Mitarbeiterportal

Gehaltsabrechnungen, die sich selbst zustellen – mit Empfangsbestätigung

Die in A3 oder Sage X3 erstellte Gehaltsabrechnung landet im Mitarbeiterportal, ohne dass jemand sie per E-Mail verschicken muss – mit Lesebestätigung, elektronischer Signatur und automatischem Hinweis, dass sie bereitsteht.

Was das Gesetz verlangt und wie der Nachweis gelingt

Die Gehaltsabrechnung auf Papier auszuhändigen, ist in Spanien längst keine Pflicht mehr: Das Gesetz verlangt, dass die Beschäftigten ihren Lohnzettel im amtlichen Muster erhalten und das Unternehmen die Zustellung nachweisen kann. Kimobox übernimmt die von A3 oder Sage X3 erzeugte Datei, verteilt sie an jede Person in ihr Portal, meldet, dass sie bereitsteht, und speichert die Empfangsbestätigung mit Datum und Uhrzeit; wenn das Dokument es erfordert, kommt eine elektronische Signatur hinzu.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Zustellpflicht: Art. 29.1 des Estatuto de los Trabajadores Der Lohnzettel muss dem amtlichen Muster entsprechen, sofern der Tarifvertrag kein anderes vorsieht
Amtliches Muster: Orden ESS/2098/2014 Nahm den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung in den Lohnzettel auf
Zulässiges Medium: Elektronisch, mit Zustellnachweis Die Form ist frei; nachweisen muss man, dass die Person ihn erhalten hat
Aufbewahrung: 4 Jahre Verjährungsfrist für arbeitsrechtliche Verstöße und für das Tätigwerden der Arbeitsinspektion
Datenquelle: A3 Nom, a3innuva oder Sage X3 Die Berechnung bleibt in der Abrechnungssoftware; Kimobox verteilt nur und weist nach

Automatische Veröffentlichung

Die in A3 oder Sage X3 erstellte Abrechnung wird ohne manuelles Zutun im Portal veröffentlicht.

Hinweis an die Beschäftigten

Automatische Benachrichtigung per E-Mail oder Push, sobald die Abrechnung verfügbar ist.

Lesebestätigung

Es wird festgehalten, wann jede Person ihre Abrechnung geöffnet hat.

Elektronische Signatur

Den Empfang der Abrechnung oder einer Mitteilung bestätigen die Beschäftigten direkt am Smartphone.

Abrufbares Archiv

Alle sehen ihre Abrechnungen aus früheren Jahren ein, ohne bei der Personalabteilung nachzufragen.

Mit dem Intranet verbunden

Der Hinweis auf eine neue Abrechnung erscheint auch im Unternehmensintranet.

Was erfasst wird

Von A3 oder Sage X3 aufs Smartphone

Automatische Veröffentlichung der in A3 oder Sage X3 erstellten Abrechnung
Automatischer Hinweis, sobald die Abrechnung verfügbar ist
Lesebestätigung und elektronische Signatur des Empfangs
Abrechnungen früherer Jahre für die Beschäftigten abrufbar
Mitteilungen und Verträge über denselben Zustellweg
Hinweis zusätzlich im Unternehmensintranet sichtbar

Praxisbeispiele

So sieht der Wandel aus

Dienstleister · 300 Beschäftigte

Der monatliche Versand von 300 E-Mails

Vorher Eine Person aus der Verwaltung zerlegt das Abrechnungs-PDF, benennt Datei für Datei um und verschickt dreihundert E-Mails. Jeden Monat geht irgendeine an den Falschen.

Nachher Die Datei wird einmal hochgeladen, und jede Abrechnung erreicht über die Personalnummer ihren Empfänger. Niemand sieht fremde Abrechnungen, und die Verteilung dauert so lange wie ein Upload.

Industrie · Personal ohne Firmen-E-Mail

Wer keine dienstliche E-Mail-Adresse hat

Vorher Abrechnung ausgedruckt und an der Produktionslinie von Hand übergeben, mit einer Unterschriftenliste, die gelegentlich verloren geht.

Nachher Die Mitarbeiterin meldet sich mit ihrem Benutzer in der App an, sieht die Abrechnung ein, und der Zugriff wird protokolliert. Ist eine ausdrückliche Bestätigung nötig, unterschreibt sie am Bildschirm.

Unternehmensgruppe mit mehreren Gesellschaften

Anfragen nach alten Abrechnungen

Vorher Jedes angeforderte Duplikat erfordert die Suche im Archiv des jeweiligen Jahres. Zwei bis drei Anfragen pro Woche.

Nachher Das Archiv liegt im Portal der Beschäftigten selbst. Anfragen an die Verwaltung verschwinden praktisch vollständig.

Begriffe

Klarstellungen, die Ärger ersparen

Individueller Lohnzettel: Gesetzliche Bezeichnung der Gehaltsabrechnung in Spanien (recibo individual de salarios). Er muss dem amtlichen oder dem im Tarifvertrag festgelegten Muster entsprechen und Bezüge und Abzüge klar ausweisen.
Empfangsbestätigung: Nachweis, dass eine bestimmte Person mit Datum und Uhrzeit auf das Dokument zugegriffen hat. Er ersetzt als Zustellbeleg die Unterschrift auf der Verteilerliste.
Fortgeschrittene elektronische Signatur: Signatur, die eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet ist und jede spätere Änderung des Dokuments erkennbar macht, nach Art. 26 der eIDAS-Verordnung. Sie ist das übliche Niveau für Personalunterlagen.
Abrechnungsdatei: Ausgabe der Abrechnungssoftware, meist ein PDF mit allen Lohnzetteln des Zeitraums. Verteilen heißt, sie nach Personen aufzuteilen und jeden Teil der richtigen Personalakte zuzuordnen.
Einverständnis: Erklärung, mit der die Beschäftigten dem Inhalt des Lohnzettels zustimmen. Für die Zustellung ist sie nicht zwingend, viele Unternehmen verlangen sie aber, und es lohnt sich, sie nachweisen zu können.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Wie kommt die Abrechnung aus A3 oder Sage X3 ins Portal?

Die Integration mit A3 oder Sage X3 veröffentlicht das PDF der Abrechnung automatisch im Mitarbeiterportal, ohne manuellen Export oder Versand.

Müssen die Beschäftigten die Abrechnung unterschreiben?

Das ist optional. Sie können nur eine Lesebestätigung oder eine elektronische Signatur des Empfangs einrichten – ganz nach Bedarf Ihres Unternehmens.

Sehen die Beschäftigten Abrechnungen früherer Jahre?

Ja, das gesamte Archiv steht in ihrem Profil bereit, ohne Anfrage bei der Personalabteilung.

Wo wird auf eine neue Abrechnung hingewiesen?

Per E-Mail oder Push-Benachrichtigung und zusätzlich als Hinweis im Unternehmensintranet.

Ist es zulässig, die Abrechnung nur digital zuzustellen?

Ja. Das spanische Recht verlangt, dass die Beschäftigten ihren Lohnzettel im amtlichen Muster erhalten und das Unternehmen die Zustellung nachweisen kann; Papier ist nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, den Nachweis aufzubewahren, dass er beim Empfänger angekommen ist.

Welchen Wert hat die Empfangsbestätigung?

Sie belegt, dass eine identifizierte Person mit Datum und Uhrzeit auf das Dokument zugegriffen hat. Das ist der Nachweis, der die Unterschrift auf der Verteilerliste ersetzt und der vorgelegt wird, falls die Zustellung später bestritten wird.

Kann jemand die Abrechnung einer anderen Person sehen?

Nein. Die Verteilung erfolgt über die Personalnummer, und jede Abrechnung ist mit der jeweiligen Personalakte verknüpft. Niemand greift auf fremde Dokumente zu, und jeder Abruf wird protokolliert.

Lassen sich auf demselben Weg weitere Dokumente zustellen?

Ja: Steuerbescheinigungen, Mitteilungen, Vertragsnachträge, interne Richtlinien. Der Zustellweg mit Bestätigung und optionaler Signatur ist derselbe.

Wie lange bleiben die Abrechnungen im Portal?

Das Archiv bleibt so lange abrufbar, wie das Unternehmen festlegt – mindestens aber die vier Jahre der arbeitsrechtlichen Verjährung in Spanien. Die Beschäftigten können sie jederzeit herunterladen.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

Estatuto de los Trabajadores, art. 29 (liquidación y pago del salario) – spanisches Arbeitnehmerstatut, Abrechnung und Zahlung des Lohns BOE-A-2015-11430 · Konsolidierte Fassung
Orden ESS/2098/2014, por la que se modifica el modelo de recibo individual de salarios (Änderung des amtlichen Lohnzettelmusters) BOE-A-2014-11637 · 11. November 2014
Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS), Art. 26 (fortgeschrittene elektronische Signatur) EUR-Lex · 23. Juli 2014

Zustellung von Gehaltsabrechnungen mit Empfangsbestätigung und Signatur

Das Modul zur Zustellung von Gehaltsabrechnungen von Kimobox veröffentlicht die in A3 Nom/Innuva oder im Personalmodul von Sage X3 erstellte Abrechnung automatisch im Mitarbeiterportal, ohne dass jemand sie exportieren oder per E-Mail versenden muss.

Jede verfügbare Abrechnung löst einen automatischen Hinweis an die Beschäftigten aus und erscheint zusätzlich als Benachrichtigung im Unternehmensintranet, mit Lesebestätigung und optionaler elektronischer Signatur des Empfangs.

Das vollständige Archiv der Abrechnungen früherer Jahre ist für alle im eigenen Profil abrufbar, ohne dass die Personalabteilung es heraussuchen und von Hand weiterleiten muss.