Mitarbeiterportal
Zeiterfassung, Urlaub, Spesen, Gehaltsabrechnungen und Unterlagen in einem Portal, das Mitarbeitende vom Smartphone aus nutzen und das der Personalabteilung einen halben Arbeitstag pro Woche erspart.
Ein Mitarbeiterportal ist der Self-Service-Bereich, in dem jeder Beschäftigte selbst erledigt, was früher über die Personalabteilung lief: stempeln, Urlaub beantragen, die Gehaltsabrechnung einsehen, eine Spesenabrechnung einreichen oder ein Dokument unterschreiben. Das Portal von Kimobox funktioniert im Browser und in der App und teilt Benutzer, Berechtigungen und Nachvollziehbarkeit mit der übrigen Plattform, sodass die Personalabteilung nicht mehr vermittelt, sondern steuert.
Stempeln per Web, App oder Terminal, mit optionaler Geolokalisierung und dem Bericht, den die Arbeitsinspektion verlangt.
+ infoAntrag, Freigabe durch die Führungskraft und ein Teamkalender, der sich von selbst aktualisiert.
+ infoEin Foto vom Beleg, und die KI liest Betrag, Steuern und Verwendungszweck aus. Limits nach Richtlinie und freigegebene Abrechnung.
+ infoGehaltsabrechnungen, Verträge und Mitteilungen mit Lesebestätigung und elektronischer Signatur.
+ infoStellenangebote, Kandidaten und Vorstellungsgespräche zentral gebündelt, von der ersten Vorauswahl bis zum Vertragsangebot.
+ infoAnmeldung neuer Mitarbeitender, Vertrag, Unterlagen und Zugänge, alles im selben Onboarding-Workflow.
+ infoSynchronisiert Mitarbeitende, Verträge, Gehaltsabrechnungen und Abwesenheiten mit A3 Nom/Innuva, ohne Doppelerfassung.
+ infoSynchronisiert Zeitbuchungen und Tätigkeiten mit den Fertigungsaufträgen in Sage X3, mit Produktivität pro Schicht und Mitarbeiter.
+ infoErmittelter Bedarf, zugewiesene Kurse und Erfüllungsgrad je Mitarbeiter und Abteilung.
+ infoAusschreibung, Anmeldung, Prüfung und Ergebnis je Mitarbeiter für interne Auswahl- oder Zertifizierungsverfahren.
+ infoPSA, arbeitsmedizinische Eignung und Arbeitsschutzschulungen mit überwachten Fristen je Mitarbeiter.
+ infoZutrittsberechtigung für Werk oder Büro je Mitarbeiter, per Karte, PIN oder Biometrie.
+ infoNeuigkeiten, Mitteilungen und Unternehmensdokumente im selben Portal, in dem Mitarbeitende ohnehin stempeln.
+ infoLive-Karte des Außendienstpersonals und der Stempelungen, mit Geofences je Standort.
+ infoWas es löst
Arbeitszeiterfassung
Stempeln per Web, App oder Terminal, mit der unveränderbaren täglichen Aufzeichnung, die das Gesetz verlangt, jederzeit exportierbar für eine Prüfung durch die Arbeitsinspektion.
Spesen mit KI
Ein Foto des Belegs genügt: Die KI erfasst Betrag, Steuern und Verwendungszweck, wendet die Spesenrichtlinie an und bereitet die Abrechnung zur Freigabe vor.
Bewerbungsverfahren
Schreiben Sie die Stelle aus, filtern Sie Kandidaten, koordinieren Sie Gespräche und bereiten Sie den Eintritt vor, ohne Kimobox zu verlassen und mit der Historie jeder Entscheidung.
Schulung und Leistung
Pflichtschulungen und Zertifizierungen mit überwachten Ablaufdaten sowie Leistungsbeurteilung mit Zielen und Nachverfolgung, im selben Portal.
Arbeitssicherheit
Gefährdungsbeurteilung je Arbeitsplatz, PSA-Ausgabe mit Empfangsbestätigung, arbeitsmedizinische Eignung und Arbeitsschutzschulungen, mit überwachten Fristen und verknüpft mit der CAE für Fremdpersonal.
Ortung
Live-Karte des Außendienstpersonals und der Stempelungen, mit Geofences je Standort und Hinweisen, wenn jemand außerhalb des zugewiesenen Bereichs stempelt.
Integration mit A3
Zeitbuchungen, Abwesenheiten, Ein- und Austritte entstehen in Kimobox und gelangen abrechnungsfertig nach A3 Nom oder A3 Innuva.
Integration mit Sage X3
Zeitbuchungen und Tätigkeiten der Mitarbeitenden werden mit den Fertigungsaufträgen und Kostenstellen in Sage X3 synchronisiert, mit Einblick in die tatsächliche Produktivität je Schicht, Mitarbeiter oder Linie.
Urlaub und Abwesenheiten
Mitarbeitende stellen den Antrag, die Führungskraft gibt frei und das Resturlaubskonto wird automatisch nach Tarifvertrag neu berechnet, ohne gemeinsam genutzte Excel-Tabelle.
Zustellung der Gehaltsabrechnung
Die in A3 oder Sage X3 erstellte Gehaltsabrechnung landet im Portal, ohne dass jemand sie per E-Mail verschickt, mit automatischer Benachrichtigung, Lesebestätigung und Einsicht in die Historie.
Zutrittskontrolle
Die Zutrittsberechtigung ist mit dem tatsächlichen Status des Mitarbeiters synchronisiert: Läuft seine Schulung oder seine arbeitsmedizinische Eignung ab, wird der Zutritt automatisch gesperrt.
Unternehmensintranet
Neuigkeiten, Mitteilungen und Unternehmensdokumente im selben Portal, in dem Mitarbeitende ohnehin stempeln, mit Lesebestätigung und Ausrichtung nach Standort oder Abteilung.
Beispiele aus der Praxis
Handel und Logistik · 140 Beschäftigte
Vorher Dreißig bis vierzig E-Mails pro Woche mit der Bitte um eine Kopie der Gehaltsabrechnung, den Resturlaub oder eine Abwesenheitsbescheinigung. Alle werden von Hand beantwortet.
Nachher Diese Anfragen erledigen sich im Portal, ohne dass jemand schreiben muss. Die Personalabteilung greift nur noch dort ein, wo Urteilsvermögen gefragt ist: bei einer Freistellung, einer Vertragsänderung, einem echten Problemfall.
Industrie im Schichtbetrieb
Vorher Unterschriftenliste am Pförtnerhäuschen, die der Vorarbeiter am Monatsende in eine Tabelle überträgt. Stundendifferenzen bei jeder Gehaltsabrechnung.
Nachher Terminal in der Halle für die Produktion und App mit Geofence für den Außendienst. Das Stundenkonto berechnet sich selbst und Mitarbeitende sehen es ein, wann immer sie möchten.
Ingenieurbüro · mehrere Standorte
Vorher Rundschreiben per E-Mail an die gesamte Belegschaft und keine Möglichkeit nachzuweisen, wer es geöffnet hat, misslich, wenn es sich um eine Arbeitsschutzanweisung handelt.
Nachher Veröffentlichung im Portal mit Lesebestätigung je Mitarbeiter und, falls erforderlich, elektronischer Signatur. Der datierte Nachweis bleibt erhalten, genau das, was der Auditor sehen will.
Begriffe
Häufige Fragen
Ja. Per App, Terminal in der Halle oder Stempelsäule mit PIN oder Karte.
Wir exportieren Abwesenheiten und Stunden in dem Format, das Ihr Steuerberater oder Ihre Lohnsoftware verwendet.
Es speichert die tägliche Aufzeichnung unveränderbar und ermöglicht den Export über die geforderten vier Jahre.
Ja. Wir synchronisieren Mitarbeitende, Verträge, Gehaltsabrechnungen und Abwesenheiten in beide Richtungen mit A3 Nom/Innuva und dem Personalmodul von Sage X3.
Ja. Der Zugang kann über Personalnummer und Passwort oder über Zugangsdaten in der App erfolgen. Das ist der übliche Fall in Produktion, Bau, Gebäudereinigung und Gastgewerbe.
Ja, und meist ist das der vernünftigste Weg. Viele Unternehmen beginnen mit der Arbeitszeiterfassung, nehmen nach einigen Wochen den Urlaub hinzu und verschieben Spesen und Gehaltsabrechnungen auf eine zweite Phase.
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Daten. Führungskräfte sehen die ihres Teams, im Umfang, den ihr Profil vorsieht. Die Personalabteilung sieht das Gesamtbild. Jeder Zugriff wird protokolliert.
Es gibt eine native App für iOS und Android, verfügbar im App Store und bei Google Play, dazu den Zugang per Browser. Beide teilen Benutzer, Berechtigungen und Daten.
Nein. Die Berechnung bleibt in A3, Sage X3 oder der Software, die Sie verwenden. Kimobox sammelt die Abrechnungsdaten des Zeitraums, übergibt sie und stellt jedem Mitarbeiter die fertige Abrechnung zu.
Der Austritt in der Personalakte sperrt automatisch die Zugänge zum Portal, zur App und zu den zugehörigen Modulen und bewahrt die Historie für die jeweils gesetzliche Frist auf.
Wir zeigen Ihnen das Modul im Einsatz, mit Daten, die Ihren ähneln.
Weiter entdecken
Stempeln per Handy, Browser oder Terminal im Werk, unveränderliche tägliche Erfassung, automatische Salden…
Antrag, Genehmigung und Teamkalender, der sich selbst aktualisiert – mit Salden in Echtzeit nach…
Die in A3 oder Sage X3 berechnete Abrechnung erreicht das Mitarbeiterportal mit automatischem Hinweis…
News, Mitteilungen mit Lesebestätigung und versionierte Dokumentenbibliothek – im selben Portal, in dem…
Quellen
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.
Das Mitarbeiterportal von Kimobox bündelt die Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsanträge, Spesenabrechnungen, die Zustellung der Gehaltsabrechnung und die Signatur von Personaldokumenten, mit Zugriff per Smartphone und Nachvollziehbarkeit jeder Aktion.
Die Zeiterfassung erfüllt die Anforderungen an die tägliche Arbeitszeitaufzeichnung, erlaubt Stempeln per Web, App und Terminal, bewahrt die Daten vier Jahre lang auf und erstellt die Berichte, die bei einer Prüfung der Arbeitsinspektion verlangt werden.
Das Portal deckt außerdem Personalauswahl und Einstellung ab, Schulungspläne mit Ausschreibungen und Prüfungen, die Zutrittskontrolle zu den Betriebsstätten und ein Unternehmensintranet, mit direkter Synchronisierung mit A3 und Sage X3 für Gehaltsabrechnung und Personaldaten.
