Digitalització certificada

Llença el paper, legalment

Digitalització certificada de factures i tiquets conforme a la normativa de l'AEAT: la còpia electrònica substitueix l'original en paper i la IA extreu les dades per comptabilitzar.

Què permet i què exigeix l'AEAT

La digitalització certificada és el procediment, regulat per l'Ordre EHA/962/2007 i desenvolupat per l'AEAT, que permet substituir la factura en paper per la seva imatge electrònica i destruir l'original. Requereix programari homologat, signatura del fitxer resultant i una base de dades que relacioni imatge i registre comptable. Kimobox cobreix aquest circuit i hi afegeix l'extracció de dades amb intel·ligència artificial perquè la factura arribi a l'ERP amb les línies ja identificades.

Contingut revisat el 25 de agost de 2026

Norma que ho regula: Ordre EHA/962/2007, art. 7 Desenvolupada per la Resolució de l'AEAT de 24 d'octubre de 2007
Requisit clau: Programari de digitalització homologat L'homologació la concedeix l'Agència Tributària al programa, no a l'empresa
Efecte: Permet destruir l'original en paper La imatge signada passa a tenir el valor probatori de l'original
Sistemes de facturació: RD 1007/2023 (Verifactu) Terminis fixats pel RD 254/2025: 1 de gener de 2026 per a l'Impost sobre Societats i 1 de juliol de 2026 per a la resta
Factura electrònica B2B: Art. 12 de la Llei 18/2022 Llei Crea i Creix; la seva exigibilitat depèn del reglament de desenvolupament

Captura certificada

Programari homologat: la imatge té el mateix valor que el paper.

Extracció amb IA

Proveïdor, base, IVA, retenció i venciment reconeguts automàticament.

Circuit d'aprovació

Conformitat per responsable, centre de cost i projecte.

Sortida a comptabilitat

Assentament proposat i enviat al teu ERP sense retecleig.

Què resol

De la safata d'entrada a l'assentament

Entrada per correu, escàner o mòbil
Confrontació automàtica amb la comanda i l'albarà
Detecció de duplicats i de factures fora de comanda
Aprovació per import, proveïdor i centre
Arxiu electrònic amb cerca per contingut
Conservació conforme als terminis fiscals

Marc normatiu

Conforme a la normativa de l'Agència Tributària

Agencia Tributaria (AEAT)

La digitalització certificada segueix els requisits tècnics que exigeix l'AEAT.

Exemples reals

De l'arxivador a l'assentament comptable

Distribució · 1.200 factures al mes

Teclejar factures de compra a mà

Abans Dues persones introdueixen proveïdor, base, IVA i compte comptable factura per factura. Els errors es detecten en quadrar el trimestre.

Després La factura entra per correu o escàner, la IA identifica proveïdor, imports i impostos, i l'assentament es proposa contra l'històric d'aquell proveïdor. La persona revisa, no teclegja.

Constructora · obra distribuïda

Albarans que mai arriben a l'oficina

Abans L'albarà viatja a la carpeta del cap d'obra fins que algú el porta a administració. De vegades triga un mes; de vegades no apareix.

Després Es fotografia a l'obra el mateix dia i queda vinculat a la seva comanda i al seu centre de cost. El tancament mensual deixa d'esperar el paper.

Pime industrial

Metres d'arxivador per obligació fiscal

Abans Quatre anys de factures en paper ocupant una sala, per si de cas.

Després Digitalització certificada i destrucció de l'original amb suport normatiu. El que es conserva és la imatge signada, consultable i localitzable.

Vocabulari

Conceptes de facturació electrònica

Digitalització certificada: Procés d'obtenció de la imatge d'un document en paper mitjançant programari homologat per l'AEAT, amb signatura del resultat, que permet prescindir de l'original.
Factura electrònica: Factura emesa i rebuda en format electrònic estructurat. No és el mateix que un PDF enviat per correu: el que la defineix és que la dada sigui processable per màquina.
Verifactu: Modalitat dels sistemes informàtics de facturació que remet els registres de facturació a l'Agència Tributària de manera continuada, regulada pel Reial decret 1007/2023.
Facturae: Format XML de factura electrònica utilitzat a Espanya, obligatori en la facturació a les administracions públiques a través de FACe.
Registre de facturació: Anotació encadenada i inalterable que el sistema genera per cada factura emesa, amb empremta del registre anterior. És el mecanisme que impedeix esborrar una factura sense deixar rastre.

Preguntes freqüents

El que ens pregunten abans de començar

Puc destruir el paper?

Amb digitalització certificada per programari homologat, sí, complint els requisits de l'AEAT.

Contempla la factura electrònica?

Sí, es processen tant factures en paper digitalitzades com factures electròniques estructurades.

Quadra amb les comandes?

La confrontació amb comanda i albarà és automàtica i avisa de les desviacions.

Què exigeix l'AEAT per poder destruir el paper?

Que la digitalització es faci amb programari homologat per l'Agència, que el resultat se signi i que hi hagi una base de dades que relacioni la imatge amb el seu registre. És a l'art. 7 de l'Ordre EHA/962/2007 i a la Resolució de l'AEAT d'octubre de 2007.

Què és Verifactu i a qui afecta?

És la modalitat dels sistemes informàtics de facturació que remet els registres a l'Agència Tributària de manera continuada, regulada pel RD 1007/2023. Els terminis els va fixar el RD 254/2025: 1 de gener de 2026 per als contribuents de l'Impost sobre Societats i 1 de juliol de 2026 per a la resta.

Un PDF per correu és una factura electrònica?

No en sentit estricte. El que defineix la factura electrònica és que la dada sigui estructurada i processable per màquina, com en el format Facturae. Un PDF és una imatge que cal interpretar.

Com s'evita pagar dues vegades la mateixa factura?

Amb detecció de duplicats per proveïdor, número i data, i amb la comprovació contra la comanda i l'albarà. És una de les validacions que més s'agraeixen en volums alts.

Quant de temps cal conservar les factures?

Quatre anys, pel termini general de prescripció tributària de l'art. 66 de la Llei General Tributària, sens perjudici dels terminis més llargs que imposin altres obligacions, com les mercantils.

Porta una factura difícil i la processem en directe

Et mostrem el mòdul funcionant amb dades semblants a les teves.

Demanar una demo

Continua explorant

Pàgines relacionades

Fonts

D'on surt cada dada

Referències al text oficial vigent. Si una norma es revisa, aquesta pàgina s'actualitza i la data de revisió ho reflecteix.

Ordre EHA/962/2007, art. 7 (digitalització certificada de factures) BOE-A-2007-7411 · 14 d'abril de 2007
Reial decret 1007/2023, Reglament de requisits dels sistemes informàtics de facturació BOE-A-2023-24840 · 6 de desembre de 2023
Llei 18/2022, de creació i creixement d'empreses, art. 12 BOE-A-2022-15818 · 29 de setembre de 2022
Informació sobre sistemes informàtics de facturació i Verifactu Agència Tributària · Seu electrònica

Digitalització certificada de factures i gestió documental

La digitalització certificada de factures de Kimobox permet substituir el document original en paper per la seva còpia electrònica conforme als requisits de l'Agència Tributària, amb extracció automàtica de dades mitjançant intel·ligència artificial.

El circuit de factura de proveïdor inclou entrada per correu, escàner o mòbil, confrontació automàtica amb comanda i albarà, detecció de duplicats, aprovació per centre de cost i exportació de l'assentament comptable a l'ERP.