Collegamento diretto
OneDrive, Google Drive e SharePoint, con le credenziali del tuo account aziendale.
Integrazioni
I tuoi documenti, nel cloud che usi già
Kimobox pubblica e versiona i documenti del sistema di gestione direttamente su OneDrive, Google Drive o SharePoint, senza duplicare cartelle né mantenere due copie diverse.
Cosa fa il connettore
Quasi nessuna azienda vuole un ulteriore sistema documentale: ne ha già uno, e le sue persone sanno già usarlo. Ciò che serve è che la documentazione del sistema di gestione sia controllata —con versione, approvatore e data— senza smettere di vivere dove vive. Il connettore di Kimobox pubblica e versiona direttamente su OneDrive, Google Drive o SharePoint, così non esistono due copie della stessa procedura in due posti diversi.
- Cloud supportati
- OneDrive, SharePoint e Google Drive Con l’account aziendale che l’azienda ha già sottoscritto
- Cosa controlla Kimobox
- Versione, approvazione e validità Il file vive nel cloud; lo stato documentale, nella piattaforma
- Requisito ISO
- ISO 9001:2015, punto 7.5.3 Controllo delle informazioni documentate: disponibilità, protezione e controllo delle modifiche
- Permessi
- Ereditati e verificati Chi non può vedere il documento nel cloud non lo vede nemmeno da Kimobox
- Copie incontrollate
- Perdono senso Il link porta sempre alla versione in vigore
Sincronizzazione bidirezionale
Un documento modificato nel cloud si riflette in Kimobox, e viceversa.
Versioni automatiche
Ogni pubblicazione diventa una nuova versione, con lo storico completo accessibile.
Permessi ereditati
I permessi delle cartelle del tuo cloud vengono rispettati; Kimobox non apre accessi che non avevi già.
Ricerca nei contenuti
Trova un documento dal testo, non solo dal nome del file.
Senza duplicare cartelle
I documenti del sistema di gestione vivono nella stessa struttura di cartelle che il tuo team usa già.
Cosa risolve
La stessa cartella, senza copie sparse
- Collegamento con OneDrive, Google Drive e SharePoint
- Pubblicazione e versionamento dei documenti del sistema di gestione
- Sincronizzazione bidirezionale tra Kimobox e il tuo cloud documentale
- Permessi delle cartelle ereditati dal tuo account aziendale
- Ricerca nel testo, non solo nel nome del file
- Nessuna migrazione di file né duplicazione delle cartelle esistenti
Esempi reali
Il problema delle due cartelle
Ingegneria · Microsoft 365
Procedure duplicate
Prima La versione ufficiale sta nel software qualità e quella che le persone usano sta su SharePoint. Divergono nel giro di poche settimane.
Dopo C’è un solo file, su SharePoint, con lo stato documentale governato da Kimobox. La divergenza diventa impossibile.
Alimentare · Google Workspace
Registrazioni di reparto nel cloud
Prima Le registrazioni si compilano su fogli Google e nessuno sa quali corrispondano alla versione in vigore del modulo.
Dopo Ogni registrazione rimanda al modulo con cui è stata generata. Quando il modulo cambia, le registrazioni precedenti continuano a riferirsi al proprio.
Gruppo con due culture IT
Metà azienda su Drive e metà su OneDrive
Prima Migrare a un solo cloud è un progetto che nessuno vuole affrontare adesso.
Dopo Il connettore lavora con entrambi contemporaneamente. La decisione di unificare si prende quando sarà il momento, non come prerequisito.
Lessico
Gestione documentale, con precisione
- Informazioni documentate
- Termine della ISO 9001:2015 che comprende documenti e registrazioni. I documenti dicono come fare qualcosa; le registrazioni dimostrano che è stato fatto.
- Copia controllata
- Esemplare il cui aggiornamento è garantito dal sistema. In un ambiente con link al cloud, il link stesso è la copia controllata e le stampe non servono più.
- Versionamento
- Conservazione dello storico di un documento con l’identificazione di ogni edizione e di chi l’ha approvata. Senza di esso non si può ricostruire quale istruzione fosse in vigore quando si è verificato un incidente.
- Documento obsoleto
- Edizione ritirata che deve restare identificabile ma non utilizzabile. La ISO 9001 chiede di proteggerla da un uso involontario, non di distruggerla.
- Approvazione
- Atto con cui una persona con l’autorità necessaria dichiara un documento idoneo all’uso. Deve essere registrata con nome e data, non data per scontata.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Devo migrare i miei documenti in Kimobox?
No, i documenti continuano a vivere nel tuo cloud; Kimobox li pubblica e li versiona direttamente lì.
Cosa succede se modifico un documento direttamente su OneDrive?
La modifica si riflette in Kimobox come nuova versione, senza perdere lo storico precedente.
Si può usare più di un fornitore cloud contemporaneamente?
Sì, si possono collegare OneDrive, Google Drive o SharePoint in base al reparto o alla sede di lavoro.
Dove resta il file, in Kimobox o nel cloud?
Nel cloud. Kimobox governa lo stato documentale —versione, approvatore, validità, obsolescenza— e il file continua a vivere dove le tue persone lo cercano già.
Cosa richiede la ISO 9001 sulla gestione documentale?
Il punto 7.5.3 chiede che le informazioni documentate siano disponibili dove servono, protette da perdita o uso improprio, con controllo delle modifiche e con i documenti obsoleti identificati per evitarne l’uso involontario.
I permessi del cloud vengono rispettati?
Sì. Chi non ha accesso al documento su SharePoint o su Drive non lo vede nemmeno da Kimobox. I permessi non si duplicano: si ereditano e si verificano.
Si può sapere quale versione era in vigore in una certa data?
Sì. Lo storico conserva ogni edizione con il suo approvatore e la sua data, così si può ricostruire quale istruzione era in vigore quando si è verificato un incidente.
E se metà azienda usa Drive e l’altra metà OneDrive?
Il connettore lavora con entrambi contemporaneamente. Unificare il cloud può essere una buona idea, ma non deve per forza essere un prerequisito per mettere ordine nella documentazione.
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Contratti, DDT e documenti di lavoro firmati a distanza o su tablet, con evidenze dell’atto di firma e marca…
Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- ISO 9001:2015, punto 7.5 (informazioni documentate) ISO · Ed. 2015
- ISO 30301:2019 — Sistemi di gestione per i documenti. Requisiti ISO · Ed. 2019
- ISO/IEC 27001:2022, appendice A (controllo 5.33, protezione delle registrazioni) ISO/IEC · 25 ottobre 2022
Connettore documentale con OneDrive, Google Drive e SharePoint
Kimobox si collega a OneDrive, Google Drive e SharePoint per pubblicare e versionare i documenti del sistema di gestione direttamente nel cloud documentale che il tuo team usa già, senza migrare file né duplicare le cartelle esistenti.
La sincronizzazione è bidirezionale: un documento modificato nel cloud compare come nuova versione in Kimobox, i permessi delle cartelle del tuo account aziendale vengono rispettati e la ricerca nel testo permette di trovare qualsiasi documento senza dipendere dal nome del file.