Tarjeta, PIN o biometría
El sistema de accesos del centro se conecta con el estado real del trabajador en Kimobox.
Portal del empleado
Quién entra, dónde y cuándo, sin vigilante en la puerta
Autorización de acceso a planta u oficina por trabajador, con tarjeta, PIN o biometría, sincronizada con el estado real de su documentación y su horario.
Qué hace y qué hay que tener en cuenta
Un control de accesos corporativo decide quién puede entrar a cada zona y en qué momento, y lo hace consultando el estado real de esa persona: si su formación en prevención está vigente, si tiene la aptitud médica en regla, si su documentación de coordinación empresarial está aprobada. Kimobox conecta la puerta con esos registros, de modo que la autorización deja de ser una lista que alguien mantiene a mano y pasa a ser una consecuencia de los datos.
- Biometría en el trabajo
- Tratamiento de alto riesgo La AEPD lo desaconseja para control de presencia salvo excepción del art. 9.2 RGPD; guía de noviembre de 2023
- Consentimiento del trabajador
- No es base válida por sí solo La relación de subordinación impide que sea libremente prestado
- Alternativas habituales
- Tarjeta, PIN, NFC o código QR Cumplen la finalidad sin tratar categorías especiales de datos
- Videovigilancia
- Art. 89 de la LOPDGDD Exige informar previamente y colocar el dispositivo informativo
- Integración CAE
- Bloqueo automático por documento caducado Enlaza con el art. 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004
Autorización automática
Solo se emite acceso si la formación, la aptitud médica o la documentación están en vigor.
Accesos por centro de trabajo
Cada centro tiene sus propias zonas y sus propios permisos de acceso.
Histórico de accesos
Fecha, hora y estado de la documentación en el momento de cada entrada, consultable después.
Bloqueo automático
Si caduca un documento o una aptitud médica, el acceso se bloquea solo, sin que nadie tenga que acordarse.
Visitantes y personal externo
El mismo control de accesos gestiona también visitas y personal de subcontratas.
Qué controla
Del estado del trabajador a la puerta del centro
- Autorización de acceso por trabajador, centro y zona
- Sincronización con tarjeta, PIN, biometría o tótem
- Bloqueo automático si caduca formación, aptitud médica o documentación
- Histórico de accesos por trabajador, fecha y centro
- Gestión de accesos de visitantes y personal de subcontratas
- Integración con el control de accesos físico ya instalado
Cómo funciona
Del estado del trabajador a la autorización de acceso
Formación, aptitud médica y documentación se verifican automáticamente. Solo si las tres están en vigor se emite la autorización de acceso, sincronizada con la tarjeta, el PIN o la biometría del centro.
- Verificación automática de formación, aptitud médica y documentación
- Autorización sincronizada con el sistema de accesos físico
- Bloqueo automático en cuanto caduca cualquier requisito
Ejemplos reales
Puertas que se cierran solas cuando deben
Planta química
Contrata sin formación específica en vigor
Antes El vigilante comprueba una lista impresa que se actualiza los lunes. Un trabajador con formación caducada el miércoles sigue entrando toda la semana.
Después La tarjeta consulta el estado del expediente en el momento de la lectura. Si la formación venció ayer, la puerta no abre y el responsable recibe el aviso con el motivo.
Centro logístico
Zonas de temperatura controlada
Antes Cualquiera con tarjeta general puede entrar en la cámara, aunque no tenga la formación de trabajo en frío.
Después Permisos por zona ligados a la matriz de competencias. Solo entra quien tiene acreditada la habilitación correspondiente, y queda registro de cada acceso.
Oficinas · visitas
El registro de visitas en un cuaderno
Antes Cuaderno en recepción con nombre y hora, ilegible a las dos semanas y con datos personales de terceros a la vista de todos.
Después Preinscripción por el anfitrión, credencial temporal con caducidad automática y registro consultable, sin exponer los datos de una visita a la siguiente.
Vocabulario
Lo que conviene distinguir
- Control de accesos
- Sistema que autoriza o deniega la entrada a un espacio. Su finalidad es la seguridad física, no el cómputo de la jornada, aunque a menudo comparten dispositivo.
- Control de presencia
- Registro del tiempo de trabajo. Cuando se hace con el mismo lector que el control de accesos, conviene tener claro que son dos tratamientos distintos con bases jurídicas distintas.
- Dato biométrico
- Dato personal obtenido a partir de características físicas que permite identificar a una persona de forma unívoca: huella, iris, geometría facial. El RGPD lo clasifica como categoría especial cuando se usa para identificar.
- Credencial
- Elemento que acredita la identidad ante el lector: tarjeta, llavero, PIN, código en el móvil. Se puede revocar en el acto, algo que una huella no permite.
- Antipassback
- Regla que impide que una misma credencial vuelva a entrar sin haber salido antes. Sirve para saber con precisión quién hay dentro en caso de evacuación.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Sustituye al sistema de accesos físico que ya tenemos?
No, se integra con él: Kimobox decide quién está autorizado y el torno, tótem o lector ejecuta esa decisión.
¿Qué pasa si caduca la aptitud médica de un trabajador?
El acceso se bloquea automáticamente hasta que la documentación vuelve a estar en vigor.
¿Sirve para varios centros de trabajo?
Sí, cada centro tiene sus propias zonas, permisos y listas de autorizados.
¿Se puede consultar quién ha accedido a una zona en una fecha concreta?
Sí, el histórico de accesos queda disponible por trabajador, zona y fecha.
¿Se puede usar la huella dactilar para fichar?
La AEPD, en su guía de noviembre de 2023, concluyó que el control de presencia mediante biometría trata categorías especiales de datos y difícilmente encuentra una base válida en el ámbito laboral, ya que el consentimiento del trabajador no se considera libremente prestado. Lo prudente es usar tarjeta, PIN o credencial en el móvil.
¿Y el reconocimiento facial?
Le aplica el mismo razonamiento: es un dato biométrico usado para identificar de forma unívoca, con las mismas restricciones. Además, el Reglamento europeo de IA restringe determinados usos de identificación biométrica.
¿Se puede controlar el acceso por zonas?
Sí. Los permisos se definen por zona y por perfil, y pueden condicionarse a que la persona tenga vigente una formación o una habilitación concreta.
¿Cómo se gestiona el acceso de visitas?
Con preinscripción por parte del anfitrión y credencial temporal con caducidad automática. Queda registro del acceso sin exponer los datos de una visita a la siguiente, como ocurre con el cuaderno de recepción.
¿Qué pasa en una evacuación?
Con la regla de antipassback activada, el sistema sabe quién está dentro en cada momento y genera el listado de presentes por zona, que es lo que se necesita en el punto de reunión.
Cuéntanos cómo controláis hoy el acceso a vuestras instalaciones
Te enseñamos el módulo funcionando con datos parecidos a los tuyos.
Sigue explorando
Páginas relacionadas
Sin papeles en regla, no se entra a planta
Documentación de empresa, trabajador y máquina validada antes del acceso a planta, con caducidades…
Seguridad laboral: EPIs, vigilancia de la salud y PRL, por trabajador
Evaluación de riesgos por puesto, EPIs con reposición controlada, aptitudes médicas, formación preventiva e…
Dónde está tu equipo, en tiempo real y sin llamadas
Mapa en vivo del personal en ruta y validación del fichaje por geocerca, conforme al art. 90 de la LOPDGDD…
Lo que tu responsable de IT va a preguntar
Cifrado en tránsito y en reposo, permisos por perfil con doble factor, registro de auditoría, copias…
Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos Agencia Española de Protección de Datos · Noviembre de 2023
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), art. 89: videovigilancia en el lugar de trabajo BOE-A-2018-16673 · Texto consolidado
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 9: categorías especiales de datos EUR-Lex · Aplicable desde el 25 de mayo de 2018
Control de accesos a instalaciones por trabajador
El control de accesos de Kimobox autoriza la entrada a planta u oficina por trabajador y por centro de trabajo, sincronizado con tarjeta, PIN, biometría o tótem, y bloqueado automáticamente si caduca la formación, la aptitud médica o cualquier documentación exigida.
El histórico de accesos queda disponible por trabajador, zona y fecha, y el mismo sistema gestiona también el acceso de visitantes y personal de subcontratas, integrado con el control de accesos físico ya instalado en el centro.