas y la plataforma encuentra el registro y su evidencia.
Dónde se aplica
Casos que ya funcionan
- Lectura de facturas y albaranes de proveedor
- Clasificación de incidencias de cliente por tipo y gravedad
- Resumen de auditorías y detección de hallazgos repetidos
- Validación de documentación CAE de subcontratas
- Extracción de datos de tickets y notas de gastos
- Redacción de borradores de informes con los datos del proceso
Ejemplos reales
Automatizaciones que se sostienen
Administración de fincas
Clasificar las incidencias que entran
Antes Doscientos correos diarios que alguien lee para decidir si son avería, reclamación o consulta administrativa.
Después El modelo propone tipo, urgencia y responsable. La persona confirma o corrige, y esa corrección alimenta la clasificación siguiente.
Compras industriales
Leer albaranes de proveedores distintos
Antes Cada proveedor tiene su formato. Las plantillas de extracción se rompen cada vez que alguien cambia su diseño.
Después El modelo interpreta el documento sin plantilla previa y contrasta lo extraído con el pedido. Solo salta a revisión lo que no cuadra.
Calidad
Redactar el borrador de un procedimiento
Antes Empezar de cero cada procedimiento nuevo, o copiar el de otra norma y adaptarlo a mano.
Después Se describe el proceso en lenguaje natural y la IA propone flujo, campos y aprobaciones. Lo que se publica lo revisa y lo firma una persona.
Vocabulario
IA aplicada, sin exageraciones
- Extracción de información
- Obtención de campos concretos —importe, fecha, referencia— a partir de un documento no estructurado. Distinta del OCR: el OCR transcribe, la extracción interpreta.
- Human in the loop
- Diseño en el que la máquina propone y la persona dispone. Es lo que el art. 14 del Reglamento de IA exige para los sistemas de alto riesgo.
- Sistema de alto riesgo
- Categoría del Reglamento europeo que agrupa usos con impacto significativo en derechos, entre ellos la selección de personal y la evaluación del desempeño. Conlleva obligaciones de documentación, registro y supervisión.
- Alucinación
- Salida de un modelo que suena plausible pero es falsa. En un proceso empresarial se combate acotando la entrada al documento real y exigiendo verificación humana en lo que tenga consecuencias.
- Trazabilidad de la decisión
- Registro de qué dato entró, qué propuso el modelo y qué decidió la persona. Sin ese registro no se puede auditar la automatización ni corregirla con criterio.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Mis datos entrenan modelos de terceros?
No. El procesamiento se realiza en infraestructura controlada y tus datos no se usan para entrenar modelos externos.
¿La IA decide sola?
Propone; la aprobación sigue siendo de una persona y queda registrada como cualquier otro paso del flujo.
¿Sirve con nuestros documentos concretos?
Se ajusta con tus propios tipos de documento durante la puesta en marcha.
¿Qué dice el Reglamento europeo de IA sobre esto?
El Reglamento (UE) 2024/1689 está en vigor desde agosto de 2024 y clasifica como de alto riesgo determinados usos en el empleo —selección, promoción, asignación de tareas y evaluación— con obligaciones de documentación, registro y supervisión humana efectiva.
¿Hay usos de IA prohibidos en el trabajo?
Sí. Entre las prácticas prohibidas del art. 5, aplicables desde febrero de 2025, está la inferencia de emociones de las personas en el lugar de trabajo, salvo excepciones muy tasadas por motivos médicos o de seguridad.
¿Qué significa que haya supervisión humana?
Que la persona pueda entender qué ha propuesto el sistema, vigilar su funcionamiento y desatender la propuesta. Un botón de aceptar que nadie mira no es supervisión, y el art. 14 del Reglamento lo plantea en esos términos.
¿Queda registro de lo que propuso la IA?
Sí: qué dato entró, qué propuso el modelo y qué decidió la persona. Sin ese registro no se puede auditar la automatización ni corregirla con criterio cuando falla.
¿Qué pasa si el modelo se equivoca?
Que la persona lo corrige, como con cualquier propuesta. Lo relevante en el diseño es que el error sea barato: la IA nunca ejecuta por su cuenta un paso con consecuencias contractuales, económicas o laborales.
Trae el proceso más repetitivo que tengas
Te enseñamos el módulo funcionando con datos parecidos a los tuyos.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Reglamento (UE) 2024/1689 por el que se establecen normas armonizadas en materia de inteligencia artificial EUR-Lex · 13 de junio de 2024
- Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA) Gobierno de España · Portal oficial
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 22: decisiones automatizadas EUR-Lex · Aplicable desde el 25 de mayo de 2018
Automatización de procesos con inteligencia artificial
Kimobox incorpora automatización de procesos con inteligencia artificial: lectura y extracción de datos de documentos, clasificación automática de incidencias y documentos, sugerencia de acciones correctivas y búsqueda por lenguaje natural sobre los registros de la plataforma.
La IA se ejecuta como un paso más dentro del flujo de trabajo, con supervisión humana, trazabilidad completa de cada decisión y tratamiento de datos en infraestructura propia conforme al RGPD.