Acquisizione certificata
Software omologato: l’immagine ha lo stesso valore della carta.
Digitalizzazione certificata
Butta la carta, a norma di legge
Digitalizzazione certificata di fatture e scontrini secondo la normativa dell’AEAT, l’agenzia delle entrate spagnola: la copia elettronica sostituisce l’originale cartaceo e l’IA estrae i dati per la contabilizzazione.
Cosa consente e cosa richiede l’AEAT
La digitalizzazione certificata è la procedura, disciplinata dall’Orden EHA/962/2007 e sviluppata dall’AEAT, che in Spagna consente di sostituire la fattura cartacea con la sua immagine elettronica e di distruggere l’originale. Richiede un software omologato, la firma del file risultante e un database che colleghi immagine e registrazione contabile. Kimobox copre questo circuito e aggiunge l’estrazione dei dati con intelligenza artificiale, così la fattura arriva all’ERP con le righe già identificate.
- Norma di riferimento
- Orden EHA/962/2007, art. 7 Sviluppata dalla Resolución dell’AEAT del 24 ottobre 2007
- Requisito chiave
- Software di digitalizzazione omologato L’omologazione la concede l’Agencia Tributaria al programma, non all’azienda
- Effetto
- Consente di distruggere l’originale cartaceo L’immagine firmata acquisisce il valore probatorio dell’originale
- Sistemi di fatturazione
- RD 1007/2023 (Verifactu) Scadenze del Real Decreto-ley 15/2025: 1° gennaio 2027 per i soggetti all’imposta sulle società e 1° luglio 2027 per gli altri
- Fattura elettronica B2B
- Art. 12 della Ley 18/2022 e RD 238/2026 Esigibile dodici mesi dopo l’entrata in vigore della Orden HAC/1028/2026 (6 ottobre 2026) per chi fattura più di 8 milioni di euro, e ventiquattro mesi dopo per tutti gli altri
Estrazione con IA
Fornitore, imponibile, IVA, ritenuta e scadenza riconosciuti automaticamente.
Circuito di approvazione
Benestare per responsabile, centro di costo e progetto.
Uscita verso la contabilità
Scrittura proposta e inviata al tuo ERP senza ridigitare.
Cosa risolve
Dalla casella di posta alla scrittura contabile
- Ingresso via e-mail, scanner o smartphone
- Confronto automatico con ordine e DDT
- Rilevamento di duplicati e di fatture senza ordine
- Approvazione per importo, fornitore e sede
- Archivio elettronico con ricerca nel testo
- Conservazione secondo i termini fiscali
Quadro normativo
Conforme alla normativa dell’Agencia Tributaria
Esempi reali
Dal raccoglitore alla scrittura contabile
Distribuzione · 1.200 fatture al mese
Digitazione manuale delle fatture d’acquisto
Prima Due persone inseriscono fornitore, imponibile, IVA e conto contabile fattura per fattura. Gli errori emergono alla quadratura del trimestre.
Dopo La fattura arriva via e-mail o scanner, l’IA identifica fornitore, importi e imposte e la scrittura viene proposta sulla base dello storico di quel fornitore. La persona controlla, non digita.
Impresa edile · cantieri sparsi
DDT che non arrivano mai in ufficio
Prima Il DDT viaggia nella cartella del capocantiere finché qualcuno non lo porta in amministrazione. A volte ci vuole un mese; a volte non salta fuori.
Dopo Lo si fotografa in cantiere il giorno stesso e resta collegato al suo ordine e al suo centro di costo. La chiusura mensile smette di aspettare la carta.
PMI manifatturiera
Metri di raccoglitori per obbligo fiscale
Prima Quattro anni di fatture cartacee che occupano una stanza, per sicurezza.
Dopo Digitalizzazione certificata e distruzione dell’originale con copertura normativa. Ciò che si conserva è l’immagine firmata, consultabile e reperibile.
Lessico
Concetti di fatturazione elettronica
- Digitalizzazione certificata
- Processo con cui si ottiene l’immagine di un documento cartaceo tramite software omologato dall’AEAT, con firma del risultato, che consente di fare a meno dell’originale.
- Fattura elettronica
- Fattura emessa e ricevuta in formato elettronico strutturato. Non è la stessa cosa di un PDF inviato per e-mail: ciò che la definisce è che il dato sia elaborabile da una macchina.
- Verifactu
- Modalità dei sistemi informatici di fatturazione che trasmette in modo continuo le registrazioni di fatturazione all’Agencia Tributaria, disciplinata dal Real Decreto 1007/2023.
- Facturae
- Formato XML di fattura elettronica usato in Spagna, obbligatorio nella fatturazione alle pubbliche amministrazioni tramite FACe.
- Registrazione di fatturazione
- Annotazione concatenata e inalterabile che il sistema genera per ogni fattura emessa, con l’impronta della registrazione precedente. È il meccanismo che impedisce di cancellare una fattura senza lasciare traccia.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Posso distruggere la carta?
Con la digitalizzazione certificata tramite software omologato sì, rispettando i requisiti dell’AEAT.
Contempla la fattura elettronica?
Sì, si elaborano sia fatture cartacee digitalizzate sia fatture elettroniche strutturate.
Quadra con gli ordini?
Il confronto con ordine e DDT è automatico e segnala gli scostamenti.
Cosa richiede l’AEAT per poter distruggere la carta?
Che la digitalizzazione avvenga con software omologato dall’Agenzia, che il risultato venga firmato e che esista un database che colleghi l’immagine alla sua registrazione. Lo prevedono l’art. 7 dell’Orden EHA/962/2007 e la Resolución dell’AEAT di ottobre 2007.
Che cos’è Verifactu e chi riguarda?
È la modalità dei sistemi informatici di fatturazione spagnoli che trasmette le registrazioni all’Agencia Tributaria in modo continuo, disciplinata dal RD 1007/2023. Il Real Decreto-ley 15/2025 ha rinviato le scadenze: i sistemi devono essere adeguati entro il 1° gennaio 2027 per i soggetti all’imposta sulle società ed entro il 1° luglio 2027 per tutti gli altri.
Un PDF inviato per e-mail è una fattura elettronica?
Non in senso stretto. Ciò che definisce la fattura elettronica è che il dato sia strutturato ed elaborabile da una macchina, come nel formato spagnolo Facturae. Un PDF è un’immagine da interpretare.
Come si evita di pagare due volte la stessa fattura?
Con il rilevamento dei duplicati per fornitore, numero e data, e con il confronto con ordine e DDT. È uno dei controlli più apprezzati quando i volumi sono alti.
Per quanto tempo vanno conservate le fatture?
In Spagna quattro anni, per il termine generale di prescrizione tributaria dell’art. 66 della Ley General Tributaria, fermi restando i termini più lunghi imposti da altri obblighi, come quelli civilistici.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- Orden EHA/962/2007, art. 7 (digitalizzazione certificata delle fatture) BOE-A-2007-7411 · 14 aprile 2007
- Real Decreto 1007/2023, Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (requisiti dei sistemi di fatturazione) BOE-A-2023-24840 · 6 dicembre 2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (legge «Crea y Crece»), art. 12 BOE-A-2022-15818 · 29 settembre 2022
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, che modifica il Real Decreto 1007/2023 (disposizione finale prima) BOE-A-2025-24446 · 3 dicembre 2025
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, che disciplina la fatturazione elettronica obbligatoria tra imprenditori e professionisti BOE-A-2026-7295 · 31 marzo 2026
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, che disciplina la soluzione pubblica di fatturazione elettronica BOE-A-2026-20587 · 5 ottobre 2026
- Informazioni sui sistemi informatici di fatturazione e su Verifactu Agencia Tributaria · Sede elettronica
Digitalizzazione certificata delle fatture e gestione documentale
La digitalizzazione certificata delle fatture di Kimobox consente di sostituire il documento originale cartaceo con la sua copia elettronica secondo i requisiti dell’Agencia Tributaria spagnola, con estrazione automatica dei dati tramite intelligenza artificiale.
Il circuito delle fatture passive comprende l’ingresso via e-mail, scanner o smartphone, il confronto automatico con ordine e DDT, il rilevamento dei duplicati, l’approvazione per centro di costo e l’esportazione della scrittura contabile verso l’ERP.