Personal und Mitarbeitende

Wo Ihr Team gerade ist – in Echtzeit und ohne Anrufe

Ortung bei der Zeiterfassung und bei den Fahrten des Außendienstes, mit Live-Karte, Wegehistorie und Warnungen, wenn jemand außerhalb des zugewiesenen Arbeitsbereichs stempelt.

Was erlaubt ist und wo die Grenze liegt

Die Ortung im Beschäftigungsverhältnis ist in Spanien zulässig, aber klar begrenzt: Art. 90 des Datenschutzgesetzes LOPDGDD verpflichtet dazu, die Beschäftigten und ihre Vertretung ausdrücklich, klar und unmissverständlich über das System und die Ausübung ihrer Rechte zu informieren. Kimobox arbeitet mit Geofences je Standort und Prüfung des Stempelorts statt mit dauerhafter Verfolgung – so erhält das Unternehmen die Information, die es braucht, ohne Daten zu sammeln, die ihm nicht zustehen.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Rechtsgrundlage in Spanien: Art. 90 LOPDGDD Ley Orgánica 3/2018: Pflicht zur ausdrücklichen Information der Belegschaft und ihrer Vertretung
Maßgeblicher Grundsatz: Datenminimierung Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO: nur angemessene, erhebliche und auf das Notwendige beschränkte Daten
Außerhalb der Arbeitszeit: Keine Ortung zulässig Die Verarbeitung ist auf die Arbeitszeit und den erklärten Zweck beschränkt
Empfohlenes Modell: Geofence statt Dauerverfolgung Prüft, dass am zugewiesenen Standort gestempelt wird, ohne den restlichen Weg zu speichern
Folgenabschätzung: In der Regel erforderlich Art. 35 DSGVO bei systematischer Überwachung von Personen

Echtzeit-Karte

Sehen Sie, wo jede Person gestempelt hat und wo sie sich gerade befindet, ohne anzurufen.

Zeiterfassung mit Standort

Beim Kommen und Gehen wird der Standort erfasst – optional und je Standort konfigurierbar.

Außendienst

Vertrieb, Technik und Zustellung sind auf der Karte sichtbar, während sie außerhalb des Büros arbeiten.

Geofence-Warnungen

Hinweis, wenn jemand außerhalb des dem Arbeitsort zugewiesenen Bereichs stempelt.

Wegehistorie

Die Tagesroute ist abrufbar, um Besuche, Lieferungen oder Fahrten zu belegen.

Konfigurierbarer Datenschutz

Ortung nur während der Arbeitszeit und nur für die Stellen, die sie wirklich brauchen.

Was erfasst wird

Von der Zeiterfassung zur Karte, ohne Kontrollanrufe

Standort beim Ein- und Ausstempeln
Live-Karte des Außendienstes während der Arbeitszeit
Geofences je Arbeitsort mit Hinweis bei Stempeln außerhalb
Wegehistorie je Mitarbeiter und Tag
Aktivierung je Stelle oder Abteilung, nicht verpflichtend für die gesamte Belegschaft
Standortdaten DSGVO-konform verarbeitet

Praxisbeispiele

Drei Einsätze, die Bestand haben

Technischer Service · Außendienst

Den Notfall dem nächstgelegenen Techniker zuweisen

Vorher Anrufe auf den Handys von drei Technikern, bis einer in der Nähe ist. Eine halbe Stunde Verlust pro Notfall.

Nachher Live-Karte der verfügbaren Techniker während der Arbeitszeit. Der Auftrag geht an den nächstgelegenen, und der Kunde erhält eine realistische Ankunftszeit.

Gebäudereinigung · verstreute Objekte

Einstempeln vom heimischen Sofa

Vorher Zeiterfassungs-App ohne Standortprüfung. Niemand kann bestätigen, dass am richtigen Objekt gestempelt wurde.

Nachher Geofence je Objekt mit einstellbarer Toleranz. Liegt der Stempelort außerhalb, wird ein Vorfall zur Prüfung angelegt, ohne die Person zu sperren.

Distribution · eigene Flotte

Eine Fahrtzulage belegen

Vorher Kilometer, die in einem handschriftlichen Bericht angegeben werden – nicht überprüfbar und eine ständige Quelle von Reibereien.

Nachher Die Wegehistorie der Schicht ist mit dem Arbeitsbericht verknüpft. Die Zulage wird auf Basis von Daten abgerechnet, die beide Seiten einsehen können.

Begriffe

Begriffe, die Ärger mit der Aufsicht ersparen

Geofence: Virtueller Bereich um einen Arbeitsort. Das System prüft nur, ob das Gerät beim Stempeln innerhalb oder außerhalb liegt, ohne eine durchgehende Position speichern zu müssen.
Datenminimierung: Grundsatz der DSGVO, nach dem nur die für den erklärten Zweck unbedingt erforderlichen Daten verarbeitet werden dürfen. Hier heißt das: Genügt es zu wissen, ob jemand am Standort war, wird nicht gespeichert, wo er sich den Rest des Tages aufhielt.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Vorab durchgeführte Analyse der Risiken einer Verarbeitung für die Rechte der Betroffenen, nach Art. 35 DSGVO erforderlich bei umfangreicher systematischer Überwachung.
Vorherige Information: Ausdrückliche Mitteilung an Belegschaft und gesetzliche Vertretung über das System, seinen Zweck und die Rechte der Beschäftigten. Ohne sie ist die Verarbeitung nicht rechtmäßig.
Wegehistorie: Abfolge der während der Arbeitszeit erfassten Positionen. Ihre Speicherung braucht eine festgelegte und begründete Frist; eine unbefristete Aufbewahrung ist nicht vertretbar.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Muss die Ortung aktiviert werden?

Nein, sie wird je Stelle oder Abteilung eingeschaltet; üblich ist sie bei Vertrieb, Technik oder Zustellung, nicht für die gesamte Belegschaft.

Wird auch außerhalb der Arbeitszeit geortet?

Nein, die Verfolgung ist nur während der über die Zeiterfassung erfassten Arbeitszeit aktiv.

Ist das DSGVO-konform?

Ja. Standortdaten werden im selben Datenschutzrahmen verarbeitet wie alle übrigen Beschäftigtendaten, mit Rechtsgrundlage und vorheriger Information der Mitarbeitenden.

Funktioniert es für mehrere Arbeitsorte?

Ja, jeder Standort hat seinen eigenen Geofence und eigene Warnungen beim Verlassen des Bereichs.

Was verlangt das spanische Recht genau?

Art. 90 des spanischen Datenschutzgesetzes LOPDGDD verpflichtet dazu, die Beschäftigten und ihre gesetzliche Vertretung ausdrücklich, klar und unmissverständlich über das Ortungssystem zu informieren und darüber, wie sie ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und Löschung ausüben können.

Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig?

In der Regel ja. Art. 35 DSGVO verlangt sie bei systematischer Überwachung von Personen, und die Liste der AEPD nennt Ortung im Beschäftigungskontext ausdrücklich.

Was ist der Unterschied zwischen Geofence und dauerhafter Verfolgung?

Der Geofence prüft nur, ob sich das Gerät beim Stempeln innerhalb oder außerhalb eines Bereichs befindet. Die Verfolgung speichert die Position über die Zeit. Ersteres erfüllt den Zweck mit weit weniger Daten und passt deshalb zum Grundsatz der Datenminimierung.

Lässt sich ein Stempeln außerhalb des Bereichs sperren?

Das geht, empfehlenswert ist aber, es als Vorfall zu erfassen, den eine verantwortliche Person prüft. Wer jemanden sperrt, der unangekündigt bei einem Kunden war, schafft mehr Probleme, als er löst.

Wie lange wird die Positionshistorie gespeichert?

So lange, wie das Unternehmen festlegt und begründen kann. Eine unbefristete Speicherung ist nicht vertretbar; üblich ist eine kurze Frist, gekoppelt an den Abrechnungszeitraum für Spesen oder Kilometergeld.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), art. 90: derechos ante la utilización de sistemas de geolocalización (Rechte bei der Nutzung von Ortungssystemen) BOE-A-2018-16673 · Konsolidierte Fassung
Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5 und 35 EUR-Lex · Gilt seit dem 25. Mai 2018
La protección de datos en las relaciones laborales (Datenschutz im Arbeitsverhältnis) Agencia Española de Protección de Datos (spanische Datenschutzbehörde) · Leitfaden der AEPD

Echtzeit-Ortung von Personal und Zeiterfassung

Die Echtzeit-Ortung von Kimobox zeigt auf einer Karte, wo jede Person gestempelt hat und wo sich der Außendienst während der Arbeitszeit befindet – mit Geofences je Arbeitsort und Warnungen, wenn jemand außerhalb des zugewiesenen Bereichs stempelt.

Die Wegehistorie steht je Mitarbeiter und Tag zur Verfügung und hilft, Kundenbesuche, Lieferungen oder technische Einsätze zu belegen – mit Aktivierung je Stelle oder Abteilung und DSGVO-konformer Verarbeitung der Standortdaten.