Documentación por niveles
Empresa, trabajador y equipo, con requisitos distintos según el tipo de trabajo.
CAE
Sin papeles en regla, no se entra a planta
Coordinación de actividades empresariales con la documentación de empresa, trabajador y máquina validada antes del acceso, y las caducidades vigiladas por la plataforma.
Qué obliga la norma exactamente
La coordinación de actividades empresariales es la obligación, recogida en el art. 24 de la Ley 31/1995 y desarrollada por el Real Decreto 171/2004, de que las empresas que coinciden en un mismo centro de trabajo intercambien información sobre sus riesgos y coordinen sus medidas preventivas. Kimobox convierte ese deber en un circuito con estados: la contrata sube la documentación de su empresa, de cada trabajador y de cada máquina, alguien la valida, y el acceso solo se habilita cuando todo está en regla y en vigor.
- Norma que lo regula
- Real Decreto 171/2004 Desarrolla el art. 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales
- Empresario titular
- Informa de los riesgos del centro Art. 7 RD 171/2004: por escrito cuando los riesgos sean graves o muy graves
- Empresario principal
- Vigila el cumplimiento de la contrata Art. 10: deber de vigilancia cuando se contrata la propia actividad
- Construcción
- Máximo 3 niveles de subcontratación Art. 5 de la Ley 32/2006, con las excepciones que la propia norma prevé
- Libro de subcontratación
- Obligatorio en obra Art. 8 de la Ley 32/2006 y RD 1109/2007
Caducidades vigiladas
Avisos al proveedor antes del vencimiento, no después del incidente.
Autorización de acceso
Sin documentación válida no se emite el permiso de entrada.
Evidencia del artículo 24
Registro completo del intercambio de información entre empresas.
Cascada de subcontratas
Subcontratas de tus contratas, dadas de alta bajo la contrata principal sin perder trazabilidad.
Evaluación continua
Incidencias, plazos y calidad servida convertidos en una puntuación y un ranking objetivo.
Trabajos de riesgo especial
Permisos adicionales para trabajos en caliente, en altura o en espacios confinados.
Control de accesos físico
La lista de autorizados se envía al torno, al tótem o al sistema de accesos del centro.
Qué controla
Antes, durante y después del trabajo
- Alta de contratas y subcontratas en cascada
- Requisitos configurables por tipo de actividad y riesgo
- Validación manual o automática por tipo de documento
- Control de acceso con lista de trabajadores autorizados
- Permisos de trabajo especiales y trabajos en caliente
- Informe de coordinación para auditoría e inspección
- Evaluación de proveedores con ranking objetivo por incidencias, plazos y calidad
- Notificación automática al proveedor cuando un documento va a caducar
- Histórico completo de accesos por trabajador, centro y fecha
- Panel unificado con el portal de proveedores y con compras
Cómo funciona
Del intercambio de información a la autorización de acceso
Antes de que un trabajador externo pise la planta, la empresa titular y la contrata intercambian su información de riesgos. La documentación de empresa, trabajador y máquina se valida por separado, y solo entonces se emite la autorización de acceso.
- Intercambio de información de riesgos entre titular y contrata
- Documentación de empresa, trabajador y máquina validada por separado
- Autorización de acceso emitida solo con todo en regla
Evaluación continua
La coordinación no termina con el acceso
Cada incidencia de seguridad, cada plazo documental cumplido o incumplido y cada indicador de calidad servida se convierten en una puntuación objetiva que sirve para decidir con qué proveedores se sigue trabajando.
- Indicadores de incidencias, plazos y calidad combinados en una puntuación
- Ranking comparable entre contratas del mismo tipo de actividad
- Histórico de evaluaciones consultable desde compras y calidad
Marco normativo
La autoridad de referencia en prevención
Ejemplos reales
Situaciones que acaban en acta de infracción
Planta industrial · parada técnica
Ocho contratas a la vez durante dos semanas
Antes Carpeta compartida por contrata, revisión manual de cada carpeta y un responsable de mantenimiento haciendo de administrativo a jornada completa.
Después Cada contrata sube lo suyo en su portal con la lista de requisitos a la vista. La validación es una revisión, no una recopilación, y el estado de las ocho se ve en una pantalla.
Centro comercial
Trabajador nuevo de una contrata habitual
Antes La empresa está homologada, así que se le deja pasar. Nadie ha comprobado si esa persona concreta tiene la formación y la aptitud en vigor.
Después La homologación es por empresa, por trabajador y por equipo. Un trabajador sin su documentación no obtiene credencial aunque su empresa esté aprobada.
Obra de edificación
Cadena de subcontratación sin control
Antes La subcontrata de tercer nivel aparece en obra sin que el contratista principal lo supiera. El libro de subcontratación se rellena a posteriori.
Después Cada nivel se declara en la plataforma y el sistema avisa cuando se alcanza el límite legal. El libro refleja lo que de verdad ha pasado.
Vocabulario
Las figuras del RD 171/2004
- Empresario titular
- Quien tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo. Debe informar a las demás empresas de los riesgos propios del centro y de las medidas de emergencia.
- Empresario principal
- Quien contrata obras o servicios correspondientes a su propia actividad y los desarrolla en su centro. Además de informar, tiene deber de vigilancia sobre el cumplimiento de la contrata.
- Recurso preventivo
- Persona designada con formación suficiente cuya presencia es obligatoria en determinadas situaciones de riesgo especial. Su presencia debe poder acreditarse, no solo planificarse.
- Medios de coordinación
- Instrumentos que el art. 11 del RD 171/2004 enumera: intercambio de información, reuniones, instrucciones, presencia de recursos preventivos, entre otros. La empresa elige, pero debe dejar constancia.
- Concurrencia
- Situación en la que trabajadores de dos o más empresas coinciden en un mismo centro. Es el hecho que activa la obligación de coordinar, con independencia de que haya o no relación contractual entre ellas.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Puede sustituir a mi plataforma CAE actual?
Sí, y además queda unificado con calidad, compras y el portal de proveedores.
¿Quién sube los documentos?
El propio proveedor, desde su portal, con la lista de lo que le falta siempre visible.
¿Se integra con el control de accesos?
Sí, la lista de trabajadores autorizados se puede enviar al torno o al sistema de accesos.
¿Qué pasa si un proveedor tiene subcontratas propias?
Se dan de alta en cascada bajo la contrata principal, sin perder la trazabilidad de quién responde de cada documento.
¿Cómo se gestionan los trabajos de riesgo especial?
Con permisos de trabajo adicionales para tareas en caliente, en altura o en espacios confinados, vinculados a la autorización de acceso del trabajador.
¿Puedo consultar el histórico de accesos de un trabajador?
Sí, cada acceso queda registrado con fecha, hora y el estado de la documentación en ese momento.
¿Cómo funciona el ranking de proveedores?
Combina incidencias de seguridad, cumplimiento de plazos documentales y calidad del trabajo entregado en una puntuación comparable entre contratas del mismo tipo de actividad.
¿Qué norma obliga exactamente a coordinar?
El art. 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, desarrollado por el Real Decreto 171/2004. La obligación nace de la simple concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro, exista o no relación contractual entre ellas.
¿Qué diferencia hay entre empresario titular y principal?
El titular es quien gestiona el centro y debe informar de sus riesgos y de las medidas de emergencia. El principal es quien contrata obras o servicios de su propia actividad y, además de informar, tiene deber de vigilancia sobre el cumplimiento de la contrata.
¿Cuántos niveles de subcontratación permite la ley en construcción?
Tres como regla general, según el art. 5 de la Ley 32/2006, con las excepciones tasadas que la propia norma prevé. La plataforma avisa cuando se alcanza el límite en lugar de descubrirlo al rellenar el libro.
¿Qué es un recurso preventivo y cómo se acredita?
Es la persona designada con formación suficiente cuya presencia resulta obligatoria en situaciones de riesgo especial. Lo que se audita no es que estuviera planificada, sino que estuviera presente, así que su presencia debe quedar registrada.
Revisa cuántas subcontratas tienes hoy sin papeles al día
Te enseñamos el módulo funcionando con datos parecidos a los tuyos.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el art. 24 de la Ley 31/1995 en materia de coordinación de actividades empresariales BOE-A-2004-1848 · 31 de enero de 2004
- Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción BOE-A-2006-18205 · 19 de octubre de 2006
- Real Decreto 1109/2007, que desarrolla la Ley 32/2006 (Libro de Subcontratación y REA) BOE-A-2007-15766 · 25 de agosto de 2007
- Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos derivados de la concurrencia empresarial INSST · Guía técnica vigente
Software de coordinación de actividades empresariales (CAE)
El módulo CAE de Kimobox gestiona la coordinación de actividades empresariales exigida por el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales: documentación de empresa, trabajadores y equipos, validación por tipo de documento y control automático de caducidades.
La plataforma emite las autorizaciones de acceso a planta únicamente cuando la documentación está vigente, gestiona contratas y subcontratas en cascada y conserva la evidencia del intercambio de información para auditorías e inspecciones.
La coordinación no termina con el acceso: cada incidencia de seguridad, cada plazo cumplido y cada indicador de calidad se convierte en una evaluación continua con ranking de proveedores, útil para decidir con quién se sigue trabajando y para justificar las decisiones de compra.
Los permisos de trabajo especiales para tareas de riesgo específico —trabajos en caliente, en altura o en espacios confinados— quedan vinculados a la autorización de acceso del trabajador, y todo el histórico de accesos queda disponible por trabajador, centro y fecha para cualquier auditoría o inspección.