Mitarbeiterportal

Wer wann wo hineinkommt – ohne Pförtner an der Tür

Zutrittsberechtigung für Werk oder Büro pro Mitarbeiter, per Karte, PIN oder Biometrie, abgeglichen mit dem tatsächlichen Stand seiner Unterlagen und seinem Dienstplan.

Was sie leistet und was zu beachten ist

Eine betriebliche Zutrittskontrolle entscheidet, wer welche Zone wann betreten darf – und stützt sich dabei auf den tatsächlichen Status der Person: ob ihre Arbeitsschutzunterweisung gültig ist, ob die arbeitsmedizinische Eignung vorliegt, ob ihre Unterlagen zur Koordination der Unternehmensaktivitäten freigegeben sind. Kimobox verbindet die Tür mit diesen Nachweisen. Die Berechtigung ist damit keine von Hand gepflegte Liste mehr, sondern ergibt sich aus den Daten.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Biometrie am Arbeitsplatz: Verarbeitung mit hohem Risiko Die AEPD rät für die Anwesenheitskontrolle davon ab, sofern keine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO greift; Leitfaden vom November 2023
Einwilligung des Beschäftigten: Allein keine tragfähige Grundlage Das Abhängigkeitsverhältnis verhindert, dass sie freiwillig erteilt wird
Übliche Alternativen: Karte, PIN, NFC oder QR-Code Erfüllen den Zweck, ohne besondere Datenkategorien zu verarbeiten
Videoüberwachung: Art. 89 LOPDGDD Verlangt vorherige Information und ein Hinweisschild (spanisches Datenschutzgesetz)
CAE-Anbindung: Automatische Sperre bei abgelaufenem Dokument Bezug zu Art. 24 der Ley 31/1995 und zum RD 171/2004

Karte, PIN oder Biometrie

Das Zutrittssystem des Standorts ist mit dem tatsächlichen Status des Mitarbeiters in Kimobox verbunden.

Automatische Freigabe

Zutritt gibt es nur, wenn Schulungen, arbeitsmedizinische Eignung und Unterlagen gültig sind.

Zutritt je Standort

Jeder Standort hat eigene Zonen und eigene Zutrittsrechte.

Zutrittshistorie

Datum, Uhrzeit und Stand der Unterlagen zum Zeitpunkt jedes Zutritts – jederzeit nachträglich abrufbar.

Automatische Sperre

Läuft ein Dokument oder eine Eignungsbescheinigung ab, wird der Zutritt von selbst gesperrt – niemand muss daran denken.

Besucher und Fremdpersonal

Dieselbe Zutrittskontrolle verwaltet auch Besucher und das Personal von Subunternehmern.

Was sie prüft

Vom Mitarbeiterstatus bis zur Werkstür

Zutrittsberechtigung pro Mitarbeiter, Standort und Zone
Abgleich mit Karte, PIN, Biometrie oder Terminal
Automatische Sperre bei abgelaufener Schulung, Eignung oder Dokumentation
Zutrittshistorie nach Mitarbeiter, Datum und Standort
Zutrittsverwaltung für Besucher und Personal von Subunternehmern
Anbindung an die bereits installierte physische Zutrittskontrolle

So funktioniert es

Vom Mitarbeiterstatus zur Zutrittsberechtigung

Schulungen, arbeitsmedizinische Eignung und Unterlagen werden automatisch geprüft. Nur wenn alle drei gültig sind, wird die Zutrittsberechtigung erteilt – abgeglichen mit Karte, PIN oder Biometrie des Standorts.

Automatische Prüfung von Schulungen, Eignung und Unterlagen
Berechtigung im Abgleich mit dem physischen Zutrittssystem
Automatische Sperre, sobald eine Voraussetzung abläuft

Praxisbeispiele

Türen, die sich von selbst schließen, wenn sie sollen

Chemiewerk

Fremdfirma ohne gültige Spezialschulung

Vorher Der Pförtner prüft eine ausgedruckte Liste, die montags aktualisiert wird. Ein Mitarbeiter, dessen Schulung am Mittwoch abgelaufen ist, kommt die ganze Woche weiter herein.

Nachher Beim Lesen der Karte wird der Status der Personalakte live abgefragt. Ist die Schulung gestern abgelaufen, bleibt die Tür zu, und der Verantwortliche erhält eine Meldung mit dem Grund.

Logistikzentrum

Temperaturgeführte Bereiche

Vorher Jeder mit allgemeiner Karte kann das Kühlhaus betreten, auch ohne Schulung für Arbeiten in der Kälte.

Nachher Zonenberechtigungen sind an die Kompetenzmatrix gekoppelt. Hinein kommt nur, wer die entsprechende Befähigung nachweist, und jeder Zutritt wird protokolliert.

Büro · Besucher

Das Besucherbuch auf Papier

Vorher Ein Buch am Empfang mit Name und Uhrzeit, nach zwei Wochen unleserlich und mit personenbezogenen Daten Dritter für alle sichtbar.

Nachher Voranmeldung durch den Gastgeber, befristeter Berechtigungsnachweis mit automatischem Ablauf und abrufbares Protokoll – ohne die Daten eines Besuchers dem nächsten preiszugeben.

Begriffe

Was man auseinanderhalten sollte

Zutrittskontrolle: System, das den Zutritt zu einem Bereich gewährt oder verweigert. Sein Zweck ist die physische Sicherheit, nicht die Erfassung der Arbeitszeit, auch wenn beides oft dasselbe Gerät nutzt.
Anwesenheitskontrolle: Erfassung der Arbeitszeit. Läuft sie über denselben Leser wie die Zutrittskontrolle, sollte klar sein, dass es sich um zwei verschiedene Verarbeitungen mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen handelt.
Biometrisches Datum: Personenbezogenes Datum aus körperlichen Merkmalen, das eine Person eindeutig identifiziert: Fingerabdruck, Iris, Gesichtsgeometrie. Die DSGVO stuft es als besondere Kategorie ein, wenn es zur Identifizierung dient.
Berechtigungsnachweis: Element, das die Identität gegenüber dem Leser belegt: Karte, Schlüsselanhänger, PIN, Code auf dem Smartphone. Er lässt sich sofort widerrufen – bei einem Fingerabdruck geht das nicht.
Anti-Passback: Regel, die verhindert, dass derselbe Berechtigungsnachweis erneut eintritt, ohne vorher ausgetreten zu sein. So ist bei einer Evakuierung genau bekannt, wer sich im Gebäude befindet.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Ersetzt das unser vorhandenes physisches Zutrittssystem?

Nein, es wird daran angebunden: Kimobox entscheidet, wer berechtigt ist, und Drehkreuz, Terminal oder Leser setzen diese Entscheidung um.

Was passiert, wenn die arbeitsmedizinische Eignung eines Mitarbeiters abläuft?

Der Zutritt wird automatisch gesperrt, bis die Unterlagen wieder gültig sind.

Funktioniert das für mehrere Standorte?

Ja, jeder Standort hat eigene Zonen, Berechtigungen und Listen zugelassener Personen.

Lässt sich nachvollziehen, wer an einem bestimmten Tag eine Zone betreten hat?

Ja, die Zutrittshistorie ist nach Mitarbeiter, Zone und Datum abrufbar.

Darf man den Fingerabdruck für die Zeiterfassung nutzen?

Die spanische Datenschutzbehörde AEPD kam in ihrem Leitfaden vom November 2023 zu dem Schluss, dass eine biometrische Anwesenheitskontrolle besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet und im Arbeitsverhältnis kaum eine tragfähige Rechtsgrundlage findet, da die Einwilligung des Beschäftigten nicht als freiwillig gilt. Vernünftiger ist der Einsatz von Karte, PIN oder einem Berechtigungsnachweis auf dem Smartphone.

Und die Gesichtserkennung?

Hier gilt dieselbe Überlegung: Es handelt sich um biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung, mit denselben Einschränkungen. Zudem beschränkt die europäische KI-Verordnung bestimmte Anwendungen der biometrischen Identifizierung.

Lässt sich der Zutritt nach Zonen steuern?

Ja. Berechtigungen werden nach Zone und Profil vergeben und können davon abhängig gemacht werden, dass die Person eine bestimmte Schulung oder Befähigung gültig nachweist.

Wie wird der Zutritt von Besuchern geregelt?

Über eine Voranmeldung durch den Gastgeber und einen befristeten Berechtigungsnachweis, der automatisch verfällt. Der Zutritt wird protokolliert, ohne dass – wie beim Besucherbuch am Empfang – die Daten eines Besuchers für den nächsten sichtbar sind.

Was geschieht bei einer Evakuierung?

Mit aktivierter Anti-Passback-Regel weiß das System jederzeit, wer sich im Gebäude befindet, und erstellt die Anwesenheitsliste je Zone – genau das, was am Sammelplatz gebraucht wird.

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Wir zeigen Ihnen das Modul im Einsatz, mit Daten, die Ihren ähneln.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (Leitfaden zur biometrischen Anwesenheitskontrolle) Agencia Española de Protección de Datos · November 2023
Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), Art. 89: Videoüberwachung am Arbeitsplatz BOE-A-2018-16673 · Konsolidierte Fassung
Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9: besondere Kategorien personenbezogener Daten EUR-Lex · Anwendbar seit 25. Mai 2018

Zutrittskontrolle für Betriebsstätten pro Mitarbeiter

Die Zutrittskontrolle von Kimobox erteilt den Zutritt zu Werk oder Büro pro Mitarbeiter und Standort, abgeglichen mit Karte, PIN, Biometrie oder Terminal, und sperrt ihn automatisch, sobald Schulung, arbeitsmedizinische Eignung oder eine geforderte Unterlage abläuft.

Die Zutrittshistorie ist nach Mitarbeiter, Zone und Datum abrufbar, und dasselbe System verwaltet auch den Zutritt von Besuchern und Subunternehmerpersonal – angebunden an die physische Zutrittskontrolle, die am Standort bereits vorhanden ist.