Lectura intel·ligent
Import, base, IVA, data i proveïdor reconeguts sense teclejar res.
Gestió de despeses amb IA
Fes la foto. La IA fa la resta.
L'empleat fotografia el tiquet i la intel·ligència artificial extreu import, impostos, proveïdor i concepte, aplica la política de despesa i deixa la liquidació llesta per aprovar.
Com funciona el circuit
Una nota de despeses triga menys a presentar-se que a revisar-se. Kimobox inverteix aquest repartiment: l'empleat fotografia el tiquet, un model d'intel·ligència artificial n'extreu proveïdor, data, base imposable, tipus d'IVA i concepte, i la plataforma aplica la política de despesa de l'empresa abans que ningú miri res. El que arriba a l'aprovador ja ve classificat, amb els límits comprovats i els duplicats marcats.
- Digitalització certificada
- Permet destruir el paper Ordre EHA/962/2007 i Resolució de 24 d'octubre de 2007 de l'AEAT
- Deduïbilitat de l'IVA
- Exigeix factura completa Art. 97 de la Llei 37/1992: el tiquet simplificat sense NIF no dona dret a deducció
- Dietes exemptes
- Límits de l'art. 9 del RIRPF Reial decret 439/2007; varien segons hi hagi o no pernoctació i sigui Espanya o l'estranger
- Quilometratge exempt
- 0,26 €/km Quantia vigent després de l'Ordre HFP/792/2023, de 12 de juliol
- Conservació
- 4 anys Termini general de prescripció tributària de l'art. 66 de la Llei 58/2003
Política aplicada sola
Límits per categoria, dietes i quilometratge comprovats a l'instant.
Aprovació en un clic
El responsable veu només el que surt de la norma.
Comptabilització directa
La liquidació aprovada viatja al teu ERP amb el seu compte i el seu centre de cost.
Què inclou
Del tiquet a l'assentament comptable
- App mòbil amb captura i classificació automàtica
- Detecció de duplicats i de despeses fora de política
- Quilometratge amb càlcul de ruta i tarifa per conveni
- Bestretes, targetes d'empresa i conciliació
- Fluxos d'aprovació per import i per centre
- Exportació comptable i a nòmina
Exemples reals
On se'n va el temps avui
Comercial · equip de ruta
El sobre de tiquets de final de mes
Abans Dotze comercials lliuren un sobre amb tiquets grapats. Administració teclegja cada línia i persegueix els que falten.
Després Cada tiquet es fotografia el mateix dia. La liquidació es tanca sola l'últim dia del mes amb el que hi ha, i el que falta es reclama al comercial, no es busca en un sobre.
Consultoria · despesa repercutible
Despeses que no es refacturen al client
Abans La despesa s'aprova però ningú l'associa al projecte, així que en facturar s'obliden viatges que el contracte permetia repercutir.
Després Cada despesa s'imputa al seu projecte en el moment de presentar-la. En facturar, la llista de repercutibles ja està muntada.
Indústria · política de despesa
Límits que només existeixen en un PDF
Abans La política diu quaranta euros de menjar, però la comprovació depèn que l'aprovador se'n recordi i vulgui discutir-ho.
Després El límit s'aplica en presentar: per sobre, la despesa exigeix justificació i aprovació addicional. La conversa incòmoda la té el sistema, no el cap.
Vocabulari
Fiscalitat de la despesa, en curt
- Digitalització certificada
- Procés d'escaneig mitjançant programari homologat per l'AEAT que atorga a la imatge el mateix valor que a l'original en paper, i permet destruir-lo. Està regulat a l'Ordre EHA/962/2007.
- Factura simplificada
- El que col·loquialment s'anomena tiquet. Només permet deduir l'IVA si inclou el NIF i el domicili del destinatari, per la qual cosa convé demanar factura completa quan l'import ho justifica.
- Dieta
- Quantitat que l'empresa abona per manutenció i estada durant un desplaçament. Està exempta d'IRPF fins als límits del reglament; per sobre, tributa com a salari.
- OCR
- Reconeixement òptic de caràcters. Converteix la imatge en text, però no entén què és cada número. La part que interpreta import, impost i concepte és el model que treballa sobre aquest text.
- Despesa repercutible
- Despesa que, per contracte, es pot facturar al client. Si no s'identifica en presentar-la, a la pràctica es perd.
Preguntes freqüents
El que ens pregunten abans de començar
Què passa si la IA s'equivoca?
L'empleat corregeix el camp i el sistema aprèn del patró dels teus tiquets habituals.
Cal guardar el paper?
No, si es combina amb digitalització certificada de factures i tiquets.
Es connecta amb la comptabilitat?
Sí, exporta l'assentament amb compte, centre de cost i projecte.
Quin és el límit de dieta exempt d'IRPF?
El fixa l'art. 9 del Reglament de l'IRPF i depèn de si hi ha pernoctació i de si el desplaçament és a Espanya o a l'estranger. Els imports que superin aquests límits tributen com a rendiment del treball, i la plataforma els separa perquè la nòmina els reculli bé.
Quant es pot abonar per quilometratge sense tributar?
La quantia exempta és de 0,26 euros per quilòmetre des de l'Ordre HFP/792/2023, sempre que es justifiqui la realitat del desplaçament. Per sobre d'aquesta xifra, l'excés tributa.
Un tiquet permet deduir l'IVA?
No per si sol. La factura simplificada només dona dret a deducció si incorpora el NIF i el domicili del destinatari, segons l'art. 97 de la Llei de l'IVA. Per això convé demanar factura completa quan l'import ho justifica.
Es pot destruir el tiquet en paper?
Sí, si la captura es fa mitjançant digitalització certificada amb programari homologat per l'Agència Tributària. Aquest és precisament l'efecte que persegueix l'Ordre EHA/962/2007.
Es poden imputar les despeses a un projecte o client?
Sí, en el moment de presentar-les. És el que evita que en facturar s'oblidin viatges que el contracte permetia repercutir, que és on més diners es perden en silenci.
Calcula quant temps et menja avui el full de despeses
Et mostrem el mòdul funcionant amb dades semblants a les teves.
Continua explorant
Pàgines relacionades
Llença el paper, legalment
Digitalització certificada de factures i tiquets conforme a la normativa de l'AEAT: la còpia electrònica…
Tot el de RH sense passar per RH
Fitxatges, vacances, despeses, nòmines i documentació en un portal que l'empleat fa servir des del mòbil i…
Automatització de processos amb IA
La IA treballa dins dels teus processos, no al marge: llegeix documents, extreu dades, classifica…
Nòmines lliurades soles, amb justificant de recepció
La nòmina generada a A3 o Sage X3 arriba sola al portal de l'empleat, amb avís automàtic, justificant de…
Fonts
D'on surt cada dada
Referències al text oficial vigent. Si una norma es revisa, aquesta pàgina s'actualitza i la data de revisió ho reflecteix.
- Ordre EHA/962/2007, sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures BOE-A-2007-7411 · 14 d'abril de 2007
- Reial decret 439/2007, Reglament de l'IRPF, art. 9 (dietes i despeses de locomoció) BOE-A-2007-6820 · Text consolidat
- Llei 37/1992 de l'Impost sobre el Valor Afegit, art. 97 (requisits formals de la deducció) BOE-A-1992-28740 · Text consolidat
Programari de gestió de notes de despeses amb intel·ligència artificial
La gestió de despeses de Kimobox utilitza intel·ligència artificial per llegir tiquets i factures des del mòbil, extreure import, impostos, data i proveïdor, i classificar la despesa segons la política de l'empresa sense introducció manual de dades.
El mòdul gestiona dietes, quilometratge, bestretes i targetes d'empresa, aplica fluxos d'aprovació per import i centre de cost, detecta duplicats i exporta les liquidacions aprovades a la comptabilitat o a la nòmina.