RRHH y empleados

Dónde está tu equipo, en tiempo real y sin llamadas

Geolocalización del fichaje y de los desplazamientos del personal en ruta, con mapa en vivo, histórico de recorridos y alertas si alguien ficha fuera de la zona de trabajo asignada.

Qué se puede hacer y con qué límite

La geolocalización en el ámbito laboral es legal en España, pero está tasada: el art. 90 de la LOPDGDD obliga a informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y a sus representantes sobre la existencia del sistema y sobre cómo pueden ejercer sus derechos. Kimobox trabaja con geocercas por centro y validación del punto de fichaje en lugar de rastreo permanente, que es la manera de obtener el dato que la empresa necesita sin recopilar el que no le corresponde.

Contenido revisado el 25 de agosto de 2026

Base legal en España: Art. 90 de la LOPDGDD Ley Orgánica 3/2018: deber de informar expresamente a la plantilla y a su representación
Principio aplicable: Minimización de datos Art. 5.1.c) del RGPD: solo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario
Fuera de la jornada: No se puede localizar El tratamiento se limita al tiempo de trabajo y a la finalidad declarada
Modelo recomendado: Geocerca, no rastreo continuo Valida que el fichaje ocurre en el centro asignado sin registrar el resto del recorrido
Evaluación de impacto: Habitualmente exigible Art. 35 del RGPD cuando hay observación sistemática de personas

Mapa en tiempo real

Ve dónde ha fichado cada trabajador y dónde está ahora mismo, sin llamarle.

Fichaje geolocalizado

El fichaje registra la ubicación en el momento de entrada y salida, opcional y configurable por centro.

Personal en ruta

Comerciales, técnicos y repartidores visibles en el mapa mientras trabajan fuera de la oficina.

Alertas de geocerca

Aviso si un trabajador ficha fuera de la zona asignada al centro de trabajo.

Histórico de recorridos

Trayecto del día consultable para justificar visitas, entregas o desplazamientos.

Privacidad configurable

Geolocalización solo durante la jornada laboral y solo para los puestos que la necesiten.

Qué controla

Del fichaje al mapa, sin llamadas de control

Ubicación en el momento del fichaje de entrada y salida
Mapa en vivo del personal en ruta durante la jornada
Geocercas por centro de trabajo con aviso si se ficha fuera
Histórico de recorridos por trabajador y por día
Activación por puesto o departamento, no obligatoria para toda la plantilla
Datos de localización tratados conforme al RGPD

Ejemplos reales

Tres usos que sí se sostienen

Servicios técnicos · personal en ruta

Asignar el aviso urgente al técnico más cercano

Antes Llamadas al móvil de tres técnicos hasta dar con uno que esté cerca. Media hora perdida por cada urgencia.

Después Mapa en vivo durante la jornada con los técnicos disponibles. El aviso se asigna al más próximo y el cliente recibe una hora estimada realista.

Limpieza · centros dispersos

Fichajes desde el sofá de casa

Antes Aplicación de fichaje sin validación de ubicación. Nadie puede afirmar que el marcaje se hizo en el centro que corresponde.

Después Geocerca por centro con tolerancia configurable. Si el fichaje cae fuera, entra como incidencia para que el responsable la revise, sin bloquear al trabajador.

Distribución · flota propia

Justificar un plus de desplazamiento

Antes Kilometraje declarado en un parte manual, imposible de contrastar y fuente recurrente de fricción.

Después Histórico de recorrido del turno vinculado al parte de trabajo. La liquidación del plus se calcula sobre un dato que ambas partes pueden consultar.

Vocabulario

Conceptos que evitan un expediente

Geocerca: Perímetro virtual alrededor de un centro de trabajo. El sistema solo comprueba si el dispositivo está dentro o fuera en el momento del fichaje, sin necesidad de almacenar la posición continua.
Minimización: Principio del RGPD según el cual solo pueden tratarse los datos estrictamente necesarios para la finalidad declarada. Aplicado aquí: si basta con saber si estaba en el centro, no se guarda dónde estuvo el resto del día.
Evaluación de impacto (EIPD): Análisis previo de los riesgos que un tratamiento supone para los derechos de las personas, exigido por el art. 35 del RGPD cuando hay observación sistemática a gran escala.
Información previa: Comunicación expresa a la plantilla y a la representación legal sobre la existencia del sistema, su finalidad y los derechos que asisten al trabajador. Sin ella, el tratamiento no es lícito.
Histórico de recorrido: Secuencia de posiciones registradas durante la jornada. Su conservación debe tener un plazo definido y justificado; guardarlo indefinidamente no es defendible.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Es obligatorio activar la geolocalización?

No, se activa por puesto o departamento; es habitual en personal comercial, técnico o de reparto, no en toda la plantilla.

¿Se geolocaliza fuera del horario laboral?

No, el seguimiento solo está activo durante la jornada laboral registrada mediante el fichaje.

¿Cumple con el RGPD?

Sí, el tratamiento de datos de localización sigue el mismo marco de protección de datos que el resto de información del empleado, con base legal e información previa al trabajador.

¿Sirve para varios centros de trabajo?

Sí, cada centro tiene su propia geocerca y sus propias alertas de salida de zona.

¿Qué exige exactamente la ley española?

El art. 90 de la LOPDGDD obliga a informar de forma expresa, clara e inequívoca a los trabajadores y a sus representantes legales sobre la existencia del sistema de geolocalización y sobre cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.

¿Hace falta una evaluación de impacto?

Habitualmente sí. El art. 35 del RGPD la exige cuando hay observación sistemática de personas, y la lista de la AEPD incluye expresamente los tratamientos de geolocalización en el ámbito laboral.

¿Qué diferencia hay entre geocerca y rastreo continuo?

La geocerca solo comprueba si el dispositivo está dentro o fuera de un perímetro en el momento del fichaje. El rastreo guarda la posición a lo largo del tiempo. La primera opción cumple la finalidad con muchos menos datos, y por eso es la que encaja con el principio de minimización.

¿Se puede bloquear un fichaje fuera de zona?

Se puede, pero lo recomendable es registrarlo como incidencia para que un responsable la revise. Bloquear a alguien que ha ido a un cliente sin avisar crea más problemas de los que resuelve.

¿Cuánto tiempo se guarda el histórico de posiciones?

El que la empresa defina y pueda justificar. Conservarlo indefinidamente no es defendible; lo habitual es fijar un plazo corto ligado al periodo de liquidación de dietas o kilometraje.

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Fuentes

De dónde sale cada dato

Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.

Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), art. 90: derechos ante la utilización de sistemas de geolocalización BOE-A-2018-16673 · Texto consolidado
Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), arts. 5 y 35 EUR-Lex · Aplicable desde el 25 de mayo de 2018
La protección de datos en las relaciones laborales Agencia Española de Protección de Datos · Guía de la AEPD

Geolocalización en tiempo real del personal y del fichaje

La geolocalización en tiempo real de Kimobox muestra en un mapa dónde ha fichado cada trabajador y dónde se encuentra el personal en ruta durante la jornada, con geocercas por centro de trabajo y alertas si alguien ficha fuera de la zona asignada.

El histórico de recorridos queda disponible por trabajador y por día, útil para justificar visitas comerciales, entregas o desplazamientos técnicos, con activación configurable por puesto o departamento y tratamiento de los datos de localización conforme al RGPD.