Publicación automática
La nómina generada en A3 o Sage X3 se publica en el portal sin intervención manual.
Portal del empleado
Nóminas entregadas solas, con acuse de recibo
La nómina generada en A3 o Sage X3 llega al portal del empleado sin que nadie tenga que enviarla por correo, con acuse de lectura y firma electrónica, y aviso automático de que ya está disponible.
Qué dice la ley y cómo se acredita
Entregar la nómina en papel dejó de ser obligatorio hace tiempo: lo que la ley exige es que el trabajador reciba su recibo de salarios en el modelo oficial y que la empresa pueda acreditar la entrega. Kimobox recoge el fichero que genera A3 o Sage X3, lo reparte a cada trabajador en su portal, avisa de que ya está disponible y guarda el acuse de recibo con fecha y hora; si el documento lo requiere, añade firma electrónica.
- Obligación de entrega
- Art. 29.1 del Estatuto de los Trabajadores El recibo debe ajustarse al modelo aprobado, salvo que el convenio establezca otro
- Modelo oficial
- Orden ESS/2098/2014 Incorporó al recibo la aportación empresarial a la Seguridad Social
- Soporte admitido
- Electrónico, con acreditación de la entrega La forma es libre; lo que hay que poder demostrar es que el trabajador lo recibió
- Conservación
- 4 años Plazo de prescripción de las infracciones en el orden social y de la acción de la Inspección
- Origen del dato
- A3 Nom, a3innuva o Sage X3 El cálculo sigue en el software de nómina; Kimobox solo reparte y acredita
Aviso al empleado
Notificación automática por email o push en cuanto la nómina está disponible.
Acuse de lectura
Queda constancia de cuándo cada empleado ha visto su nómina.
Firma electrónica
El empleado puede firmar el recibí de la nómina o del comunicado directamente desde el móvil.
Histórico consultable
Cada empleado accede a sus nóminas de años anteriores sin pedirlas a RRHH.
Conectado a la intranet
El aviso de nómina disponible aparece también en la intranet corporativa del empleado.
Qué controla
De A3 o Sage X3 al móvil del empleado
- Publicación automática de la nómina generada en A3 o Sage X3
- Aviso automático al empleado cuando la nómina está disponible
- Acuse de lectura y firma electrónica del recibí
- Histórico de nóminas de años anteriores consultable por el empleado
- Comunicados y contratos con el mismo flujo de entrega
- Aviso visible también desde la intranet corporativa
Ejemplos reales
Cómo se ve el cambio
Empresa de servicios · 300 personas
El reparto mensual de 300 correos
Antes Una persona de Administración parte el PDF de nómina, renombra archivo por archivo y envía trescientos correos. Cada mes se le cuela alguno mal dirigido.
Después El fichero se sube una vez y cada nómina llega a su destinatario por número de empleado. Ningún trabajador ve la de otro y el reparto tarda lo que tarda una subida.
Industria · personal sin correo corporativo
Quien no tiene email de empresa
Antes Nómina impresa y entregada en mano en la línea de producción, con una hoja de firmas que a veces se pierde.
Después El operario entra en la aplicación con su usuario, consulta la nómina y el acceso queda registrado. Si hace falta conformidad expresa, firma en pantalla.
Grupo con varias sociedades
Reclamaciones de nóminas antiguas
Antes Cada duplicado que se pide obliga a buscar en el archivo del año correspondiente. Entre dos y tres peticiones semanales.
Después El histórico está en el portal del propio trabajador. Las peticiones a Administración desaparecen prácticamente por completo.
Vocabulario
Precisiones que evitan disgustos
- Recibo individual de salarios
- Nombre legal de la nómina. Debe ajustarse al modelo oficial o al que fije el convenio, y detallar con claridad las percepciones y las deducciones.
- Acuse de recibo
- Registro de que una persona concreta accedió al documento, con fecha y hora. Es la prueba de entrega que sustituye a la firma en la hoja de reparto.
- Firma electrónica avanzada
- Firma vinculada de forma única al firmante y capaz de detectar cualquier cambio posterior del documento, según el art. 26 del Reglamento eIDAS. Es el nivel habitual para documentación laboral.
- Fichero de nómina
- Salida que genera el programa de nómina, normalmente un PDF con todos los recibos del periodo. Repartirlo consiste en separarlo por trabajador y asociar cada parte a su ficha.
- Conformidad
- Acto por el que el trabajador manifiesta estar de acuerdo con el contenido del recibo. No es imprescindible para la entrega, pero muchas empresas la piden y conviene poder acreditarla.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Cómo llega la nómina desde A3 o Sage X3?
La integración con A3 o Sage X3 publica el PDF de la nómina automáticamente en el portal del empleado, sin exportar ni enviar nada a mano.
¿El empleado tiene que firmar la nómina?
Es opcional; se puede configurar solo acuse de lectura o firma electrónica del recibí, según lo que necesite tu empresa.
¿Puede el empleado ver nóminas de años anteriores?
Sí, todo el histórico queda disponible en su perfil sin tener que pedirlo a RRHH.
¿Dónde se avisa de que hay una nómina nueva?
Por email o notificación push, y también aparece como aviso en la intranet corporativa.
¿Es legal entregar la nómina solo en formato digital?
Sí. La ley exige que el trabajador reciba su recibo de salarios en el modelo oficial y que la empresa pueda acreditar la entrega; no impone el papel. Lo relevante es conservar la prueba de que llegó a su destinatario.
¿Qué valor tiene el acuse de recibo?
Acredita que una persona identificada accedió al documento, con fecha y hora. Es la evidencia que sustituye a la firma en la hoja de reparto y la que se aporta si más adelante se discute la entrega.
¿Puede un trabajador ver la nómina de otro?
No. El reparto se hace por número de empleado y cada recibo queda vinculado a su ficha. Ningún usuario accede a documentos que no sean suyos, y cada consulta queda registrada.
¿Se pueden entregar otros documentos por la misma vía?
Sí: certificados de retenciones, comunicados, anexos al contrato, políticas internas. El circuito de entrega con acuse y firma opcional es el mismo.
¿Cuánto tiempo se conservan las nóminas en el portal?
El histórico permanece accesible durante el plazo que la empresa configure, respetando como mínimo los cuatro años de prescripción en el orden social. El trabajador puede descargarlas cuando quiera.
Cuéntanos cómo entregáis hoy las nóminas
Te enseñamos el módulo funcionando con datos parecidos a los tuyos.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Estatuto de los Trabajadores, art. 29 (liquidación y pago del salario) BOE-A-2015-11430 · Texto consolidado
- Orden ESS/2098/2014, por la que se modifica el modelo de recibo individual de salarios BOE-A-2014-11637 · 11 de noviembre de 2014
- Reglamento (UE) nº 910/2014 (eIDAS), art. 26 (firma electrónica avanzada) EUR-Lex · 23 de julio de 2014
Entrega de nóminas con acuse de recibo y firma electrónica
El módulo de entrega de nóminas de Kimobox publica automáticamente en el portal del empleado la nómina generada en A3 Nom/Innuva o en el módulo de RRHH de Sage X3, sin que nadie tenga que exportarla ni enviarla por correo.
Cada nómina disponible genera un aviso automático al empleado y queda visible también como notificación en la intranet corporativa, con acuse de lectura y firma electrónica opcional del recibí.
El histórico completo de nóminas de años anteriores queda accesible para cada empleado desde su propio perfil, sin depender de que RRHH lo busque y lo reenvíe manualmente.