Spesenmanagement mit KI

Foto machen. Den Rest erledigt die KI.

Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg, und die künstliche Intelligenz erkennt Betrag, Steuern, Lieferant und Verwendungszweck, wendet die Spesenrichtlinie an und legt die Abrechnung zur Freigabe vor.

So funktioniert der Ablauf

Eine Spesenabrechnung ist schneller eingereicht als geprüft. Kimobox kehrt dieses Verhältnis um: Der Mitarbeiter fotografiert den Beleg, ein KI-Modell erkennt Lieferant, Datum, Bemessungsgrundlage, Umsatzsteuersatz und Verwendungszweck, und die Plattform wendet die Spesenrichtlinie des Unternehmens an, bevor jemand überhaupt hinsieht. Was beim Freigebenden ankommt, ist bereits kategorisiert, die Grenzen sind geprüft und Duplikate markiert.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Zertifizierte Digitalisierung: Erlaubt die Vernichtung des Papiers Orden EHA/962/2007 und Resolución der spanischen Steuerbehörde AEAT vom 24. Oktober 2007
Vorsteuerabzug: Erfordert eine vollständige Rechnung Art. 97 Ley 37/1992: Eine vereinfachte Rechnung ohne NIF berechtigt nicht zum Abzug
Steuerfreie Tagegelder: Grenzen nach Art. 9 RIRPF Real Decreto 439/2007; abhängig von Übernachtung und davon, ob die Reise ins In- oder Ausland führt
Steuerfreies Kilometergeld: 0,26 €/km Geltender Betrag nach der Orden HFP/792/2023 vom 12. Juli
Aufbewahrung: 4 Jahre Allgemeine steuerliche Verjährungsfrist nach Art. 66 Ley 58/2003

Intelligentes Auslesen

Betrag, Nettobetrag, Umsatzsteuer, Datum und Lieferant erkannt, ohne etwas einzutippen.

Richtlinie automatisch angewendet

Grenzen je Kategorie, Tagegelder und Kilometergeld sofort geprüft.

Freigabe mit einem Klick

Die Führungskraft sieht nur, was von der Regel abweicht.

Direkte Verbuchung

Die freigegebene Abrechnung geht mit Konto und Kostenstelle in Ihr ERP.

Was enthalten ist

Vom Beleg bis zur Buchung

Mobile App mit Erfassung und automatischer Kategorisierung
Erkennung von Duplikaten und richtlinienwidrigen Ausgaben
Kilometergeld mit Routenberechnung und Satz nach Tarifvertrag
Vorschüsse, Firmenkarten und Abgleich
Freigabe-Workflows nach Betrag und Kostenstelle
Export an Buchhaltung und Gehaltsabrechnung

Praxisbeispiele

Wo heute die Zeit verloren geht

Vertrieb · Außendienst

Der Belegumschlag am Monatsende

Vorher Zwölf Außendienstler geben einen Umschlag mit zusammengehefteten Belegen ab. Die Verwaltung tippt jede Zeile ab und läuft fehlenden Belegen hinterher.

Nachher Jeder Beleg wird noch am selben Tag fotografiert. Die Abrechnung schließt am letzten Tag des Monats automatisch mit dem, was vorliegt, und Fehlendes wird beim Mitarbeiter angefordert statt in einem Umschlag gesucht.

Beratung · weiterberechenbare Kosten

Ausgaben, die nicht an den Kunden weiterberechnet werden

Vorher Die Ausgabe wird freigegeben, aber niemand ordnet sie dem Projekt zu, sodass bei der Rechnungsstellung Reisen vergessen werden, die laut Vertrag weiterberechnet werden durften.

Nachher Jede Ausgabe wird beim Einreichen ihrem Projekt zugeordnet. Bei der Rechnungsstellung steht die Liste der weiterberechenbaren Posten bereits.

Industrie · Spesenrichtlinie

Grenzen, die nur in einem PDF existieren

Vorher Die Richtlinie sieht vierzig Euro für ein Essen vor, doch die Prüfung hängt davon ab, ob der Freigebende daran denkt und die Diskussion führen will.

Nachher Die Grenze greift bereits beim Einreichen: Liegt die Ausgabe darüber, braucht sie eine Begründung und eine zusätzliche Freigabe. Das unangenehme Gespräch führt das System, nicht der Chef.

Begriffe

Steuerliches zu Ausgaben, kurz gefasst

Zertifizierte Digitalisierung: Scanverfahren mit einer von der AEAT zugelassenen Software, das dem Bild denselben Wert wie dem Papieroriginal verleiht und dessen Vernichtung erlaubt. Geregelt in der Orden EHA/962/2007.
Vereinfachte Rechnung: Was umgangssprachlich Kassenbon heißt. Sie erlaubt den Vorsteuerabzug nur, wenn sie NIF und Anschrift des Empfängers enthält; bei entsprechenden Beträgen sollte man daher eine vollständige Rechnung verlangen.
Tagegeld: Betrag, den das Unternehmen für Verpflegung und Unterkunft während einer Dienstreise zahlt. Bis zu den Grenzen der Verordnung ist es von der Einkommensteuer befreit; darüber wird es als Lohn versteuert.
OCR: Optische Zeichenerkennung. Sie wandelt das Bild in Text um, versteht aber nicht, was jede Zahl bedeutet. Betrag, Steuer und Verwendungszweck deutet erst das Modell, das auf diesem Text arbeitet.
Weiterberechenbare Ausgabe: Ausgabe, die laut Vertrag dem Kunden in Rechnung gestellt werden darf. Wird sie beim Einreichen nicht als solche gekennzeichnet, geht sie in der Praxis verloren.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Was passiert, wenn sich die KI irrt?

Der Mitarbeiter korrigiert das Feld, und das System lernt aus dem Muster Ihrer üblichen Belege.

Muss der Papierbeleg aufbewahrt werden?

Nein, wenn die Erfassung mit zertifizierter Digitalisierung von Rechnungen und Belegen kombiniert wird.

Ist eine Anbindung an die Buchhaltung möglich?

Ja, der Buchungssatz wird mit Konto, Kostenstelle und Projekt exportiert.

Bis zu welcher Höhe ist ein Tagegeld von der Einkommensteuer (IRPF) befreit?

Das regelt Art. 9 der spanischen Durchführungsverordnung zur Einkommensteuer (Reglamento del IRPF); die Grenze hängt davon ab, ob übernachtet wird und ob die Reise im Inland oder ins Ausland führt. Beträge darüber werden als Arbeitslohn versteuert, und die Plattform weist sie gesondert aus, damit die Gehaltsabrechnung sie korrekt übernimmt.

Wie viel Kilometergeld kann steuerfrei gezahlt werden?

Steuerfrei sind seit der Orden HFP/792/2023 0,26 Euro pro Kilometer, sofern die Fahrt tatsächlich nachgewiesen wird. Was darüber hinausgeht, ist steuerpflichtig.

Berechtigt ein Kassenbon zum Vorsteuerabzug?

Nicht allein. Eine vereinfachte Rechnung berechtigt nur dann zum Abzug, wenn sie die Steuernummer (NIF) und die Anschrift des Empfängers enthält, so Art. 97 des spanischen Umsatzsteuergesetzes. Deshalb lohnt es sich, bei entsprechenden Beträgen eine vollständige Rechnung zu verlangen.

Darf der Papierbeleg vernichtet werden?

Ja, wenn die Erfassung per zertifizierter Digitalisierung mit einer von der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria) zugelassenen Software erfolgt. Genau diese Wirkung bezweckt die Orden EHA/962/2007.

Lassen sich Ausgaben einem Projekt oder Kunden zuordnen?

Ja, bereits beim Einreichen. So wird verhindert, dass bei der Rechnungsstellung Reisen vergessen werden, die laut Vertrag weiterberechnet werden durften – genau dort geht still und leise das meiste Geld verloren.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

Orden EHA/962/2007 über elektronische Rechnungsstellung und elektronische Aufbewahrung von Rechnungen BOE-A-2007-7411 · 14. April 2007
Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF (Einkommensteuer-Durchführungsverordnung), Art. 9 (Tagegelder und Fahrtkosten) BOE-A-2007-6820 · Konsolidierte Fassung
Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido (Umsatzsteuergesetz), Art. 97 (formelle Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs) BOE-A-1992-28740 · Konsolidierte Fassung

Software für Spesenabrechnungen mit künstlicher Intelligenz

Das Spesenmanagement von Kimobox liest Belege und Rechnungen per Smartphone mit künstlicher Intelligenz aus, erkennt Betrag, Steuern, Datum und Lieferant und ordnet die Ausgabe gemäß der Unternehmensrichtlinie zu, ganz ohne manuelle Dateneingabe.

Das Modul verwaltet Tagegelder, Kilometergeld, Vorschüsse und Firmenkarten, wendet Freigabe-Workflows nach Betrag und Kostenstelle an, erkennt Duplikate und exportiert freigegebene Abrechnungen an die Buchhaltung oder die Gehaltsabrechnung.