BPM · Gestión de procesos de negocio

Tus procesos, tal y como los haces de verdad

Los procesos que hoy viven en Excel, en el correo o en la cabeza de una persona pasan a estar definidos, medidos y auditables. Es BPM (Business Process Management) sin la jerga: modelas, mides y mejoras el proceso, y lo cambias tú, no tu proveedor.

Qué es y qué resuelve

Un software de gestión de procesos de negocio (BPM) es la herramienta con la que una organización modela sus procedimientos internos, los ejecuta con reglas y plazos, y mide qué tal van con el dato del propio proceso. Kimobox lo hace en modo low-code: el responsable del área diseña el formulario y el flujo arrastrando, lo publica y lo corrige él mismo cuando el proceso cambia, sin abrir un ticket a desarrollo.

Contenido revisado el 25 de agosto de 2026

Disciplina: BPM (Business Process Management) Ciclo de diseño, ejecución, medición y mejora sobre el mismo proceso
Notación estándar: BPMN 2.0 Publicada por el OMG y recogida como ISO/IEC 19510:2013
Encaje normativo: ISO 9001:2015, cap. 4.4 Exige determinar los procesos, su secuencia, sus criterios y sus indicadores
Modelo de trabajo: Low-code, sin desarrollo a medida Configura el responsable del proceso; IT solo entra en las integraciones
Evidencia: Registro inalterable por paso Fecha, autor y motivo de cada aprobación, rechazo o cambio

Formularios sin programar

Campos, validaciones, cálculos y adjuntos arrastrando. Publicado en minutos.

Flujos de aprobación

Quién revisa, quién aprueba y qué pasa si nadie responde en tres días.

Avisos y vencimientos

La plataforma persigue las fechas para que tú no persigas a nadie.

Cuadros de mando

Indicadores que se calculan con el dato del proceso, no con un informe mensual.

Ciclo BPM completo

Diseñas, publicas, ejecutas, mides y mejoras el mismo proceso sin salir de la plataforma.

Escalado automático

Si nadie responde en el plazo, el proceso avisa solo al siguiente responsable.

Trazabilidad completa

Cada paso, cada aprobación y cada cambio queda con fecha, autor y motivo.

Generación con IA

Describe el proceso en lenguaje natural y la IA propone el flujo, los campos y las aprobaciones.

Seguimiento de eventos y caducidades

ITV, caducidad de documentos, contratos, certificados o cualquier fecha importante, en un calendario con aviso previo.

Gestor documental con versionado

Publica documentos con control de versiones, conectado a OneDrive, Google Drive y SharePoint.

Qué incluye

Del papel al proceso controlado

Diseñador de formularios y tablas con permisos por perfil, alineados si quieres con los puestos de trabajo de la empresa
Flujos con estados, plazos y escalados automáticos
Historial completo de cada cambio y quién lo hizo
Firma electrónica integrada en cualquier paso
Informes exportables a Excel y PDF
API para leer y escribir desde otros sistemas
Ciclo completo: diseño, publicación, ejecución, medición y mejora
Escalado automático cuando nadie responde en plazo
Plantillas de proceso reutilizables entre departamentos y centros
Versión y control de cambios de cada proceso publicado
Calendario de eventos y caducidades: ITV, documentos, contratos y fechas críticas
Gestor documental con versionado, conectado a OneDrive, Google Drive y SharePoint

Cómo funciona

Un ciclo, no un proyecto de una sola vez

Diseñar un proceso no es un proyecto que se cierra: es un ciclo que se repite. Publicas, lo usa el equipo, mides con datos reales y ajustas lo que no funciona, sin volver a levantar el proceso desde cero.

Diseño visual sin desarrollo a medida
Publicación inmediata, uso desde el primer día
Medición con datos reales del proceso, no con un informe aparte
Mejora continua sobre el mismo proceso, sin reescribirlo

Un ejemplo real

De la solicitud al registro, con escalado automático

Un flujo de aprobación típico: la solicitud llega al responsable, que aprueba o rechaza con motivo. Si nadie responde en el plazo definido, el proceso escala solo al siguiente responsable, sin que nadie tenga que perseguir a nadie.

Aprobación o rechazo con motivo documentado
Escalado automático si no hay respuesta en plazo
Registro final con historial completo del flujo

Ejemplos reales

Tres procesos que casi siempre están rotos

Industria metalmecánica

Aprobación de compras por importe

Antes Correo al jefe de planta, correo a dirección si pasa de 3.000 €, y un Excel que alguien actualiza los viernes. Nadie sabe cuántas peticiones están paradas ni desde cuándo.

Después Formulario con el importe validado contra el presupuesto de la partida, doble aprobación automática por encima del umbral y escalado al siguiente responsable si nadie contesta en 72 horas. El tiempo medio de aprobación se ve en el propio cuadro de mando.

Alimentación

Alta y homologación de un proveedor nuevo

Antes Compras pide los papeles, Calidad los revisa por su cuenta y el certificado de seguridad alimentaria caduca sin que nadie se entere hasta la auditoría.

Después Un único flujo con la ficha del proveedor, la lista de documentos obligatorios y la fecha de caducidad de cada uno. Si un certificado vence, el proveedor pasa a bloqueado y Compras lo ve antes de emitir el pedido.

Servicios técnicos

Parte de intervención en cliente

Antes Parte en papel, foto por WhatsApp y transcripción manual a la mañana siguiente. La firma del cliente, cuando la hay, está en un papel arrugado en la furgoneta.

Después El técnico rellena el parte en el móvil, adjunta fotos, el cliente firma en pantalla y el documento sellado llega al expediente y al ERP antes de que arranque la furgoneta.

Vocabulario

El vocabulario del BPM, sin humo

BPM: Business Process Management. Disciplina de gestión que trata los procesos como un activo que se diseña, se ejecuta, se mide y se mejora de forma continua, en lugar de como una costumbre heredada.
BPMN: Business Process Model and Notation. Lenguaje gráfico estándar para dibujar procesos, mantenido por el Object Management Group y publicado también como ISO/IEC 19510:2013. Su virtud es que un mismo diagrama lo entienden negocio y sistemas.
Low-code: Enfoque de desarrollo en el que la aplicación se configura mediante interfaces visuales y muy poca o ninguna programación. En la práctica, quien conoce el proceso puede cambiarlo sin intermediarios.
Instancia de proceso: Cada ejecución concreta de un proceso publicado: una solicitud de compra determinada, un parte de trabajo determinado. Cada instancia guarda su propio historial y puede seguir la versión del proceso con la que empezó.
Escalado: Regla que traslada automáticamente una tarea al siguiente responsable cuando vence el plazo sin respuesta. Es lo que evita que un proceso se quede encallado en la bandeja de entrada de alguien de vacaciones.
Trazabilidad: Capacidad de reconstruir qué pasó, cuándo, quién lo hizo y con qué datos. En un sistema certificado no es una comodidad: es la evidencia que pide el auditor.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Necesito informáticos?

No para el día a día. La configuración la hace el responsable del proceso; IT solo interviene en integraciones.

¿Puedo empezar por un solo departamento?

Es lo habitual. Un área, un proceso, resultados medibles y a partir de ahí se amplía.

¿Qué pasa si un proceso cambia a mitad de uso?

El proceso se ajusta y las instancias en curso siguen la versión con la que empezaron o la nueva, según tú decidas.

¿Puedo generar un proceso con IA?

Sí, describes el proceso en lenguaje natural y la IA propone el flujo, los campos y las aprobaciones; tú lo revisas y publicas.

¿Cómo funciona el escalado automático?

Cada paso tiene un plazo; si nadie responde, el proceso avisa al siguiente responsable de la cadena sin que nadie tenga que perseguirlo.

¿Se puede reutilizar un proceso entre departamentos?

Sí, cualquier proceso publicado se puede clonar como plantilla y adaptar a otro departamento o centro de trabajo.

¿En cuánto tiempo se pone en marcha el primer proceso?

Lo habitual es tener un proceso sencillo publicado y en uso en dos o tres semanas, contando la sesión de diseño, las pruebas con usuarios reales y los ajustes. Los proyectos que se alargan meses suelen ser los que intentan digitalizar diez procesos a la vez.

¿Qué diferencia hay entre esto y un ERP?

El ERP gobierna la transacción: pedido, factura, stock, asiento. El BPM gobierna el procedimiento que rodea a esa transacción: quién pide, quién aprueba, con qué documentación y en qué plazo. Se complementan, y por eso Kimobox se integra con el ERP en lugar de sustituirlo.

¿Y si el proceso implica a personas de fuera de la empresa?

Se resuelve con un portal externo. El proveedor, el cliente o la contrata participan en el flujo con sus propias credenciales y ven solo su parte, sin ser usuarios internos de la plataforma.

¿Se puede usar BPMN?

Sí. El diseñador visual trabaja con la lógica de BPMN 2.0 —tareas, decisiones, eventos, plazos— sin obligar a nadie a dibujar el diagrama con la notación completa si no le hace falta.

¿Qué pasa con los procesos que ya tenemos documentados en ISO 9001?

Son el mejor punto de partida. El procedimiento escrito describe el flujo que hay que modelar; la diferencia es que, una vez publicado, el procedimiento deja de ser un documento que se lee y pasa a ser el camino por el que circula el trabajo.

¿Cómo se mide si el proceso ha mejorado?

Con los datos que el propio proceso genera: tiempo medio por paso, tiempo de espera antes de cada aprobación, porcentaje de instancias escaladas por falta de respuesta y volumen por responsable. Son indicadores calculados, no encuestas de percepción.

Enséñanos tu proceso más caótico

Te enseñamos el módulo funcionando con datos parecidos a los tuyos.

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Fuentes

De dónde sale cada dato

Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.

ISO 9001:2015 — Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos ISO · Ed. 2015, con Amd 1:2024
ISO/IEC 19510:2013 — Information technology. Object Management Group Business Process Model and Notation ISO/IEC · 2013
Business Process Model and Notation (BPMN), versión 2.0.2 Object Management Group · Especificación vigente

Software de gestión de procesos de negocio (BPM) low-code

Kimobox es un software de gestión de procesos de negocio que permite modelar, automatizar y medir cualquier procedimiento interno sin desarrollo a medida: formularios, flujos de aprobación, alertas, documentos y cuadros de mando configurables por el propio usuario.

Al centralizar los procesos en una única plataforma con trazabilidad completa, la digitalización de procesos deja evidencia automática para auditorías ISO y reduce el trabajo administrativo asociado a hojas de cálculo y correo electrónico.

El ciclo BPM completo —diseñar, publicar, ejecutar, medir y mejorar— ocurre dentro de la misma plataforma: un proceso publicado no es un proyecto cerrado, sino que se ajusta con datos reales de uso sin necesidad de volver a levantarlo desde cero.

Cuando un paso del flujo se queda sin respuesta, el escalado automático avisa al siguiente responsable sin intervención manual, y la generación de procesos con inteligencia artificial permite describir un procedimiento en lenguaje natural para obtener una primera propuesta de flujo, campos y aprobaciones lista para revisar y publicar.