Portale del dipendente

Buste paga consegnate da sole, con ricevuta

La busta paga generata in A3 o Sage X3 arriva nel portale del dipendente senza che nessuno debba inviarla per e-mail, con conferma di lettura, firma elettronica e avviso automatico di disponibilità.

Cosa dice la legge e come si dimostra

Consegnare la busta paga su carta ha smesso da tempo di essere obbligatorio: ciò che la legge spagnola richiede è che il lavoratore riceva il cedolino nel modello ufficiale e che l’azienda possa dimostrarne la consegna. Kimobox prende il file generato da A3 o Sage X3, lo distribuisce a ogni lavoratore nel suo portale, avvisa che è disponibile e conserva la ricevuta di consegna con data e ora; se il documento lo richiede, aggiunge la firma elettronica.

Contenuto revisionato il 25 agosto 2026

Obbligo di consegna: Art. 29.1 dello Estatuto de los Trabajadores Il cedolino deve seguire il modello approvato, salvo che il contratto collettivo ne preveda un altro
Modello ufficiale: Orden ESS/2098/2014 Ha aggiunto al cedolino i contributi a carico dell’azienda alla Seguridad Social
Supporto ammesso: Elettronico, con prova della consegna La forma è libera; ciò che bisogna poter dimostrare è che il lavoratore l’abbia ricevuto
Conservazione: 4 anni Termine di prescrizione delle infrazioni in materia di lavoro e dell’azione dell’Ispettorato
Origine del dato: A3 Nom, a3innuva o Sage X3 Il calcolo resta nel software paghe; Kimobox si limita a distribuire e certificare

Pubblicazione automatica

La busta paga generata in A3 o Sage X3 viene pubblicata nel portale senza interventi manuali.

Avviso al dipendente

Notifica automatica via e-mail o push non appena la busta paga è disponibile.

Conferma di lettura

Resta traccia di quando ogni dipendente ha visualizzato la propria busta paga.

Firma elettronica

Il dipendente può firmare per ricevuta la busta paga o la comunicazione direttamente dallo smartphone.

Storico consultabile

Ogni dipendente accede alle buste paga degli anni precedenti senza chiederle alle HR.

Collegato all’intranet

L’avviso di busta paga disponibile compare anche nell’intranet aziendale del dipendente.

Cosa tiene sotto controllo

Da A3 o Sage X3 allo smartphone del dipendente

Pubblicazione automatica della busta paga generata in A3 o Sage X3
Avviso automatico al dipendente quando la busta paga è disponibile
Conferma di lettura e firma elettronica per ricevuta
Storico delle buste paga degli anni precedenti consultabile dal dipendente
Comunicazioni e contratti con lo stesso flusso di consegna
Avviso visibile anche dall’intranet aziendale

Esempi reali

Come si vede il cambiamento

Azienda di servizi · 300 persone

Le 300 e-mail della distribuzione mensile

Prima Una persona dell’Amministrazione divide il PDF delle buste paga, rinomina un file alla volta e invia trecento e-mail. Ogni mese qualcuna finisce al destinatario sbagliato.

Dopo Il file si carica una volta e ogni busta paga arriva al suo destinatario per numero di matricola. Nessun lavoratore vede quella di un altro e la distribuzione dura quanto un caricamento.

Industria · personale senza e-mail aziendale

Chi non ha un indirizzo e-mail aziendale

Prima Busta paga stampata e consegnata a mano sulla linea di produzione, con un foglio firme che a volte si perde.

Dopo L’operatore accede all’app con il suo utente, consulta la busta paga e l’accesso viene registrato. Se serve un’accettazione espressa, firma sullo schermo.

Gruppo con più società

Richieste di vecchie buste paga

Prima Ogni duplicato richiesto obbliga a cercare nell’archivio dell’anno corrispondente. Due o tre richieste a settimana.

Dopo Lo storico è nel portale del lavoratore. Le richieste all’Amministrazione scompaiono quasi del tutto.

Lessico

Precisazioni che evitano dispiaceri

Cedolino individuale: Nome giuridico della busta paga (in Spagna «recibo individual de salarios»). Deve seguire il modello ufficiale o quello fissato dal contratto collettivo e indicare con chiarezza competenze e trattenute.
Ricevuta di consegna: Registrazione del fatto che una persona specifica ha aperto il documento, con data e ora. È la prova di consegna che sostituisce la firma sul foglio di distribuzione.
Firma elettronica avanzata: Firma connessa unicamente al firmatario e in grado di rilevare qualsiasi modifica successiva del documento, secondo l’art. 26 del Regolamento eIDAS. È il livello abituale per la documentazione di lavoro.
File delle buste paga: Output generato dal software paghe, di solito un PDF con tutti i cedolini del periodo. Distribuirlo significa separarlo per lavoratore e associare ogni parte alla relativa scheda.
Accettazione: Atto con cui il lavoratore dichiara di essere d’accordo con il contenuto del cedolino. Non è indispensabile per la consegna, ma molte aziende la chiedono ed è utile poterla dimostrare.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

Come arriva la busta paga da A3 o Sage X3?

L’integrazione con A3 o Sage X3 pubblica automaticamente il PDF della busta paga nel portale del dipendente, senza esportare né inviare nulla a mano.

Il dipendente deve firmare la busta paga?

È facoltativo; si può configurare la sola conferma di lettura o la firma elettronica per ricevuta, secondo le esigenze della tua azienda.

Il dipendente può vedere le buste paga degli anni precedenti?

Sì, tutto lo storico resta disponibile nel suo profilo senza doverlo chiedere alle HR.

Dove si avvisa che c’è una nuova busta paga?

Via e-mail o notifica push, e compare anche come avviso nell’intranet aziendale.

È lecito consegnare la busta paga solo in formato digitale?

Sì. La legge spagnola richiede che il lavoratore riceva il cedolino nel modello ufficiale e che l’azienda possa dimostrare la consegna; non impone la carta. Ciò che conta è conservare la prova che il documento sia arrivato al destinatario.

Che valore ha la ricevuta di consegna?

Dimostra che una persona identificata ha avuto accesso al documento, con data e ora. È l’evidenza che sostituisce la firma sul foglio di distribuzione e quella che si produce se in seguito la consegna viene contestata.

Un lavoratore può vedere la busta paga di un altro?

No. La distribuzione avviene per numero di matricola e ogni cedolino è collegato alla relativa scheda. Nessun utente accede a documenti che non siano suoi, e ogni consultazione viene registrata.

Si possono consegnare altri documenti per la stessa via?

Sì: certificazioni delle ritenute, comunicazioni, allegati al contratto, policy interne. Il circuito di consegna con ricevuta e firma facoltativa è lo stesso.

Per quanto tempo restano le buste paga nel portale?

Lo storico resta accessibile per il periodo configurato dall’azienda, rispettando come minimo i quattro anni di prescrizione in materia di lavoro previsti in Spagna. Il lavoratore può scaricarle quando vuole.

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Pagine correlate

Fonti

Da dove arriva ogni dato

Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.

Estatuto de los Trabajadores, art. 29 (liquidazione e pagamento della retribuzione) BOE-A-2015-11430 · Testo consolidato
Orden ESS/2098/2014, che modifica il modello di cedolino individuale BOE-A-2014-11637 · 11 novembre 2014
Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), art. 26 (firma elettronica avanzata) EUR-Lex · 23 luglio 2014

Consegna delle buste paga con ricevuta e firma elettronica

Il modulo di consegna delle buste paga di Kimobox pubblica automaticamente nel portale del dipendente la busta paga generata in A3 Nom/Innuva o nel modulo HR di Sage X3, senza che nessuno debba esportarla o inviarla per e-mail.

Ogni busta paga disponibile genera un avviso automatico al dipendente e compare anche come notifica nell’intranet aziendale, con conferma di lettura e firma elettronica facoltativa per ricevuta.

Lo storico completo delle buste paga degli anni precedenti resta accessibile a ogni dipendente dal proprio profilo, senza dipendere dalle HR per ritrovarlo e rinviarlo manualmente.