Solicitud en un clic
El empleado pide sus vacaciones o ausencias desde el móvil, sin rellenar un formulario en papel.
Portal del empleado
Vacaciones y ausencias, sin hojas de cálculo ni WhatsApp
El empleado solicita, el responsable aprueba y el calendario de equipo se actualiza solo. Saldos de vacaciones y horas calculados en tiempo real, sin depender de un Excel compartido.
Qué resuelve
Un gestor de vacaciones y ausencias sustituye la cadena de correos y hojas de cálculo por un circuito con tres piezas: la solicitud del trabajador, la aprobación de su responsable y un calendario de equipo que se actualiza solo. Kimobox calcula el saldo en tiempo real contra el calendario del convenio y el devengo real de cada persona, avisa de los solapes antes de aprobar y traslada el resultado a la nómina sin que nadie vuelva a teclear el mismo dato.
- Vacaciones mínimas
- 30 días naturales al año Art. 38.1 del Estatuto de los Trabajadores; el convenio puede mejorarlo, nunca reducirlo
- Calendario de vacaciones
- Conocido con 2 meses de antelación Art. 38.3 ET: el trabajador debe conocer sus fechas al menos dos meses antes
- No son compensables en dinero
- Salvo fin de contrato Regla general del art. 38.1 ET
- Permisos retribuidos
- Art. 37.3 del Estatuto Incluye el permiso por fallecimiento o accidente de familiar y el de cuidados de urgencia
- Registro
- Trazable por solicitud Fecha, aprobador y motivo de cada decisión, exportable
Aprobación del responsable
Cada solicitud llega a quien debe aprobarla, con el saldo disponible visible en el momento.
Calendario de equipo
Quién está fuera cada día, visible para todo el equipo sin preguntar.
Saldos en tiempo real
Días disponibles, disfrutados y pendientes, calculados automáticamente por convenio.
Distintos tipos de ausencia
Vacaciones, baja médica, asuntos propios o permiso retribuido, cada uno con sus reglas.
Avisos automáticos
El responsable recibe aviso de cada solicitud pendiente; nadie se queda esperando respuesta.
Qué controla
De la solicitud al calendario de equipo
- Solicitud y aprobación de vacaciones y ausencias desde el móvil
- Saldo de días calculado automáticamente según convenio
- Calendario de equipo con quién está fuera cada día
- Distintos tipos de ausencia: vacaciones, baja, asuntos propios, permiso
- Aprobación por jerarquía o por centro de trabajo
- Historial de solicitudes por trabajador
Ejemplos reales
Las tres discusiones que desaparecen
Oficina · 60 personas
Dos personas del mismo equipo, la misma semana de agosto
Antes Se descubre cuando ya están aprobadas las dos, porque cada responsable miró su propio correo y nadie miró el calendario común.
Después Al solicitar, el sistema avisa del solape y de los mínimos de cobertura del equipo. El responsable decide con el dato delante, antes de aprobar.
Producción · convenio propio
El saldo que nadie sabe calcular
Antes Días naturales, laborables, devengo proporcional para quien entró en marzo, días de convenio adicionales… El cálculo lo hace una persona y solo ella lo entiende.
Después Las reglas se configuran una vez y el saldo se recalcula solo con cada alta, baja o cambio de jornada. El trabajador lo consulta en su portal cuando quiere.
Servicios · varios centros
La baja médica que llega tarde a nómina
Antes El parte se entrega en papel al encargado, que lo escanea y lo manda por correo. A veces llega después del cierre de nómina.
Después El trabajador sube el parte desde el móvil, la ausencia queda registrada con su tipo y el dato viaja a A3 o Sage X3 dentro del plazo del cierre.
Vocabulario
Términos del calendario laboral
- Devengo
- Generación proporcional del derecho a vacaciones a lo largo del año trabajado. Quien se incorpora en abril no tiene los treinta días desde el primer día: los va acumulando.
- Días naturales frente a laborables
- El Estatuto fija el mínimo en treinta días naturales, pero la mayoría de convenios lo traducen a días laborables. Confundir ambos criterios es el origen de casi todos los descuadres.
- Bolsa de horas
- Saldo acumulado de horas trabajadas por encima o por debajo de la jornada pactada, compensable según lo que diga el convenio o el acuerdo de flexibilidad.
- Permiso retribuido
- Ausencia justificada con derecho a salario, tasada en el art. 37.3 del Estatuto y ampliable por convenio. No consume vacaciones.
- Mínimo de cobertura
- Número de personas que un equipo necesita tener disponibles en una fecha. Configurarlo es lo que convierte la aprobación de vacaciones en una decisión informada.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Se pueden definir varios tipos de ausencia?
Sí, cada tipo (vacaciones, baja médica, asuntos propios...) tiene sus propias reglas y su propio saldo.
¿El saldo se calcula solo?
Sí, según los días de convenio y el histórico de disfrute de cada trabajador.
¿Quién ve el calendario de equipo?
El equipo y su responsable directo; útil para planificar sin preguntar uno a uno.
¿Cuántos días de vacaciones marca la ley?
El art. 38.1 del Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de treinta días naturales al año. El convenio puede mejorarlo y traducirlo a días laborables, pero nunca reducirlo por debajo de ese mínimo.
¿Con cuánta antelación hay que conocer las fechas?
Al menos dos meses antes del comienzo del disfrute, según el art. 38.3 del Estatuto. El calendario de la plataforma ayuda a cerrar esa planificación dentro de plazo en lugar de negociarla en junio.
¿Se pueden pagar las vacaciones no disfrutadas?
Como regla general no: las vacaciones no son sustituibles por compensación económica, salvo cuando la relación laboral termina antes de haberlas disfrutado.
¿Qué pasa si alguien cae de baja durante sus vacaciones?
Si la incapacidad temporal impide el disfrute, el trabajador conserva el derecho a esos días. La ausencia se registra con su tipo y el saldo se recalcula automáticamente.
¿Se puede limitar cuánta gente coincide de vacaciones?
Sí. Se definen mínimos de cobertura por equipo o centro y el sistema avisa al aprobador antes de que se produzca el solape, no después.
¿La información llega al programa de nóminas?
Sí. Las ausencias del periodo se entregan a A3 o Sage X3 con su tipología dentro del calendario de cierre, sin que nadie tenga que volcarlas a mano.
Cuéntanos cómo gestionáis hoy las vacaciones
Te enseñamos el módulo funcionando con datos parecidos a los tuyos.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Estatuto de los Trabajadores, arts. 37 y 38 (permisos y vacaciones) BOE-A-2015-11430 · Texto consolidado
- Real Decreto-ley 5/2023 (permiso por cuidados de urgencia y otras medidas de conciliación) BOE-A-2023-15135 · 29 de junio de 2023
- Directiva 2003/88/CE relativa a la ordenación del tiempo de trabajo EUR-Lex · 4 de noviembre de 2003
Software de vacaciones y ausencias del personal
El módulo de vacaciones y ausencias de Kimobox gestiona la solicitud, aprobación y calendario de equipo desde el portal del empleado, con saldos de días calculados automáticamente según el convenio aplicable.
Cada tipo de ausencia —vacaciones, baja médica, asuntos propios, permiso retribuido— tiene sus propias reglas, y el responsable ve el saldo disponible en el momento de aprobar, sin depender de una hoja de cálculo compartida.