Selezione del personale

Dalla posizione aperta all’inserimento, in un unico flusso

Pubblica l’annuncio, filtra i candidati, coordina i colloqui e prepara l’inserimento senza uscire da Kimobox. Il processo di selezione ha lo stesso controllo e la stessa tracciabilità di qualsiasi altro processo aziendale.

Che cos’è un ATS e cosa aggiunge qui

Un ATS (Applicant Tracking System) è il sistema che mette ordine in un processo di selezione: raccoglie le candidature, le mantiene in uno stato noto, coordina i colloqui e documenta perché ogni persona è stata esclusa. Kimobox lo tratta come un qualsiasi altro processo della piattaforma, con il vantaggio che, quando la candidatura diventa un’assunzione, lo stesso flusso prosegue verso l’inserimento senza cambiare strumento né reinserire i dati.

Contenuto revisionato il 17 ottobre 2026

Conservazione dei curriculum: Periodo limitato e giustificato Il GDPR non fissa un numero; l’AEPD ritiene ragionevole un anno salvo rinnovo del consenso
Decisioni automatizzate: Art. 22 del GDPR Il candidato ha diritto a non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato
IA nella selezione: Sistema ad alto rischio L’allegato III del Regolamento (UE) 2024/1689 include occupazione e selezione del personale; applicabile dal 2 dicembre 2027
Parità (Spagna): RD 901/2020 e RD 902/2020 Piani per la parità e audit retributivo nelle aziende con almeno 50 persone
Continuità: Dal candidato all’assunzione, senza salti La scheda della persona sopravvive al cambio di stato

Richiesta di personale

Il responsabile d’area chiede di coprire una posizione indicando profilo e motivo, e le HR la approvano prima di pubblicarla.

Pipeline dei candidati

Ogni candidatura attraversa le fasi (ricevuta, colloquio, offerta) con lo storico di chi ha deciso cosa.

Coordinamento dei colloqui

Agenda condivisa tra i selezionatori, senza scambi di e-mail per trovare uno spazio libero.

Checklist di inserimento

Documenti, dotazioni, accessi e formazione iniziale del nuovo dipendente, pronti prima del suo primo giorno.

Cosa copre

Dalla posizione aperta al primo giorno

Richiesta e approvazione di nuove posizioni
Pipeline dei candidati per fasi con storico
Coordinamento dei colloqui tra più responsabili
Schede di valutazione per candidato
Offerta e accettazione con firma elettronica
Checklist di inserimento (onboarding) del nuovo dipendente

Esempi reali

Ciò che si mette davvero in ordine

Ingegneria · profili introvabili

Curriculum sparsi in tre caselle di posta

Prima Candidature nella casella delle HR, in quella del direttore tecnico e su un portale di annunci. I contatti si duplicano e si perdono persone valide.

Dopo Tutti i canali confluiscono nello stesso bacino, con rilevamento dei duplicati e stato visibile. Nessuno richiama più un candidato già escluso tre mesi prima.

Industria · campagna stagionale

Quaranta inserimenti in due settimane

Prima Ogni assunzione obbliga a ripetere a mano il contratto, la documentazione di sicurezza, la richiesta del DPI e il badge di accesso.

Dopo L’assunzione avvia l’intero flusso di inserimento. Il primo giorno la persona ha la formazione assegnata, il DPI richiesto e la credenziale pronta.

Pubblica amministrazione · concorso

Bando con esame e graduatoria

Prima Fogli di calcolo con i punteggi, e-mail con le convocazioni e nessuna registrazione solida se qualcuno presenta ricorso.

Dopo Bando, iscrizione, prova e graduatoria nella stessa pratica, con la tracciabilità di ogni punteggio e di chi l’ha inserito.

Lessico

Lessico della selezione

ATS: Applicant Tracking System. Sistema di tracciamento delle candidature: registra ogni candidato, la sua fase e lo storico delle interazioni dall’iscrizione alla chiusura del processo.
Imbuto di selezione: Sequenza delle fasi attraversate da una candidatura e quota che supera ciascuna di esse. È ciò che permette di capire se il problema sta nell’attrazione o nel filtro.
Time to hire: Giorni trascorsi tra l’apertura della posizione e l’accettazione dell’offerta. Diverso dal time to fill, che arriva fino all’effettivo ingresso in azienda.
Onboarding: Insieme delle attività che rendono operativa una persona: contratto, documenti, formazione iniziale, dotazioni e accessi. Quando è modellato, la prima settimana smette di essere improvvisata.
Decisione automatizzata: Esclusione o selezione prodotta senza un intervento umano significativo. Il GDPR riconosce al candidato il diritto di ottenere l’intervento umano e di contestare la decisione.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

Sostituisce un portale pubblico di annunci di lavoro?

Non pubblica l’offerta su portali esterni; gestisce il processo interno dal momento in cui arriva la candidatura.

Più responsabili possono valutare lo stesso candidato?

Sì, ogni selezionatore registra la propria valutazione e tutto resta nella stessa scheda del candidato.

Si collega al portale del dipendente?

Sì: quando l’offerta viene accettata, l’inserimento alimenta direttamente la registrazione nel portale del dipendente.

Per quanto tempo si possono conservare i curriculum?

Il GDPR non fissa un numero. L’AEPD (l’autorità spagnola per la protezione dei dati) ritiene ragionevole conservare la candidatura per la durata del processo e, se la si vuole tenere in archivio, informarne il candidato e rivedere il consenso dopo un certo periodo, di solito un anno.

Si può usare l’IA per filtrare i candidati?

Si può usare per ordinare e riassumere, ma il Regolamento europeo sull’IA classifica i sistemi di selezione del personale come ad alto rischio e richiede una supervisione umana effettiva. In Kimobox l’IA propone e l’esclusione la conferma una persona identificata.

Resta registrato perché qualcuno è stato escluso?

Sì, con il motivo, la fase e chi ha preso la decisione. Oltre a essere una buona prassi, è ciò che permette di rispondere se un candidato esercita i propri diritti o se arriva un reclamo per discriminazione.

Si può pubblicare la posizione su più portali?

Le offerte si gestiscono in Kimobox e si diffondono attraverso i canali che usate. Le candidature che arrivano da ogni canale confluiscono nello stesso bacino, con rilevamento dei duplicati.

Funziona per selezioni interne o con esame?

Sì. Bando, iscrizione, prova, correzione e graduatoria vivono nella stessa pratica, con la tracciabilità di ogni punteggio e di chi l’ha inserito, ed è questo che rende difendibile una selezione se qualcuno la impugna.

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Pagine correlate

Fonti

Da dove arriva ogni dato

Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.

Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 22: processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche EUR-Lex · Applicabile dal 25 maggio 2018
Regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale, allegato III EUR-Lex · 13 giugno 2024
Regolamento (UE) 2026/1744 (Omnibus digitale sull’IA), che modifica il Regolamento (UE) 2024/1689 EUR-Lex · 24 luglio 2026
Real Decreto 901/2020, por el que se regulan los planes de igualdad (piani per la parità) BOE-A-2020-12214 · 14 ottobre 2020

Software per la selezione del personale e l’onboarding

Il modulo di selezione del personale di Kimobox gestisce la richiesta e l’approvazione delle posizioni, la pipeline dei candidati per fasi e il coordinamento dei colloqui tra più responsabili, con lo storico di ogni decisione.

All’accettazione dell’offerta, la checklist di inserimento prepara documenti, accessi e formazione iniziale prima del primo giorno del nuovo dipendente, collegando selezione e portale del dipendente nello stesso sistema.