Lectura inteligente
Importe, base, IVA, fecha y proveedor reconocidos sin teclear nada.
Gestión de gastos con IA
Haz la foto. La IA hace el resto.
El empleado fotografía el ticket y la inteligencia artificial extrae importe, impuestos, proveedor y concepto, aplica la política de gasto y deja la liquidación lista para aprobar.
Cómo funciona el circuito
Una nota de gastos tarda menos en presentarse que en revisarse. Kimobox invierte ese reparto: el empleado fotografía el ticket, un modelo de inteligencia artificial extrae proveedor, fecha, base imponible, tipo de IVA y concepto, y la plataforma aplica la política de gasto de la empresa antes de que nadie mire nada. Lo que llega al aprobador ya viene clasificado, con los límites comprobados y los duplicados marcados.
- Digitalización certificada
- Permite destruir el papel Orden EHA/962/2007 y Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT
- Deducibilidad del IVA
- Exige factura completa Art. 97 de la Ley 37/1992: el ticket simplificado sin NIF no da derecho a deducción
- Dietas exentas
- Límites del art. 9 del RIRPF Real Decreto 439/2007; varían según haya o no pernocta y sea España o extranjero
- Kilometraje exento
- 0,26 €/km Cuantía vigente tras la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio
- Conservación
- 4 años Plazo general de prescripción tributaria del art. 66 de la Ley 58/2003
Política aplicada sola
Límites por categoría, dietas y kilometraje comprobados al instante.
Aprobación en un clic
El responsable ve solo lo que se sale de la norma.
Contabilización directa
La liquidación aprobada viaja a tu ERP con su cuenta y su centro de coste.
Qué incluye
Del ticket al asiento contable
- App móvil con captura y clasificación automática
- Detección de duplicados y de gastos fuera de política
- Kilometraje con cálculo de ruta y tarifa por convenio
- Anticipos, tarjetas de empresa y conciliación
- Flujos de aprobación por importe y por centro
- Exportación contable y a nómina
Ejemplos reales
Dónde se va el tiempo hoy
Comercial · equipo de ruta
El sobre de tickets de final de mes
Antes Doce comerciales entregan un sobre con tickets grapados. Administración teclea cada línea y persigue los que faltan.
Después Cada ticket se fotografía el mismo día. La liquidación se cierra sola el último día del mes con lo que hay, y lo que falta se reclama al comercial, no se busca en un sobre.
Consultoría · gasto repercutible
Gastos que no se refacturan al cliente
Antes El gasto se aprueba pero nadie lo asocia al proyecto, así que al facturar se olvidan viajes que el contrato permitía repercutir.
Después Cada gasto se imputa a su proyecto en el momento de presentarlo. Al facturar, la lista de repercutibles ya está montada.
Industria · política de gasto
Límites que solo existen en un PDF
Antes La política dice cuarenta euros de comida, pero la comprobación depende de que el aprobador se acuerde y quiera discutirlo.
Después El límite se aplica al presentar: por encima, el gasto exige justificación y aprobación adicional. La conversación incómoda la tiene el sistema, no el jefe.
Vocabulario
Fiscalidad del gasto, en corto
- Digitalización certificada
- Proceso de escaneo mediante software homologado por la AEAT que otorga a la imagen el mismo valor que al original en papel, permitiendo destruirlo. Está regulado en la Orden EHA/962/2007.
- Factura simplificada
- Lo que coloquialmente se llama ticket. Solo permite deducir el IVA si incluye el NIF y el domicilio del destinatario, por lo que conviene pedir factura completa cuando el importe lo justifique.
- Dieta
- Cantidad que la empresa abona por manutención y estancia durante un desplazamiento. Está exenta de IRPF hasta los límites del reglamento; por encima, tributa como salario.
- OCR
- Reconocimiento óptico de caracteres. Convierte la imagen en texto, pero no entiende qué es cada número. La parte que interpreta importe, impuesto y concepto es el modelo que trabaja sobre ese texto.
- Gasto repercutible
- Gasto que, por contrato, se puede facturar al cliente. Si no se identifica al presentarlo, en la práctica se pierde.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Qué pasa si la IA se equivoca?
El empleado corrige el campo y el sistema aprende del patrón de tus tickets habituales.
¿Hay que guardar el papel?
No, si se combina con digitalización certificada de facturas y tickets.
¿Se conecta con la contabilidad?
Sí, exporta el asiento con cuenta, centro de coste y proyecto.
¿Cuál es el límite de dieta exento de IRPF?
Lo fija el art. 9 del Reglamento del IRPF y depende de si hay pernocta y de si el desplazamiento es en España o en el extranjero. Los importes que superen esos límites tributan como rendimiento del trabajo, y la plataforma los separa para que la nómina los recoja bien.
¿Cuánto se puede abonar por kilometraje sin tributar?
La cuantía exenta es de 0,26 euros por kilómetro desde la Orden HFP/792/2023, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento. Por encima de esa cifra, el exceso tributa.
¿Un ticket permite deducir el IVA?
No por sí solo. La factura simplificada solo da derecho a deducción si incorpora el NIF y el domicilio del destinatario, según el art. 97 de la Ley del IVA. Por eso conviene pedir factura completa cuando el importe lo justifica.
¿Se puede destruir el ticket en papel?
Sí, si la captura se hace mediante digitalización certificada con software homologado por la Agencia Tributaria. Ese es precisamente el efecto que persigue la Orden EHA/962/2007.
¿Se pueden imputar los gastos a un proyecto o cliente?
Sí, en el momento de presentarlos. Es lo que evita que al facturar se olviden viajes que el contrato permitía repercutir, que es donde más dinero se pierde en silencio.
Calcula cuánto tiempo te come hoy la hoja de gastos
Te enseñamos el módulo funcionando con datos parecidos a los tuyos.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas BOE-A-2007-7411 · 14 de abril de 2007
- Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF, art. 9 (dietas y gastos de locomoción) BOE-A-2007-6820 · Texto consolidado
- Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido, art. 97 (requisitos formales de la deducción) BOE-A-1992-28740 · Texto consolidado
Software de gestión de notas de gastos con inteligencia artificial
La gestión de gastos de Kimobox utiliza inteligencia artificial para leer tickets y facturas desde el móvil, extraer importe, impuestos, fecha y proveedor, y clasificar el gasto según la política de la empresa sin introducción manual de datos.
El módulo gestiona dietas, kilometraje, anticipos y tarjetas de empresa, aplica flujos de aprobación por importe y centro de coste, detecta duplicados y exporta las liquidaciones aprobadas a la contabilidad o a la nómina.