Integrationen

Ihre Dokumente in der Cloud, die Sie schon nutzen

Kimobox veröffentlicht und versioniert die Dokumente des Managementsystems direkt in OneDrive, Google Drive oder SharePoint – ohne doppelte Ordner und ohne zwei unterschiedliche Kopien.

Was der Connector leistet

Kaum ein Unternehmen will noch ein weiteres Dokumentenmanagementsystem: Es hat bereits eines, und die Belegschaft weiß, wie man es bedient. Gebraucht wird, dass die Dokumentation des Managementsystems gelenkt ist – mit Version, Freigebendem und Datum –, ohne den Ort zu verlassen, an dem sie liegt. Der Connector von Kimobox veröffentlicht und versioniert direkt in OneDrive, Google Drive oder SharePoint, sodass es nicht zwei Kopien desselben Verfahrens an zwei verschiedenen Orten gibt.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Unterstützte Clouds: OneDrive, SharePoint und Google Drive Mit dem Firmenkonto, das das Unternehmen bereits nutzt
Was Kimobox lenkt: Version, Freigabe und Gültigkeit Die Datei liegt in der Cloud, der Dokumentstatus in der Plattform
ISO-Anforderung: ISO 9001:2015, Abschn. 7.5.3 Lenkung dokumentierter Information: Verfügbarkeit, Schutz und Änderungslenkung
Berechtigungen: Übernommen und geprüft Wer das Dokument in der Cloud nicht sehen darf, sieht es auch in Kimobox nicht
Ungelenkte Kopien: Verlieren ihren Sinn Der Link führt immer zur gültigen Version

Direkte Anbindung

OneDrive, Google Drive und SharePoint, mit den Zugangsdaten Ihres eigenen Firmenkontos.

Synchronisierung in beide Richtungen

Ein in der Cloud bearbeitetes Dokument erscheint in Kimobox und umgekehrt.

Automatische Versionierung

Jede Veröffentlichung wird als neue Version gespeichert, mit vollständig einsehbarer Historie.

Übernommene Berechtigungen

Die Ordnerrechte Ihrer Cloud bleiben bestehen; Kimobox öffnet keinen Zugriff, den es vorher nicht gab.

Volltextsuche

Finden Sie ein Dokument über seinen Inhalt, nicht nur über den Dateinamen.

Keine doppelten Ordner

Die Dokumente des Managementsystems liegen in derselben Ordnerstruktur, die Ihr Team bereits verwendet.

Was er löst

Derselbe Ordner, keine verstreuten Kopien

Anbindung an OneDrive, Google Drive und SharePoint
Veröffentlichung und Versionierung der Dokumente des Managementsystems
Synchronisierung in beide Richtungen zwischen Kimobox und Ihrer Dokumenten-Cloud
Ordnerrechte aus Ihrem Firmenkonto übernommen
Suche nach Inhalt, nicht nur nach Dateiname
Keine Migration von Dateien und keine Duplizierung bestehender Ordner

Praxisbeispiele

Das Problem der zwei Ordner

Ingenieurwesen · Microsoft 365

Doppelte Verfahrensanweisungen

Vorher Die offizielle Version liegt in der Qualitätssoftware, die genutzte in SharePoint. Nach wenigen Wochen weichen sie voneinander ab.

Nachher Es gibt eine einzige Datei in SharePoint, deren Dokumentstatus aus Kimobox gesteuert wird. Abweichungen sind nicht mehr möglich.

Lebensmittel · Google Workspace

Produktionsaufzeichnungen in der Cloud

Vorher Aufzeichnungen werden in Google-Tabellen ausgefüllt, und niemand weiß, welche zur gültigen Version des Formblatts gehören.

Nachher Jede Aufzeichnung verweist auf das Formblatt, mit dem sie entstanden ist. Ändert sich das Formblatt, beziehen sich alte Aufzeichnungen weiter auf ihres.

Unternehmensgruppe mit zwei IT-Kulturen

Halb Drive, halb OneDrive

Vorher Die Migration auf eine einzige Cloud ist ein Projekt, das gerade niemand angehen will.

Nachher Der Connector arbeitet mit beiden gleichzeitig. Über die Vereinheitlichung wird entschieden, wenn es passt – nicht als Vorbedingung.

Begriffe

Dokumentenlenkung, präzise erklärt

Dokumentierte Information: Begriff der ISO 9001:2015, der Dokumente und Aufzeichnungen umfasst. Dokumente legen fest, wie etwas zu tun ist; Aufzeichnungen belegen, dass es getan wurde.
Gelenkte Kopie: Exemplar, dessen Aktualität das System garantiert. Arbeitet man mit Cloud-Links, ist der Link selbst die gelenkte Kopie, und Ausdrucke werden überflüssig.
Versionierung: Aufbewahrung der Historie eines Dokuments mit Kennzeichnung jeder Ausgabe und ihres Freigebenden. Ohne sie lässt sich nicht rekonstruieren, welche Anweisung galt, als ein Vorfall eintrat.
Veraltetes Dokument: Zurückgezogene Ausgabe, die erkennbar, aber nicht mehr verwendbar sein muss. ISO 9001 verlangt, sie vor unbeabsichtigter Verwendung zu schützen, nicht, sie zu vernichten.
Freigabe: Handlung, mit der eine befugte Person ein Dokument für die Verwendung als geeignet erklärt. Sie muss mit Name und Datum dokumentiert sein und darf nicht stillschweigend vorausgesetzt werden.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Muss ich meine Dokumente zu Kimobox migrieren?

Nein, die Dokumente bleiben in Ihrer Cloud; Kimobox veröffentlicht und versioniert sie genau dort.

Was passiert, wenn ich ein Dokument direkt in OneDrive bearbeite?

Die Änderung erscheint in Kimobox als neue Version, ohne dass die bisherige Historie verloren geht.

Kann man mehrere Cloud-Anbieter gleichzeitig nutzen?

Ja, je nach Abteilung oder Standort lässt sich OneDrive, Google Drive oder SharePoint anbinden.

Wo liegt die Datei – in Kimobox oder in der Cloud?

In der Cloud. Kimobox steuert den Dokumentstatus – Version, Freigebender, Gültigkeit, Ungültigkeit –, und die Datei bleibt dort, wo Ihre Leute sie ohnehin suchen.

Was verlangt ISO 9001 zur Dokumentenlenkung?

Abschnitt 7.5.3 fordert, dass dokumentierte Information dort verfügbar ist, wo sie gebraucht wird, vor Verlust und unsachgemäßem Gebrauch geschützt ist, Änderungen gelenkt werden und veraltete Dokumente gekennzeichnet sind, damit sie nicht unbeabsichtigt verwendet werden.

Werden die Berechtigungen der Cloud respektiert?

Ja. Wer in SharePoint oder Drive keinen Zugriff auf ein Dokument hat, sieht es auch in Kimobox nicht. Berechtigungen werden nicht dupliziert, sondern übernommen und geprüft.

Lässt sich feststellen, welche Version zu einem bestimmten Datum gültig war?

Ja. Die Historie bewahrt jede Ausgabe mit Freigebendem und Datum, sodass sich rekonstruieren lässt, welche Anweisung galt, als ein Vorfall eintrat.

Und wenn die eine Hälfte des Unternehmens Drive und die andere OneDrive nutzt?

Der Connector arbeitet mit beiden gleichzeitig. Eine einheitliche Cloud kann sinnvoll sein, muss aber keine Voraussetzung dafür sein, Ordnung in die Dokumentation zu bringen.

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Weiter entdecken

Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

ISO 9001:2015, Abschnitt 7.5 (dokumentierte Information) ISO · Ausg. 2015
ISO 30301:2019 – Managementsysteme für Schriftgut. Anforderungen ISO · Ausg. 2019
ISO/IEC 27001:2022, Anhang A (Maßnahme 5.33, Schutz von Aufzeichnungen) ISO/IEC · 25. Oktober 2022

Dokumenten-Connector für OneDrive, Google Drive und SharePoint

Kimobox verbindet sich mit OneDrive, Google Drive und SharePoint, um die Dokumente des Managementsystems direkt in der Dokumenten-Cloud zu veröffentlichen und zu versionieren, die Ihr Team bereits nutzt – ohne Dateien zu migrieren oder bestehende Ordner zu duplizieren.

Die Synchronisierung läuft in beide Richtungen: Ein in der Cloud bearbeitetes Dokument erscheint als neue Version in Kimobox, die Ordnerrechte Ihres Firmenkontos bleiben gewahrt, und die Volltextsuche findet jedes Dokument unabhängig vom Dateinamen.