Qualitätsportal

Das Managementsystem ist kein Ordner mehr

Lebendige Dokumentation, geplante Audits, Abweichungen mit klarer Verantwortung und Kennzahlen, die sich selbst berechnen. Eine Plattform für alle Ihre Normen.

Woraus ein QMS besteht

Ein Qualitätsmanagementsystem besteht immer aus denselben sechs Bausteinen: Prozesslandkarte, Dokumentenlenkung, interne Audits, Abweichungen und Korrekturmaßnahmen, Kennzahlen sowie Managementbewertung. Was ein lebendiges System von einem gut sortierten Ordner unterscheidet, ist, ob diese Bausteine aus der täglichen Arbeit gespeist oder in der Woche vor dem Audit rekonstruiert werden. Kimobox ist für Ersteres gebaut und dient zugleich mehreren Normen, ohne das System zu duplizieren.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Referenznorm: ISO 9001:2026 Sechste Ausgabe, veröffentlicht im September 2026; die Ausgabe 2015 gilt parallel bis zum Ende des Übergangs 2029
Gemeinsame Struktur: Anhang SL (harmonisierte Struktur) Zehn Kapitel, die ISO 9001, 14001, 45001, 27001 und weitere teilen
Zertifizierungszyklus: 3 Jahre, jährliche Überwachung Erstaudit in zwei Stufen und Rezertifizierung im dritten Jahr
Dokumentierte Information: Kap. 7.5 der ISO 9001 Seit der Ausgabe 2015 verlangt die Norm kein Qualitätsmanagementhandbuch mehr
Abgedeckte Normen: Über 20 in einer Installation ISO, Lebensmittelstandards, Compliance und Branchenschemata

Dokumentenlenkung

Versionen, Freigaben und Verteilung mit Lesebestätigung.

Mit Ihrer Dokumenten-Cloud verbunden

Dokumente über OneDrive, Google Drive oder SharePoint veröffentlichen und versionieren, ohne Ordner zu duplizieren.

Audits

Jahresprogramm, Checklisten je Norm und Feststellungen mit verknüpften Maßnahmen.

Abweichungen

Grundursache, Maßnahme, Verantwortlicher, Frist und Wirksamkeitsprüfung.

Kennzahlen

Prozessziele, gespeist mit echten Betriebsdaten.

Rechtliche Anforderungen

Kataster rechtlicher und sonstiger Anforderungen mit Gültigkeit und Compliance-Bewertung je Norm.

Korrekturmaßnahmen

Grundursache, Maßnahme, Verantwortlicher, Frist und Wirksamkeitsprüfung, verknüpft mit der Abweichung.

Verbesserungsmaßnahmen

Verbesserungspotenziale mit Verantwortlichem und Nachverfolgung – mehr als nur Fehler beheben.

Managementbewertung

Vorab erstellter Bericht mit Kennzahlen, Audits und Abweichungen, bereit für die Sitzung.

Was abgedeckt ist

Ein System, mehrere Zertifizierungen

Integrierte Systeme für Qualität, Umwelt und Arbeitsschutz
Risikomanagement und Kontext der Organisation
Rechtskataster mit Gültigkeit und Compliance-Bewertung
Prüfmittel, Kalibrierungen und Instandhaltung
Schulung und Kompetenz des Personals
Lieferanten, Einkauf und Bewertung
Managementbewertung mit vorab erstelltem Bericht
Dokumentenmanagement mit Versionierung, angebunden an OneDrive, Google Drive und SharePoint

Normen und Institutionen

Wir arbeiten mit den maßgeblichen Normen

ISO

Die Internationale Organisation für Normung veröffentlicht die Managementnormen, die Kimobox abdeckt.

AENOR

Führende Zertifizierungsstelle in Spanien für ISO-Managementsysteme.

UNE

Spanisches Normungsinstitut, Herausgeber der UNE-Normen und Vertreter Spaniens in der ISO.

Abgedeckte Normen

Wählen Sie Ihre Norm und sehen Sie, was sie Ihnen löst

IATF 16949 Automobilindustrie Automobil SQAS2022 Bewertung Chemie und Logistik Qualität · Chemie und Logistik ISO 19600 Compliance-Managementsysteme Compliance · Leitfaden ISO 37301 Compliance-Managementsysteme Compliance RGPD Datenschutz Recht · Datenschutz SGE 21 Ethisches, verantwortliches Management Soziale Verantwortung GMP+ Futtermittelsicherheit Lebensmittel · Futtermittel HACCP Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte Lebensmittel ISO 26000:2010 Gesellschaftliche Verantwortung Soziale Verantwortung · Leitfaden BRCGS Globaler Lebensmittelstandard Lebensmittel ISO 27001 Informationssicherheit Cybersicherheit ISO 20000 IT-Service-Management Qualität · IT-Services ISO 22716 Kosmetikherstellung Qualität · Kosmetik IFS Food Lebensmittelsicherheit Lebensmittel FSSC 22000 Managementsystem Lebensmittelsicherheit Lebensmittel ISO 15189 Medizinische Laboratorien Qualität · Medizin ISO 13485 Medizinprodukte Medizin Nachhaltigkeit Nachhaltigkeitsmanagement ESG UNE 73401 Nukleare Qualitätssicherung Qualität · Kerntechnik ISO 17025 Prüf- und Kalibrierlaboratorien Qualität · Labore ISO 9001 Qualitätsmanagement Qualität · alle Branchen ISO 45001 Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit Arbeitsschutz ENS Spanisches Nationales Sicherheitsschema Sicherheit · öffentlicher Sektor UNE 19602 Tax Compliance Compliance · Steuern ISO 14064 Treibhausgase Umwelt · CO2-Fußabdruck ISO 14001 Umweltmanagement Umwelt

Praxisbeispiele

Die drei Symptome eines toten Systems

Hersteller · dreifach zertifiziert

Drei Systeme für drei Normen

Vorher ISO 9001, 14001 und 45001 mit drei Sätzen Verfahrensanweisungen, drei Auditprogrammen und drei Managementbewertungen. Alles wird dreifach erledigt.

Nachher Ein integriertes System mit gemeinsamen Prozessen, Dokumenten und Audits; getrennt bleibt nur das Normspezifische. Es gibt eine Managementbewertung, die alle drei abdeckt.

Dienstleistung · Erstzertifizierung

Offene Abweichungen

Vorher Ein Heft mit notierten Vorfällen, aber keiner einzigen Korrekturmaßnahme mit Verantwortlichem und Frist. Im Audit kommt alles auf einmal ans Licht.

Nachher Jede Abweichung hat einen Verantwortlichen, eine Grundursache, eine Maßnahme, eine Frist und eine Wirksamkeitsprüfung. Der Auditor sieht die Aufzeichnung, keine mündliche Erklärung.

Industrie · Dokumentation

Die kursierende Version ist nicht die gültige

Vorher Die Verfahren liegen auf dem Netzlaufwerk, aber jede Abteilung hat ihre lokale Kopie. Niemand weiß, welche die richtige ist.

Nachher Ein einziges gelenktes Dokument mit Version, Freigeber und Datum. Unkontrollierte Kopien verschwinden, weil sie niemand mehr braucht.

Begriffe

Das Vokabular des Auditors

Abweichung: Nichterfüllung einer Anforderung – der Norm, des Kunden oder des eigenen Systems. Sie ist an sich kein Problem: Das Problem ist, sie nicht zu erkennen.
Korrekturmaßnahme: Maßnahme, die die Ursache einer Abweichung beseitigt, damit sie nicht erneut auftritt. Zu unterscheiden von der Korrektur, die nur die unmittelbare Auswirkung behebt.
Dokumentierte Information: Begriff, mit dem ISO 9001:2015 Dokumente und Aufzeichnungen zusammenfasst. Die Norm verlangt kein Qualitätsmanagementhandbuch mehr, auch wenn viele Organisationen es aus Gewohnheit beibehalten.
Managementbewertung: Regelmäßige Analyse des Systems durch die oberste Leitung, mit Eingaben und Ergebnissen, die Kapitel 9.3 genau festlegt. An dieser Stelle scheitern die meisten Systeme.
Anhang SL: Gemeinsame übergeordnete Struktur der ISO-Managementsystemnormen. Sie macht es technisch möglich, mehrere Normen in einem System zu integrieren.
Risiken und Chancen: Ansatz aus dem Jahr 2015, der die Vorbeugungsmaßnahme ersetzt hat: Statt zu reagieren, muss die Organisation planen, was in jedem Prozess schiefgehen kann und was sie dann tut.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Eignet es sich für ein integriertes Managementsystem?

Ja. Eine einzige Prozesslandkarte und gemeinsame Dokumentation für alle Normen.

Kann der Auditor selbst hineinschauen?

Er erhält einen Lesezugang mit genau dem, was er sehen muss.

Übernehmen Sie unsere bestehende Dokumentation?

Bei der Einführung laden wir die Struktur und die gültigen Dokumente ein.

Verlangt ISO 9001 noch ein Qualitätsmanagementhandbuch?

Seit der Ausgabe 2015 nicht mehr. Die Norm spricht von dokumentierter Information und überlässt jeder Organisation, was sie schriftlich festhalten muss. Viele Unternehmen behalten das Handbuch aus Gewohnheit oder weil ein Kunde es verlangt, der Auditor kann es als solches aber nicht fordern.

Was hat die Änderung von 2024 gebracht?

Die Amd 1:2024 hat in den Kapiteln 4.1 und 4.2 die Pflicht ergänzt zu prüfen, ob der Klimawandel ein relevantes Thema für die Organisation und ihre interessierten Parteien ist. Eine kurze Textänderung, die verlangt, die Analyse nachweisbar festzuhalten.

Lassen sich mehrere Normen im selben System führen?

Genau dafür ist es gedacht. Die gemeinsame Struktur nach Anhang SL erlaubt es, Prozesslandkarte, Dokumentenlenkung, Audits, Abweichungen und Kennzahlen zu teilen und nur das Normspezifische getrennt zu halten.

Wie lange dauert der Zertifizierungszyklus?

Drei Jahre. Das Erstaudit findet in zwei Stufen statt, es folgen jährliche Überwachungsaudits, und im dritten Jahr wird rezertifiziert. Dazwischen schaut der Auditor auf die Aufzeichnungen aus dem Tagesgeschäft.

Was ist eine Hauptabweichung?

Eine, die die Fähigkeit des Systems gefährdet, eine Anforderung zu erfüllen: ein geforderter Prozess fehlt ganz, eine Anforderung wird systematisch verfehlt oder ein Fehler betrifft das Produkt. Anders als eine Nebenabweichung verhindert sie meist die Zertifizierung, bis sie abgeschlossen ist.

Bereiten Sie das nächste Audit mit Vorlauf vor

Wir zeigen Ihnen das Modul im Einsatz, mit Daten, die Ihren ähneln.

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Weiter entdecken

Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

ISO 9001:2026 — Qualitätsmanagementsysteme. Anforderungen ISO · Ausg. 2026, veröffentlicht am 16. September 2026
Global ACI-TECH-3-TR, Anforderungen an den Übergang zu ISO 9001:2026 Global ACI · 4. September 2026
ISO 9001:2015 — Qualitätsmanagementsysteme. Anforderungen ISO · Ausg. 2015, mit Amd 1:2024
ISO 19011:2018 — Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen ISO · Ausg. 2018
ISO Survey of certifications to management system standards ISO · Jährliche Veröffentlichung

Qualitätssoftware und ISO-Normen für KMU

Die Qualitätsmanagement-Software von Kimobox umfasst Dokumentenlenkung, interne Audits, Abweichungen, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, Kennzahlen, Risikomanagement und Managementbewertung – mit lückenloser Rückverfolgbarkeit jeder Aufzeichnung.

Sie ist ausgelegt für ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 13485, IATF 16949, IFS Food, BRCGS, FSSC 22000, HACCP, ISO 17025, ISO 15189, ISO 22716, UNE 73401, SQAS2022, GMP+, ISO 20000, ISO 14064, SGE 21, ISO 26000, ISO 19600, ISO 37301, UNE 19602, ENS, DSGVO und ESG-Nachhaltigkeitskriterien und ermöglicht ein integriertes Managementsystem mit normübergreifend gemeinsamer Dokumentation.