Glosario de calidad, normas ISO y compliance

A

Acción correctiva: Medida dirigida a eliminar la causa de una no conformidad para que no vuelva a ocurrir. Distinta de la corrección, que solo repara el efecto inmediato. Se usa en: Calidad y normas
Acuse de lectura: Registro que acredita que una persona identificada abrió un contenido, con fecha y hora. Es lo que convierte «lo publicamos en la intranet» en una evidencia utilizable. Se usa en: Portal del empleado · Intranet corporativa
Acuse de recibo: Registro de que una persona concreta accedió al documento, con fecha y hora. Es la prueba de entrega que sustituye a la firma en la hoja de reparto. Se usa en: Entrega de nóminas
Alcance: Delimitación de qué actividades, productos y centros cubre el sistema certificado. Está en el certificado y es lo primero que mira un cliente que lo pide. Se usa en: Academia
Alta disponibilidad: Diseño con redundancia que permite seguir dando servicio ante el fallo de un componente. No es lo mismo que copia de seguridad: una cubre la caída, la otra la pérdida. Se usa en: Infraestructura
Alucinación: Salida de un modelo que suena plausible pero es falsa. En un proceso empresarial se combate acotando la entrada al documento real y exigiendo verificación humana en lo que tenga consecuencias. Se usa en: Automatización con IA
Ámbito (scope): Permiso concreto asociado a un token de acceso. Limitar el ámbito es lo que evita que una integración de solo lectura pueda borrar algo por error. Se usa en: Conectividad abierta
Anclaje (anchoring): Acto de escribir una huella en una cadena de bloques. Lo que queda registrado públicamente es una secuencia de caracteres sin significado para quien no tenga el documento original. Se usa en: Blockchain
Anexo informativo: Parte del documento que orienta pero no obliga. Confundirlo con el cuerpo normativo lleva a implantar cosas que nadie iba a exigir. Se usa en: Academia
Anexo SL: Estructura de alto nivel común a las normas ISO de sistemas de gestión. Es lo que hace técnicamente posible integrar varias normas en un solo sistema. Se usa en: Calidad y normas
Antipassback: Regla que impide que una misma credencial vuelva a entrar sin haber salido antes. Sirve para saber con precisión quién hay dentro en caso de evacuación. Se usa en: Control de accesos
API REST: Interfaz que permite a dos sistemas intercambiar datos por HTTP con operaciones bien definidas. Es la vía preferible cuando el ERP la ofrece, porque no exige acceso a su base de datos. Se usa en: Conectividad ERP · Conectividad abierta
Aprobación: Acto por el que una persona con autoridad declara que un documento es apto para su uso. Debe quedar registrado con nombre y fecha, no darse por supuesto. Se usa en: Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Aptitud médica: Conclusión que el servicio de vigilancia de la salud comunica a la empresa: apto, apto con limitaciones o no apto para un puesto concreto. La empresa no recibe datos clínicos. Se usa en: Seguridad laboral
ATS: Applicant Tracking System. Sistema de seguimiento de candidaturas: registra cada candidato, su fase y su historial de interacciones desde la inscripción hasta el cierre del proceso. Se usa en: Procesos de selección
Autoservicio del empleado (ESS): Employee Self-Service: el conjunto de gestiones que el trabajador resuelve por sí mismo. Su indicador de éxito no es cuánta gente entra, sino cuántas consultas dejan de llegar al departamento. Se usa en: Portal del empleado

B

Base de datos intermedia: Espacio de intercambio entre dos sistemas que no se hablan directamente. Menos elegante que una API, pero perfectamente válida y a menudo la única opción con un ERP antiguo. Se usa en: Conectividad ERP
Bolsa de horas: Saldo acumulado de horas trabajadas por encima o por debajo de la jornada pactada, compensable según lo que diga el convenio o el acuerdo de flexibilidad. Se usa en: Vacaciones y ausencias
BPM: Business Process Management. Disciplina de gestión que trata los procesos como un activo que se diseña, se ejecuta, se mide y se mejora de forma continua, en lugar de como una costumbre heredada. Se usa en: Gestión de procesos
BPMN: Business Process Model and Notation. Lenguaje gráfico estándar para dibujar procesos, mantenido por el Object Management Group y publicado también como ISO/IEC 19510:2013. Su virtud es que un mismo diagrama lo entienden negocio y sistemas. Se usa en: Gestión de procesos
Brecha de seguridad: Violación que ocasiona la destrucción, pérdida, alteración o acceso no autorizado a datos personales. Debe notificarse a la autoridad en 72 horas salvo que sea improbable que suponga un riesgo. Se usa en: Seguridad y RGPD

C

Cadena pública: Red descentralizada cuyos registros no controla ninguna organización concreta. Es esa ausencia de control lo que hace útil la prueba: nadie puede reescribirla a conveniencia. Se usa en: Blockchain
CAE: Coordinación de Actividades Empresariales. Obligación de intercambiar información sobre riesgos y medidas preventivas cuando varias empresas concurren en un mismo centro de trabajo. Se usa en: Portal de proveedores
Canal interno de información: Vía por la que una persona puede comunicar infracciones normativas con garantía de confidencialidad y sin represalias. La Ley 2/2023 lo exige a las empresas de cincuenta o más trabajadores. Se usa en: Intranet corporativa
Causa raíz: Motivo de fondo por el que ocurrió un accidente, más allá del hecho inmediato. Si la investigación se queda en «el trabajador se descuidó», la medida correctora no evitará la repetición. Se usa en: Seguridad laboral
Centro de coste: Unidad organizativa a la que se acumulan gastos. Un mismo trabajador puede imputar a varios a lo largo de una jornada. Se usa en: Integración X3
Certificado de análisis (CoA): Documento que recoge los resultados de los ensayos realizados sobre un lote concreto y los compara con la especificación. Es específico de ese lote y no vale para otro. Se usa en: Certificados de calidad
Cierre de nómina: Fecha límite a partir de la cual el periodo se calcula y ya no admite cambios. Todo lo que llegue después se arrastra al mes siguiente, con la fricción que eso genera. Se usa en: Integración A3
Cifrado en reposo: Protección del dato mientras está almacenado, no solo mientras viaja. Es lo que limita el daño si alguien accede físicamente al soporte. Se usa en: Infraestructura · Seguridad y RGPD
Cláusula: Cada apartado numerado del cuerpo normativo. Cuando un auditor dice «no conformidad en 8.5.1», se refiere a una de ellas. Se usa en: Academia
Competencia: Combinación de formación, experiencia y habilidad que permite a una persona desempeñar una tarea con el resultado esperado. ISO 9001 exige acreditarla, no solo declararla. Se usa en: Formación y desempeño
Conciliación: Comprobación periódica de que los dos sistemas dicen lo mismo. Toda integración acaba desviándose; lo que distingue una buena es que lo detecta antes que el usuario. Se usa en: Conectividad ERP
Concurrencia: Situación en la que trabajadores de dos o más empresas coinciden en un mismo centro. Es el hecho que activa la obligación de coordinar, con independencia de que haya o no relación contractual entre ellas. Se usa en: Coordinación de actividades (CAE)
Conformidad: Acto por el que el trabajador manifiesta estar de acuerdo con el contenido del recibo. No es imprescindible para la entrega, pero muchas empresas la piden y conviene poder acreditarla. Se usa en: Entrega de nóminas
Control de accesos: Sistema que autoriza o deniega la entrada a un espacio. Su finalidad es la seguridad física, no el cómputo de la jornada, aunque a menudo comparten dispositivo. Se usa en: Control de accesos
Control de presencia: Registro del tiempo de trabajo. Cuando se hace con el mismo lector que el control de accesos, conviene tener claro que son dos tratamientos distintos con bases jurídicas distintas. Se usa en: Control de accesos
Control de versiones: Mecanismo que conserva el historial de un documento y garantiza que quien lo consulta obtiene la edición vigente. En un sistema certificado es un requisito, no una comodidad. Se usa en: Intranet corporativa
Control horario: Registro diario de la hora de entrada y salida de cada trabajador, con el cálculo de saldos y el informe que exige la Inspección de Trabajo. Se usa en: Herramientas
Copia controlada: Ejemplar cuya actualización está garantizada por el sistema. En un entorno con enlaces a la nube, el propio enlace es la copia controlada y las impresiones dejan de necesitarse. Se usa en: Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Credencial: Elemento que acredita la identidad ante el lector: tarjeta, llavero, PIN, código en el móvil. Se puede revocar en el acto, algo que una huella no permite. Se usa en: Control de accesos
Criticidad: Clasificación de un activo según lo que pasa si falla: parada de línea, riesgo para las personas, incumplimiento normativo. Es lo que decide dónde se concentra el preventivo, porque no todo puede tener el mismo nivel de atención. Se usa en: Mantenimiento (GMAO)

D

Dato biométrico: Dato personal obtenido a partir de características físicas que permite identificar a una persona de forma unívoca: huella, iris, geometría facial. El RGPD lo clasifica como categoría especial cuando se usa para identificar. Se usa en: Control de accesos
Decisión automatizada: Descarte o selección producidos sin intervención humana significativa. El RGPD reconoce al candidato el derecho a obtener intervención humana y a impugnar la decisión. Se usa en: Procesos de selección
Declaración de conformidad: Manifestación del fabricante de que el producto cumple una norma o reglamento concreto. En materiales en contacto con alimentos y en producto industrial con marcado CE es obligatoria. Se usa en: Certificados de calidad
Descanso entre jornadas: Mínimo de doce horas entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente, conforme al art. 34.3 del Estatuto de los Trabajadores. Se usa en: Control de jornada
Devengo: Generación proporcional del derecho a vacaciones a lo largo del año trabajado. Quien se incorpora en abril no tiene los treinta días desde el primer día: los va acumulando. Se usa en: Vacaciones y ausencias
Días naturales frente a laborables: El Estatuto fija el mínimo en treinta días naturales, pero la mayoría de convenios lo traducen a días laborables. Confundir ambos criterios es el origen de casi todos los descuadres. Se usa en: Vacaciones y ausencias
Dieta: Cantidad que la empresa abona por manutención y estancia durante un desplazamiento. Está exenta de IRPF hasta los límites del reglamento; por encima, tributa como salario. Se usa en: Gastos con IA
Digitalización certificada: Proceso de escaneo mediante software homologado por la AEAT que otorga a la imagen el mismo valor que al original en papel, permitiendo destruirlo. Está regulado en la Orden EHA/962/2007. Se usa en: Herramientas · Gastos con IA · Digitalización de facturas
Doble factor (2FA): Verificación que combina algo que se sabe con algo que se tiene. Convierte una contraseña filtrada en un problema molesto en lugar de en un incidente grave. Se usa en: Seguridad y RGPD
Documento obsoleto: Edición retirada que debe seguir siendo identificable pero no utilizable. ISO 9001 exige protegerlos frente a un uso no intencionado, no destruirlos. Se usa en: Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)

E

Eficacia de la formación: Comprobación de que el curso sirvió para algo: menos errores, menos incidencias, mejor indicador. Es el punto que más se despacha con un «satisfactorio» y el que más mira un auditor. Se usa en: Formación y desempeño
Embudo de selección: Secuencia de fases por las que pasa una candidatura y proporción que sobrevive a cada una. Es lo que permite saber si el problema está en la atracción o en el filtro. Se usa en: Procesos de selección
Empresario principal: Quien contrata obras o servicios correspondientes a su propia actividad y los desarrolla en su centro. Además de informar, tiene deber de vigilancia sobre el cumplimiento de la contrata. Se usa en: Coordinación de actividades (CAE)
Empresario titular: Quien tiene la capacidad de poner a disposición y gestionar el centro de trabajo. Debe informar a las demás empresas de los riesgos propios del centro y de las medidas de emergencia. Se usa en: Coordinación de actividades (CAE)
Encargado del tratamiento: Quien trata datos por cuenta del responsable. Solo puede hacerlo siguiendo sus instrucciones documentadas y bajo el contrato del art. 28 del RGPD. Se usa en: Seguridad y RGPD
EPI: Equipo de protección individual. Último recurso de la jerarquía preventiva: primero se elimina el riesgo, luego se protege colectivamente y solo entonces se recurre al equipo personal. Se usa en: Seguridad laboral
Escalado: Regla que traslada automáticamente una tarea al siguiente responsable cuando vence el plazo sin respuesta. Es lo que evita que un proceso se quede encallado en la bandeja de entrada de alguien de vacaciones. Se usa en: Gestión de procesos
Especificación: Conjunto de parámetros y rangos aceptables acordados con el cliente. Es la vara de medir contra la que el certificado declara conforme o no conforme un lote. Se usa en: Certificados de calidad
Evaluación de impacto (EIPD): Análisis previo de los riesgos que un tratamiento supone para los derechos de las personas, exigido por el art. 35 del RGPD cuando hay observación sistemática a gran escala. Se usa en: Geolocalización en tiempo real
Evaluación de riesgos: Proceso de identificar los peligros de cada puesto, estimar su magnitud y decidir si son tolerables. Es el documento del que cuelga todo lo demás y debe revisarse cuando cambian las condiciones. Se usa en: Seguridad laboral
Evaluación del cumplimiento: Comprobación periódica y documentada de si un requisito se cumple. ISO 14001 y ISO 45001 la exigen expresamente, con conservación de la evidencia. Se usa en: Cumplimiento normativo
Evaluación del desempeño: Valoración periódica de cómo una persona cumple sus objetivos y responsabilidades. Distinta de la competencia: se puede ser competente y tener un mal año, y al revés. Se usa en: Formación y desempeño
Evidencia de firma: Conjunto de datos que rodean el acto: identificación previa, dispositivo, dirección IP, hora, documento exacto firmado. Es lo que convierte una firma en defendible ante una impugnación. Se usa en: Firma electrónica
Extracción de información: Obtención de campos concretos —importe, fecha, referencia— a partir de un documento no estructurado. Distinta del OCR: el OCR transcribe, la extracción interpreta. Se usa en: Automatización con IA

F

Factura electrónica: Factura emitida y recibida en formato electrónico estructurado. No es lo mismo que un PDF enviado por correo: lo que la define es que el dato sea procesable por máquina. Se usa en: Digitalización de facturas
Factura simplificada: Lo que coloquialmente se llama ticket. Solo permite deducir el IVA si incluye el NIF y el domicilio del destinatario, por lo que conviene pedir factura completa cuando el importe lo justifique. Se usa en: Gastos con IA
Facturae: Formato XML de factura electrónica utilizado en España, obligatorio en la facturación a las administraciones públicas a través de FACe. Se usa en: Digitalización de facturas
Ficha técnica: Descripción de las características generales de un producto: composición, propiedades, condiciones de uso y conservación. Es de producto, no de lote, y tiene versiones. Se usa en: Certificados de calidad
Fichero de nómina: Salida que genera el programa de nómina, normalmente un PDF con todos los recibos del periodo. Repartirlo consiste en separarlo por trabajador y asociar cada parte a su ficha. Se usa en: Entrega de nóminas
Firma electrónica avanzada: La que está vinculada de manera única al firmante, permite identificarlo, se crea con medios bajo su control exclusivo y detecta cualquier cambio posterior del documento. Es el nivel habitual en documentación laboral y comercial. Se usa en: Entrega de nóminas · Herramientas · Firma electrónica
Firma electrónica cualificada: Firma avanzada creada con un dispositivo cualificado y basada en un certificado cualificado. Es la única a la que el Reglamento otorga por sí misma el efecto jurídico de la firma manuscrita. Se usa en: Firma electrónica
Firma electrónica simple: Cualquier dato en forma electrónica que el firmante usa para firmar. Incluye desde un clic de aceptación hasta el nombre al pie de un correo. No se le pueden negar efectos jurídicos, pero su fuerza probatoria depende del contexto. Se usa en: Firma electrónica
Formación programada: Modalidad por la que una empresa organiza formación para su plantilla y la bonifica en sus cotizaciones a la Seguridad Social, dentro del crédito anual que le corresponde. Se usa en: Formación y desempeño
Función resumen (hash): Algoritmo que convierte un archivo de cualquier tamaño en una cadena de longitud fija. Cambiar una coma del documento produce un resumen completamente distinto, y del resumen no se puede volver al documento. Se usa en: Blockchain

G

Gama de mantenimiento: Lista de tareas concretas que se ejecutan sobre un equipo en cada intervención programada, con su periodicidad y sus repuestos previstos. Se usa en: Mantenimiento (GMAO)
Gasto repercutible: Gasto que, por contrato, se puede facturar al cliente. Si no se identifica al presentarlo, en la práctica se pierde. Se usa en: Gastos con IA
Geocerca: Perímetro virtual alrededor de un centro de trabajo. El sistema solo comprueba si el dispositivo está dentro o fuera en el momento del fichaje, sin necesidad de almacenar la posición continua. Se usa en: Portal del empleado · Geolocalización en tiempo real
GMAO: Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador. En inglés, CMMS. Es el sistema que reúne activos, planes, órdenes e historial; lo que en muchas plantas sigue repartido entre una libreta y una hoja de cálculo. Se usa en: Mantenimiento (GMAO)

H

Histórico de recorrido: Secuencia de posiciones registradas durante la jornada. Su conservación debe tener un plazo definido y justificado; guardarlo indefinidamente no es defendible. Se usa en: Geolocalización en tiempo real
Homologación: Proceso por el que una empresa acepta a un proveedor como apto para suministrarle, según criterios definidos de antemano. ISO 9001 exige que esos criterios estén escritos y que se aplique el mismo rasero. Se usa en: Portal de proveedores
Human in the loop: Diseño en el que la máquina propone y la persona dispone. Es lo que el art. 14 del Reglamento de IA exige para los sistemas de alto riesgo. Se usa en: Automatización con IA

I

Idempotencia: Propiedad de una operación que se puede repetir sin duplicar el efecto. Es lo que permite reintentar una sincronización fallida sin miedo a crear dos veces el mismo registro. Se usa en: Conectividad ERP
Imputación: Asignación de un consumo —horas, material, energía— al objeto que lo generó. Sin imputación real, el coste de producto es un reparto y no una medición. Se usa en: Integración X3
Inalterabilidad: Garantía de que un marcaje no se puede cambiar en silencio. Las correcciones legítimas existen, pero quedan registradas con autor, fecha y motivo. Se usa en: Control de jornada
Incidencia de nómina: Cualquier hecho del periodo que modifica el cálculo: horas extra, ausencias, pluses variables, anticipos. Es lo que hay que reunir antes del cierre y lo que más se pierde por el camino. Se usa en: Integración A3
Información documentada: Término que ISO 9001:2015 usa para englobar documentos y registros. La norma dejó de exigir un manual de calidad, aunque muchas organizaciones lo mantienen por costumbre. Se usa en: Calidad y normas · Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)
Información previa: Comunicación expresa a la plantilla y a la representación legal sobre la existencia del sistema, su finalidad y los derechos que asisten al trabajador. Sin ella, el tratamiento no es lícito. Se usa en: Geolocalización en tiempo real
Inmutabilidad: Imposibilidad práctica de alterar un registro ya confirmado. En una cadena pública consolidada, reescribir el pasado exigiría un esfuerzo computacional desproporcionado. Se usa en: Blockchain
Instancia de proceso: Cada ejecución concreta de un proceso publicado: una solicitud de compra determinada, un parte de trabajo determinado. Cada instancia guarda su propio historial y puede seguir la versión del proceso con la que empezó. Se usa en: Gestión de procesos
Intranet: Red interna de una organización con contenidos y servicios accesibles solo para su personal. Su fracaso más habitual no es técnico: es que compite con el correo y pierde. Se usa en: Intranet corporativa
ISO 37301: Norma internacional de sistemas de gestión de compliance, publicada en 2021 y certificable. Vino a sustituir a la ISO 19600:2014, que solo ofrecía directrices. Se usa en: Cumplimiento normativo
ITA: Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias. Tiene validez limitada, por lo que archivarlo sin controlar la caducidad no aporta gran cosa. Se usa en: Portal de proveedores

J

Jornada efectiva: Tiempo de trabajo real, descontadas las pausas que el convenio no considera tiempo de trabajo. Es la magnitud sobre la que se calculan las horas extraordinarias. Se usa en: Control de jornada

L

Límite de llamadas: Cota de peticiones por unidad de tiempo. Protege al sistema de una integración mal escrita y obliga a diseñar la sincronización por lotes cuando el volumen lo pide. Se usa en: Conectividad abierta
LISOS: Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000). Es la norma que tipifica el incumplimiento del registro y fija el importe de la multa. Se usa en: Control de jornada
Low-code: Modelo de construcción de aplicaciones mediante configuración visual en lugar de programación. Su valor no es ahorrar código: es acortar la distancia entre quien conoce el proceso y quien puede cambiarlo. Se usa en: Gestión de procesos · Tecnología

M

Maestro de personal: Conjunto de datos estables del trabajador: identificación, contrato, categoría, centro. Que un solo sistema sea su propietario evita que dos versiones convivan. Se usa en: Integración A3
Mantenimiento predictivo: Intervención disparada por una medida que anticipa el fallo: vibración, temperatura, consumo eléctrico. Frente al preventivo, evita cambiar piezas que aún servían. Se usa en: Mantenimiento (GMAO)
Mantenimiento preventivo: Intervención programada por tiempo o por uso para evitar el fallo, con independencia de que el equipo dé señales. Su eficacia se mide en averías que no llegaron a ocurrir, que es justo lo que cuesta demostrar sin histórico. Se usa en: Mantenimiento (GMAO)
Matriz de competencias: Cuadro que cruza puestos con competencias exigidas y muestra, por trabajador, cuáles tiene acreditadas y cuáles no. Es la vista que convierte el plan de formación en algo defendible. Se usa en: Formación y desempeño
Medios de coordinación: Instrumentos que el art. 11 del RD 171/2004 enumera: intercambio de información, reuniones, instrucciones, presencia de recursos preventivos, entre otros. La empresa elige, pero debe dejar constancia. Se usa en: Coordinación de actividades (CAE)
Minimización: Principio del RGPD según el cual solo pueden tratarse los datos estrictamente necesarios para la finalidad declarada. Aplicado aquí: si basta con saber si estaba en el centro, no se guarda dónde estuvo el resto del día. Se usa en: Geolocalización en tiempo real
Mínimo de cobertura: Número de personas que un equipo necesita tener disponibles en una fecha. Configurarlo es lo que convierte la aprobación de vacaciones en una decisión informada. Se usa en: Vacaciones y ausencias
Modelo de organización y gestión: Conjunto de medidas de vigilancia y control que, según el art. 31 bis del Código Penal, puede eximir de responsabilidad penal a la persona jurídica si es eficaz y está supervisado. Se usa en: Cumplimiento normativo
MTBF: Mean Time Between Failures, tiempo medio entre fallos. Mide la fiabilidad del equipo: cuánto aguanta funcionando antes de romperse. Se usa en: Mantenimiento (GMAO)
MTTR: Mean Time To Repair, tiempo medio de reparación. Mide la capacidad de respuesta del equipo de mantenimiento, no la del activo. Un MTBF alto con un MTTR malo sigue dejando la planta parada. Se usa en: Mantenimiento (GMAO)
Multiempresa: Capacidad de una misma instalación para gestionar varias sociedades con sus datos separados y sus usuarios propios, compartiendo configuración cuando conviene. Se usa en: Tecnología

N

No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Puede ser de la norma, del cliente o del propio sistema. No es un problema en sí: no detectarlas es el problema. Se usa en: Calidad y normas
Nota de gastos: Liquidación de los gastos adelantados por un empleado. Con IA, el ticket se interpreta al fotografiarlo y la política de gasto se aplica antes de la aprobación. Se usa en: Herramientas

O

OCR: Reconocimiento óptico de caracteres. Convierte la imagen en texto, pero no entiende qué es cada número. La parte que interpreta importe, impuesto y concepto es el modelo que trabaja sobre ese texto. Se usa en: Gastos con IA
OEE: Overall Equipment Effectiveness. Producto de disponibilidad, rendimiento y calidad. Es el indicador que resume si una línea rinde, siempre que las tres componentes se midan con datos reales. Se usa en: Integración X3 · Mantenimiento (GMAO)
Onboarding: Incorporación de una persona nueva: contrato, documentación, entrega de equipos, altas de acceso y formación inicial. Modelado como flujo, ninguno de esos pasos se queda por el camino. Se usa en: Portal del empleado · Procesos de selección
OpenAPI: Especificación estándar para describir una API de forma legible por máquinas. Permite generar clientes y documentación sin escribirlos a mano. Se usa en: Conectividad abierta
Orden de fabricación: Documento del ERP que autoriza y planifica la producción de una cantidad determinada. Es la unidad contra la que tiene sentido imputar horas y materiales. Se usa en: Integración X3
Órgano de compliance: Unidad con poderes autónomos de iniciativa y control encargada de supervisar el funcionamiento del modelo. Su independencia real es lo que un juez examina. Se usa en: Cumplimiento normativo

P

Perfil de permisos: Conjunto de autorizaciones asignado a un rol en lugar de a una persona. Permite que las altas y bajas de personal no obliguen a repensar los accesos uno a uno. Se usa en: Tecnología
Permiso retribuido: Ausencia justificada con derecho a salario, tasada en el art. 37.3 del Estatuto y ampliable por convenio. No consume vacaciones. Se usa en: Vacaciones y ausencias
Planificación preventiva: Conjunto de medidas derivadas de la evaluación, con responsable, plazo y recursos asignados. Sin plazo ni responsable, es una lista de buenas intenciones. Se usa en: Seguridad laboral
Prestador cualificado de confianza: Entidad supervisada e incluida en la lista de confianza del Estado, habilitada para emitir certificados y sellos cualificados. En España la supervisión corresponde al Ministerio competente. Se usa en: Firma electrónica
Proveedor crítico: Aquel cuyo fallo compromete la calidad, la seguridad o la continuidad del producto. Merece un nivel de control distinto al del proveedor de material de oficina. Se usa en: Portal de proveedores
Prueba de existencia: Demostración de que un dato concreto existía antes de un momento determinado. Es lo que aporta el sellado; la autoría requiere además una firma electrónica. Se usa en: Blockchain

R

Recibo individual de salarios: Nombre legal de la nómina. Debe ajustarse al modelo oficial o al que fije el convenio, y detallar con claridad las percepciones y las deducciones. Se usa en: Entrega de nóminas
Recurso preventivo: Persona designada con formación suficiente cuya presencia es obligatoria en determinadas situaciones de riesgo especial. Su presencia debe poder acreditarse, no solo planificarse. Se usa en: Coordinación de actividades (CAE)
Reevaluación: Revisión periódica de un proveedor ya homologado, basada en su comportamiento real: incidencias, plazos, calidad recibida. Sin ella, la homologación es una foto de hace años. Se usa en: Portal de proveedores
Registro de actividades: Inventario de los tratamientos que realiza la organización, exigido por el art. 30 del RGPD. Es lo primero que pide la Agencia en una inspección. Se usa en: Seguridad y RGPD
Registro de auditoría: Traza inalterable de las acciones realizadas en el sistema. Es requisito de ISO 27001 y del ENS, y lo primero que se pide cuando algo se pone feo. Se usa en: Tecnología
Registro de facturación: Anotación encadenada e inalterable que el sistema genera por cada factura emitida, con huella del registro anterior. Es el mecanismo que impide borrar una factura sin dejar rastro. Se usa en: Digitalización de facturas
Registro de jornada: Anotación diaria y objetiva de la hora de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. No basta con el cómputo mensual ni con el horario teórico del contrato. Se usa en: Portal del empleado · Control de jornada
Requisito: Frase de la norma que contiene un «debe». Es lo único auditable: las notas y los ejemplos orientan, pero no obligan. Se usa en: Academia
Requisito legal aplicable: Obligación concreta que se deriva de una norma y afecta a esta organización por su actividad, su tamaño o su ubicación. Lo relevante no es la norma entera, sino el artículo que obliga a algo. Se usa en: Cumplimiento normativo
Responsable del tratamiento: Quien decide los fines y los medios del tratamiento. En una plataforma como esta, el responsable es la empresa cliente, no el proveedor. Se usa en: Seguridad y RGPD
Revisión por la dirección: Análisis periódico del sistema por parte de la alta dirección, con unas entradas y unas salidas tasadas en el capítulo 9.3. Es el punto donde más sistemas se caen. Se usa en: Calidad y normas
Riesgos y oportunidades: Enfoque introducido en 2015 que sustituyó a la acción preventiva: en lugar de reaccionar, la organización debe planificar qué puede salir mal en cada proceso y qué hará al respecto. Se usa en: Calidad y normas
RPO y RTO: Objetivo de punto de recuperación y objetivo de tiempo de recuperación: cuánto dato se puede perder y cuánto se puede tardar en volver. Sin ambos números, un plan de continuidad es una declaración de intenciones. Se usa en: Infraestructura

S

Segmentación: Criterio que decide a quién llega cada contenido. Sin ella, la intranet se llena de ruido y la gente deja de mirarla, que es exactamente lo que se quería evitar. Se usa en: Intranet corporativa
Seguro Social: Liquidación de cuotas a la Seguridad Social que genera el programa de nómina. Kimobox no la calcula: le da al programa los datos correctos para que la calcule bien. Se usa en: Integración A3
Sellado en cadena de bloques: Anclaje de la huella criptográfica de un documento en una red pública, que permite acreditar su existencia en una fecha y su integridad posterior. Se usa en: Herramientas
Sello de tiempo: Prueba de que un dato existía en un momento determinado. Cuando es cualificado, la norma presume la exactitud de la fecha y la integridad del documento. Se usa en: Firma electrónica
Servicio transversal: Funcionalidad disponible para cualquier proceso sin integrarla de nuevo: firmar, sellar, extraer datos, notificar. Es lo que evita comprar cuatro herramientas que no se hablan entre sí. Se usa en: Tecnología
Sistema de alto riesgo: Categoría del Reglamento europeo que agrupa usos con impacto significativo en derechos, entre ellos la selección de personal y la evaluación del desempeño. Conlleva obligaciones de documentación, registro y supervisión. Se usa en: Automatización con IA
Sistema propietario del dato: Aquel que manda cuando dos sistemas discrepan sobre un mismo registro. Declararlo por cada entidad —clientes, artículos, empleados— es la decisión que evita el noventa por ciento de los problemas de integración. Se usa en: Conectividad ERP
Subencargado: Tercero al que el encargado recurre para tratar datos por cuenta del responsable. Debe estar autorizado y quedar sujeto a las mismas obligaciones contractuales. Se usa en: Infraestructura

T

Tiempo de ciclo: Tiempo que transcurre entre la salida de dos unidades consecutivas. Comparado con el tiempo teórico de la ruta, revela dónde está la pérdida. Se usa en: Integración X3
Time to hire: Días transcurridos entre la apertura de la vacante y la aceptación de la oferta. Distinto del time to fill, que llega hasta la incorporación efectiva. Se usa en: Procesos de selección
Transferencia internacional: Envío de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo. Exige una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía del capítulo V del RGPD, más un análisis del país de destino. Se usa en: Infraestructura
Transición: Periodo durante el cual conviven una edición de la norma y la siguiente. Terminado el plazo, los certificados emitidos contra la edición antigua dejan de ser válidos. Se usa en: Academia
Trazabilidad: Capacidad de reconstruir qué pasó, cuándo, quién lo hizo y con qué datos. En un sistema certificado no es una comodidad: es la evidencia que pide el auditor. Se usa en: Gestión de procesos
Trazabilidad ascendente y descendente: Capacidad de saber de qué materias primas salió un lote y a qué clientes fue. La primera resuelve el origen del problema; la segunda, su alcance. Se usa en: Certificados de calidad
Trazabilidad de la decisión: Registro de qué dato entró, qué propuso el modelo y qué decidió la persona. Sin ese registro no se puede auditar la automatización ni corregirla con criterio. Se usa en: Automatización con IA

V

Variable: Concepto retributivo que cambia cada mes: comisiones, primas, kilometraje. Frente al fijo, exige un circuito de captura y aprobación antes del cierre. Se usa en: Integración A3
Verifactu: Modalidad de los sistemas informáticos de facturación que remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma continuada, regulada por el Real Decreto 1007/2023. Se usa en: Digitalización de facturas
Versionado: Conservación del historial de un documento con la identificación de cada edición y de quién la aprobó. Sin él no se puede reconstruir qué instrucción estaba vigente cuando ocurrió un incidente. Se usa en: Conector documental (OneDrive, Google Drive, SharePoint)

W

Webhook: Llamada que el sistema origen hace al destino cuando ocurre un evento. Invierte el modelo de sondeo: en lugar de preguntar cada minuto si hay novedades, se recibe el aviso. Se usa en: Conectividad abierta

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