Timbratura ovunque
Web, app mobile con geolocalizzazione facoltativa o terminale con badge o PIN.
Controllo dell’orario
La registrazione dell’orario di lavoro, risolta e senza discussioni
Timbratura da smartphone, browser o terminale in stabilimento. Registro giornaliero inalterabile, saldi calcolati da soli e il report pronto se chiama l’Ispettorato.
Cosa richiede la legge e come si rispetta
La registrazione dell’orario di lavoro è obbligatoria in Spagna per tutto il personale dal 12 maggio 2019: bisogna annotare l’ora esatta di inizio e di fine di ogni lavoratore, giorno per giorno, e conservare quei dati per quattro anni a disposizione del lavoratore stesso, dei suoi rappresentanti legali e dell’Inspección de Trabajo. Kimobox gestisce la timbratura da smartphone, browser o terminale in stabilimento, calcola i saldi in autonomia e lascia il report pronto nel formato richiesto durante un’ispezione.
- Norma che lo impone
- Art. 34.9 dello Estatuto de los Trabajadores Nella formulazione del Real Decreto-ley 8/2019, in vigore dal 12 maggio 2019
- Cosa annotare
- Ora esatta di inizio e di fine, ogni giorno Per tutto il personale, compresi i contratti part-time e chi lavora da remoto
- Periodo di conservazione
- 4 anni Accessibile al lavoratore, ai rappresentanti legali e all’Ispettorato del lavoro
- Sanzione per inadempimento
- Da 751 a 7.500 € Infrazione grave dell’art. 7.5 LISOS, con gli importi dell’art. 40.1.b) dopo la Ley 10/2021
- Lavoro da remoto
- Stesso obbligo di registrazione Art. 14 della Ley 10/2021, del 9 luglio
Geolocalizzazione in tempo reale
Per il personale in mobilità o commerciale: vedi sulla mappa chi è in servizio e come si sposta, in diretta, non solo dove ha timbrato.
Saldi automatici
Ore ordinarie, straordinari, lavoro notturno e banca ore sempre aggiornati.
Report per l’ispezione
Esportabile per lavoratore e periodo, con il registro conservato per quattro anni.
Registro inalterabile
Ogni modifica lascia traccia: chi, quando e perché.
Cosa include
Dalla timbratura alla chiusura del mese
- Calendari e turni per sede e contratto collettivo
- Timbratura con pause, trasferte e lavoro da remoto
- Geolocalizzazione in tempo reale per il personale in trasferta o presso i clienti
- Richiesta e approvazione di ferie e assenze
- Avvisi su riposo minimo e superamento dell’orario
- Convalida mensile da parte di responsabile e lavoratore
- Esportazione degli eventi verso il software paghe o lo studio paghe
Esempi reali
Situazioni che si risolvono da sole
Edilizia · personale in cantiere
Timbrare dove non c’è un ufficio
Prima Foglio ore compilato a memoria dal capocantiere a fine settimana. Se l’Ispettorato chiede il registro giornaliero, semplicemente non esiste.
Dopo Timbratura da smartphone con geofence per cantiere. Ogni registrazione riporta l’ora reale e la posizione di verifica, e l’elenco per lavoratore e periodo si scarica con un clic.
Ufficio tecnico · orario flessibile
Saldi ore che non tornano a nessuno
Prima Foglio di calcolo con formule ereditate che capisce una sola persona. Ogni chiusura del mese porta con sé una discussione sulle ore di qualcuno.
Dopo Il saldo si calcola sul calendario del contratto collettivo e il lavoratore lo vede ogni giorno nel suo portale. Le discrepanze si sollevano subito, non sei settimane dopo.
Commercio · più punti vendita
Turni spezzati e pause
Prima Si registrano entrata e uscita, ma non la pausa pranzo, quindi le ore effettive non coincidono mai con il prospetto turni.
Dopo Timbrature di pausa distinte e prospetto turni collegato, con avviso al responsabile se qualcuno supera il massimo giornaliero o non fruisce delle dodici ore di riposo tra una giornata e l’altra.
Lessico
Che cosa significa ogni termine
- Registrazione dell’orario
- Annotazione giornaliera e oggettiva dell’ora di inizio e di fine della giornata di ogni lavoratore. Non bastano il conteggio mensile né l’orario teorico del contratto.
- Orario effettivo
- Tempo di lavoro reale, al netto delle pause che il contratto collettivo non considera tempo di lavoro. È la grandezza su cui si calcolano gli straordinari.
- Riposo tra due giornate
- Minimo di dodici ore tra la fine di una giornata e l’inizio della successiva, secondo l’art. 34.3 dello Estatuto de los Trabajadores.
- Inalterabilità
- Garanzia che una timbratura non possa essere modificata di nascosto. Le correzioni legittime esistono, ma restano registrate con autore, data e motivo.
- LISOS
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), la legge spagnola su infrazioni e sanzioni in materia di lavoro. È la norma che qualifica l’inadempimento del registro e fissa l’importo della sanzione.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Va bene per il personale senza computer?
Sì: app mobile, totem in stabilimento o terminale con badge.
La geolocalizzazione in tempo reale è obbligatoria?
No, si attiva solo per i profili che decidi tu, come il personale commerciale o i tecnici in trasferta, con il loro consenso.
E il lavoro da remoto?
Si registra allo stesso modo, con l’indicazione della modalità e senza bisogno di geolocalizzare.
Si può correggere una timbratura dimenticata?
Sì, con richiesta del lavoratore e approvazione del responsabile, lasciando traccia della correzione.
Basta un Excel firmato?
Legalmente può bastare se riporta l’ora esatta di inizio e di fine di ogni giorno e viene conservato per quattro anni. In pratica, un file modificabile da chiunque è difficile da difendere in caso di contestazione, e ricostruirlo a posteriori è esattamente ciò che la norma voleva evitare.
Bisogna registrare anche i dirigenti?
Sì. L’obbligo dell’art. 34.9 riguarda tutto il personale dipendente. Restano escluse solo figure specifiche come l’alta dirigenza del RD 1382/1985 e i soci lavoratori in determinati regimi.
Il registro deve essere firmato dal lavoratore?
La norma non lo richiede. Richiede che sia giornaliero, oggettivo, affidabile e accessibile. La firma è una prassi aggiuntiva che alcune aziende mantengono per abitudine.
Si può modificare una timbratura errata?
Sì, ed è bene poterlo fare: gli errori capitano. L’importante è che la correzione resti registrata come tale, con il valore precedente, quello nuovo, l’autore e il motivo. Un sistema che consente di riscrivere senza traccia è peggio di uno che non consente di correggere.
Quale report chiede esattamente l’Ispettorato del lavoro?
Di solito il registro giornaliero di un periodo e di determinati lavoratori, con l’ora di inizio e di fine di ogni giornata. Kimobox lo genera in PDF e in foglio di calcolo, filtrato per sede, lavoratore e date.
E il personale che lavora da remoto?
Si registra allo stesso modo. L’art. 14 della Ley 10/2021 lo prevede espressamente e aggiunge che il registro deve riflettere il tempo di lavoro effettivo, compresi i momenti di inizio e fine della giornata.
Per quanto tempo vanno conservate le registrazioni?
Quattro anni, a disposizione del lavoratore, dei rappresentanti legali e dell’Ispettorato del lavoro. Kimobox le mantiene accessibili per tutto quel periodo senza che nessuno debba archiviare nulla.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo (misure urgenti sulla registrazione dell’orario) BOE-A-2019-3481 · 12 marzo 2019
- Guía sobre el registro de jornada (guida alla registrazione dell’orario di lavoro) Ministerio de Trabajo y Economía Social · Maggio 2019
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), artt. 7.5 e 40.1.b) BOE-A-2000-15060 · Testo consolidato
- Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (lavoro a distanza) BOE-A-2021-11472 · 10 luglio 2021
Software di rilevazione presenze e registrazione obbligatoria dell’orario
Il modulo di rilevazione presenze di Kimobox copre la registrazione obbligatoria dell’orario di lavoro prevista in Spagna: timbratura via web, app e terminale, calcolo automatico di ore ordinarie e straordinarie, gestione di pause, turni e calendari per contratto collettivo.
Le registrazioni sono inalterabili, conservano lo storico per quattro anni e consentono di generare i report esigibili durante un’ispezione del lavoro, oltre a esportare gli eventi verso il software paghe o lo studio paghe.