Solicitud de personal
El responsable de área pide cubrir una vacante con perfil y motivo, y RRHH la aprueba antes de publicarla.
Selección de personal
De la vacante a la incorporación, en un solo flujo
Publica la vacante, filtra candidatos, coordina entrevistas y prepara la incorporación sin salir de Kimobox. El proceso de selección queda con el mismo control y trazabilidad que cualquier otro proceso de la empresa.
Qué es un ATS y qué aporta aquí
Un ATS (Applicant Tracking System) es el sistema que ordena un proceso de selección: recoge las candidaturas, las mantiene en un estado conocido, coordina las entrevistas y deja constancia de por qué se descartó a cada persona. Kimobox lo trata como un proceso más de la plataforma, con la ventaja de que, cuando la candidatura se convierte en contratación, el mismo flujo continúa hacia la incorporación sin cambiar de herramienta ni volver a introducir los datos.
- Conservación de currículos
- Plazo limitado y justificado El RGPD no fija un número; la AEPD considera razonable un año salvo consentimiento renovado
- Decisiones automatizadas
- Art. 22 del RGPD El candidato tiene derecho a no ser objeto de una decisión basada solo en tratamiento automatizado
- IA en selección
- Sistema de alto riesgo Anexo III del Reglamento (UE) 2024/1689 incluye el empleo y la selección de personal
- Igualdad
- RD 901/2020 y RD 902/2020 Planes de igualdad y auditoría retributiva en empresas de 50 o más personas
- Continuidad
- Del candidato al alta, sin salto La ficha de la persona sobrevive al cambio de estado
Pipeline de candidatos
Cada candidatura pasa por fases (recibida, entrevista, oferta) con el histórico de quién decidió qué.
Coordinación de entrevistas
Agenda compartida entre entrevistadores, sin correos cruzados para encontrar hueco.
Checklist de incorporación
Documentación, equipo, accesos y formación inicial del nuevo empleado, listos antes de su primer día.
Qué cubre
De la vacante al primer día
- Solicitud y aprobación de nuevas vacantes
- Pipeline de candidatos por fases con histórico
- Coordinación de entrevistas entre varios responsables
- Plantillas de valoración por candidato
- Oferta y aceptación con firma electrónica
- Checklist de incorporación (onboarding) del nuevo empleado
Ejemplos reales
Lo que se ordena de verdad
Ingeniería · perfiles escasos
Currículos repartidos en tres buzones
Antes Candidaturas en el correo de RRHH, en el del director técnico y en un portal de empleo. Se duplican contactos y se pierde gente buena.
Después Todas las vías desembocan en la misma bolsa, con detección de duplicados y estado visible. Nadie vuelve a llamar a un candidato al que ya se descartó hace tres meses.
Industria · campaña de temporada
Cuarenta incorporaciones en dos semanas
Antes Cada alta obliga a repetir a mano el contrato, la documentación de PRL, la solicitud de EPI y la tarjeta de acceso.
Después La contratación dispara el flujo de incorporación completo. El día uno la persona tiene su formación asignada, su EPI solicitado y su credencial preparada.
Administración pública · proceso selectivo
Convocatoria con examen y baremo
Antes Hojas de cálculo con las puntuaciones, correos con las citaciones y ningún registro sólido si alguien recurre.
Después Convocatoria, inscripción, prueba y baremo dentro del mismo expediente, con trazabilidad de cada puntuación y de quién la introdujo.
Vocabulario
Vocabulario de selección
- ATS
- Applicant Tracking System. Sistema de seguimiento de candidaturas: registra cada candidato, su fase y su historial de interacciones desde la inscripción hasta el cierre del proceso.
- Embudo de selección
- Secuencia de fases por las que pasa una candidatura y proporción que sobrevive a cada una. Es lo que permite saber si el problema está en la atracción o en el filtro.
- Time to hire
- Días transcurridos entre la apertura de la vacante y la aceptación de la oferta. Distinto del time to fill, que llega hasta la incorporación efectiva.
- Onboarding
- Conjunto de tareas que hacen operativa a una persona: contrato, documentación, formación inicial, equipos y accesos. Cuando está modelado, la primera semana deja de improvisarse.
- Decisión automatizada
- Descarte o selección producidos sin intervención humana significativa. El RGPD reconoce al candidato el derecho a obtener intervención humana y a impugnar la decisión.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Sustituye a un portal de empleo público?
No publica la oferta en portales externos; gestiona el proceso interno desde que llega la candidatura.
¿Varios responsables pueden evaluar al mismo candidato?
Sí, cada entrevistador registra su valoración y queda todo en la misma ficha del candidato.
¿Se conecta con el portal del empleado?
Sí, al aceptar la oferta, la incorporación pasa a alimentar el alta en el portal del empleado.
¿Cuánto tiempo se pueden conservar los currículos?
El RGPD no fija un número. La AEPD considera razonable conservar la candidatura mientras dure el proceso y, si se quiere mantener en cartera, informar de ello y revisar el consentimiento pasado un plazo, habitualmente un año.
¿Se puede usar IA para cribar candidatos?
Se puede usar para ordenar y resumir, pero el Reglamento europeo de IA clasifica los sistemas de selección de personal como de alto riesgo y exige supervisión humana efectiva. En Kimobox la IA propone y el descarte lo confirma una persona identificada.
¿Queda registrado por qué se descartó a alguien?
Sí, con el motivo, la fase y quién tomó la decisión. Además de ser buena práctica, es lo que permite responder si un candidato ejerce sus derechos o si hay una reclamación por discriminación.
¿Se puede publicar la vacante en varios portales?
Las ofertas se gestionan en Kimobox y se difunden por los canales que uséis. Las candidaturas que llegan por cada vía se centralizan en la misma bolsa, con detección de duplicados.
¿Sirve para procesos selectivos internos o con examen?
Sí. Convocatoria, inscripción, prueba, corrección y baremo viven en el mismo expediente, con trazabilidad de cada puntuación y de quién la introdujo, que es lo que hace defendible un proceso si alguien lo recurre.
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), art. 22: decisiones individuales automatizadas EUR-Lex · Aplicable desde el 25 de mayo de 2018
- Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial, anexo III EUR-Lex · 13 de junio de 2024
- Real Decreto 901/2020, por el que se regulan los planes de igualdad BOE-A-2020-12214 · 14 de octubre de 2020
Software de selección de personal y onboarding
El módulo de selección de personal de Kimobox gestiona la solicitud y aprobación de vacantes, el pipeline de candidatos por fases y la coordinación de entrevistas entre varios responsables, con el histórico de cada decisión.
Al aceptar la oferta, la checklist de incorporación prepara documentación, accesos y formación inicial antes del primer día del nuevo empleado, conectando selección y portal del empleado en el mismo sistema.