Captura certificada
Software homologado: la imagen tiene el mismo valor que el papel.
Digitalización certificada
Tira el papel, legalmente
Digitalización certificada de facturas y tickets conforme a la normativa de la AEAT: la copia electrónica sustituye al original en papel y la IA extrae los datos para contabilizar.
Qué permite y qué exige la AEAT
La digitalización certificada es el procedimiento, regulado por la Orden EHA/962/2007 y desarrollado por la AEAT, que permite sustituir la factura en papel por su imagen electrónica y destruir el original. Requiere software homologado, firma del fichero resultante y una base de datos que relacione imagen y registro contable. Kimobox cubre ese circuito y añade la extracción de datos con inteligencia artificial para que la factura llegue al ERP con sus líneas ya identificadas.
- Norma que lo regula
- Orden EHA/962/2007, art. 7 Desarrollada por la Resolución de la AEAT de 24 de octubre de 2007
- Requisito clave
- Software de digitalización homologado La homologación la concede la Agencia Tributaria al programa, no a la empresa
- Efecto
- Permite destruir el original en papel La imagen firmada pasa a tener el valor probatorio del original
- Sistemas de facturación
- RD 1007/2023 (Verifactu) Plazos fijados por el RD 254/2025: 1 de enero de 2026 para el Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2026 para el resto
- Factura electrónica B2B
- Art. 12 de la Ley 18/2022 Ley Crea y Crece; su exigibilidad depende del reglamento de desarrollo
Extracción con IA
Proveedor, base, IVA, retención y vencimiento reconocidos automáticamente.
Circuito de aprobación
Conformidad por responsable, centro de coste y proyecto.
Salida a contabilidad
Asiento propuesto y enviado a tu ERP sin reteclear.
Qué resuelve
De la bandeja de entrada al asiento
- Entrada por correo, escáner o móvil
- Cotejo automático con el pedido y el albarán
- Detección de duplicados y de facturas fuera de pedido
- Aprobación por importe, proveedor y centro
- Archivo electrónico con búsqueda por contenido
- Conservación conforme a los plazos fiscales
Marco normativo
Conforme a la normativa de la Agencia Tributaria
Ejemplos reales
Del archivador al asiento contable
Distribución · 1.200 facturas al mes
Tecleo manual de facturas de compra
Antes Dos personas introducen proveedor, base, IVA y cuenta contable factura por factura. Los errores se detectan al cuadrar el trimestre.
Después La factura entra por correo o escáner, la IA identifica proveedor, importes e impuestos, y el asiento se propone contra el histórico de ese proveedor. La persona revisa, no teclea.
Constructora · obra distribuida
Albaranes que nunca llegan a la oficina
Antes El albarán viaja en la carpeta del jefe de obra hasta que alguien lo lleva a administración. A veces tarda un mes; a veces no aparece.
Después Se fotografía en obra el mismo día y queda vinculado a su pedido y a su centro de coste. El cierre mensual deja de esperar al papel.
Pyme industrial
Metros de archivador por obligación fiscal
Antes Cuatro años de facturas en papel ocupando una sala, por si acaso.
Después Digitalización certificada y destrucción del original con respaldo normativo. Lo que se conserva es la imagen firmada, consultable y localizable.
Vocabulario
Conceptos de facturación electrónica
- Digitalización certificada
- Proceso de obtención de la imagen de un documento en papel mediante software homologado por la AEAT, con firma del resultado, que permite prescindir del original.
- Factura electrónica
- Factura emitida y recibida en formato electrónico estructurado. No es lo mismo que un PDF enviado por correo: lo que la define es que el dato sea procesable por máquina.
- Verifactu
- Modalidad de los sistemas informáticos de facturación que remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma continuada, regulada por el Real Decreto 1007/2023.
- Facturae
- Formato XML de factura electrónica utilizado en España, obligatorio en la facturación a las administraciones públicas a través de FACe.
- Registro de facturación
- Anotación encadenada e inalterable que el sistema genera por cada factura emitida, con huella del registro anterior. Es el mecanismo que impide borrar una factura sin dejar rastro.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Puedo destruir el papel?
Con digitalización certificada por software homologado, sí, cumpliendo los requisitos de la AEAT.
¿Contempla la factura electrónica?
Sí, se procesan tanto facturas en papel digitalizadas como facturas electrónicas estructuradas.
¿Cuadra con los pedidos?
El cotejo con pedido y albarán es automático y avisa de las desviaciones.
¿Qué exige la AEAT para poder destruir el papel?
Que la digitalización se haga con software homologado por la Agencia, que el resultado se firme y que exista una base de datos que relacione la imagen con su registro. Está en el art. 7 de la Orden EHA/962/2007 y en la Resolución de la AEAT de octubre de 2007.
¿Qué es Verifactu y a quién afecta?
Es la modalidad de los sistemas informáticos de facturación que remite los registros a la Agencia Tributaria de forma continuada, regulada por el RD 1007/2023. Los plazos los fijó el RD 254/2025: 1 de enero de 2026 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2026 para el resto.
¿Un PDF por correo es una factura electrónica?
No en sentido estricto. Lo que define a la factura electrónica es que el dato sea estructurado y procesable por máquina, como en el formato Facturae. Un PDF es una imagen que hay que interpretar.
¿Cómo se evita pagar dos veces la misma factura?
Con detección de duplicados por proveedor, número y fecha, y con la comprobación contra el pedido y el albarán. Es una de las validaciones que más se agradecen en volúmenes altos.
¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?
Cuatro años, por el plazo general de prescripción tributaria del art. 66 de la Ley General Tributaria, sin perjuicio de los plazos más largos que impongan otras obligaciones, como las mercantiles.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Orden EHA/962/2007, art. 7 (digitalización certificada de facturas) BOE-A-2007-7411 · 14 de abril de 2007
- Real Decreto 1007/2023, Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación BOE-A-2023-24840 · 6 de diciembre de 2023
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, art. 12 BOE-A-2022-15818 · 29 de septiembre de 2022
- Información sobre sistemas informáticos de facturación y Verifactu Agencia Tributaria · Sede electrónica
Digitalización certificada de facturas y gestión documental
La digitalización certificada de facturas de Kimobox permite sustituir el documento original en papel por su copia electrónica conforme a los requisitos de la Agencia Tributaria, con extracción automática de datos mediante inteligencia artificial.
El circuito de factura de proveedor incluye entrada por correo, escáner o móvil, cotejo automático con pedido y albarán, detección de duplicados, aprobación por centro de coste y exportación del asiento contable al ERP.