Demande de recrutement
Le responsable de service demande à pourvoir un poste en précisant le profil et le motif, et la RH valide avant publication.
Recrutement du personnel
Du poste à pourvoir à l’intégration, en un seul flux
Publiez le poste, triez les candidats, coordonnez les entretiens et préparez l’intégration sans quitter Kimobox. Le processus de recrutement bénéficie de la même maîtrise et de la même traçabilité que n’importe quel autre processus de l’entreprise.
Ce qu’est un ATS et ce qu’il apporte ici
Un ATS (Applicant Tracking System) est le système qui structure un recrutement : il recueille les candidatures, les maintient dans un statut connu, coordonne les entretiens et garde la trace des raisons pour lesquelles chaque personne a été écartée. Kimobox le traite comme un processus parmi d’autres de la plateforme, avec un avantage : lorsque la candidature débouche sur une embauche, le même flux se poursuit jusqu’à l’intégration sans changer d’outil ni ressaisir les données.
- Conservation des CV
- Durée limitée et justifiée Le RGPD ne fixe pas de durée ; l’AEPD juge raisonnable un an, sauf consentement renouvelé
- Décisions automatisées
- Art. 22 du RGPD Le candidat a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé
- IA et recrutement
- Système à haut risque L’annexe III du règlement (UE) 2024/1689 inclut l’emploi et le recrutement ; applicable à partir du 2 décembre 2027
- Égalité
- RD 901/2020 et RD 902/2020 Plans d’égalité et audit des rémunérations dans les entreprises espagnoles de 50 personnes ou plus
- Continuité
- Du candidat à l’embauche, sans rupture La fiche de la personne survit au changement de statut
Pipeline de candidats
Chaque candidature passe par des étapes (reçue, entretien, offre) avec l’historique de qui a décidé quoi.
Coordination des entretiens
Agenda partagé entre les recruteurs, sans échanges d’e-mails pour trouver un créneau.
Checklist d’intégration
Documents, matériel, accès et formation initiale du nouveau salarié, prêts avant son premier jour.
Ce qu’il couvre
Du poste à pourvoir au premier jour
- Demande et validation des nouveaux postes
- Pipeline de candidats par étapes avec historique
- Coordination des entretiens entre plusieurs responsables
- Grilles d’évaluation par candidat
- Offre et acceptation par signature électronique
- Checklist d’intégration (onboarding) du nouveau salarié
Exemples réels
Ce qui se range vraiment
Ingénierie · profils rares
Des CV dispersés dans trois boîtes de réception
Avant Des candidatures dans la boîte de la RH, dans celle du directeur technique et sur un site d’emploi. Les contacts se dédoublent et l’on perd de bons profils.
Après Toutes les voies aboutissent au même vivier, avec détection des doublons et statut visible. Plus personne ne rappelle un candidat écarté il y a trois mois.
Industrie · campagne saisonnière
Quarante intégrations en deux semaines
Avant Chaque embauche oblige à refaire à la main le contrat, les documents de prévention, la demande d’EPI et le badge d’accès.
Après L’embauche déclenche le flux d’intégration complet. Dès le premier jour, la personne a sa formation attribuée, son EPI commandé et son badge prêt.
Administration publique · concours
Une sélection avec examen et barème
Avant Des tableurs pour les notes, des e-mails pour les convocations et aucun registre solide en cas de recours.
Après Convocation, inscription, épreuve et barème dans le même dossier, avec la traçabilité de chaque note et de la personne qui l’a saisie.
Vocabulaire
Le vocabulaire du recrutement
- ATS
- Applicant Tracking System. Système de suivi des candidatures : il enregistre chaque candidat, son étape et l’historique de ses échanges, de l’inscription à la clôture du processus.
- Entonnoir de recrutement
- Suite des étapes que traverse une candidature et proportion qui survit à chacune. C’est ce qui permet de savoir si le problème se situe dans l’attraction ou dans le tri.
- Time to hire
- Nombre de jours entre l’ouverture du poste et l’acceptation de l’offre. À distinguer du time to fill, qui court jusqu’à la prise de poste effective.
- Onboarding
- Ensemble des tâches qui rendent une personne opérationnelle : contrat, documents, formation initiale, matériel et accès. Une fois modélisé, la première semaine n’est plus improvisée.
- Décision automatisée
- Écartement ou sélection produits sans intervention humaine significative. Le RGPD reconnaît au candidat le droit d’obtenir une intervention humaine et de contester la décision.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Remplace-t-il un site d’emploi public ?
Il ne publie pas l’offre sur des sites externes ; il gère le processus interne dès la réception de la candidature.
Plusieurs responsables peuvent-ils évaluer le même candidat ?
Oui, chaque recruteur saisit son évaluation et tout est regroupé dans la même fiche candidat.
Est-il relié au portail salarié ?
Oui : dès l’acceptation de l’offre, l’intégration alimente la création du salarié dans le portail salarié.
Combien de temps peut-on conserver les CV ?
Le RGPD ne fixe pas de durée. L’AEPD (autorité espagnole de protection des données) juge raisonnable de conserver la candidature pendant la durée du processus et, si l’on souhaite la garder en vivier, d’en informer le candidat et de revoir son consentement au bout d’un certain délai, généralement un an.
Peut-on utiliser l’IA pour trier les candidats ?
On peut l’utiliser pour classer et résumer, mais le règlement européen sur l’IA classe les systèmes de recrutement parmi les systèmes à haut risque et exige un contrôle humain effectif. Dans Kimobox, l’IA propose et l’écartement est confirmé par une personne identifiée.
Le motif d’un refus est-il enregistré ?
Oui, avec le motif, l’étape et l’auteur de la décision. Au-delà de la bonne pratique, c’est ce qui permet de répondre si un candidat exerce ses droits ou en cas de réclamation pour discrimination.
Peut-on publier le poste sur plusieurs sites d’emploi ?
Les offres sont gérées dans Kimobox et diffusées sur les canaux que vous utilisez. Les candidatures reçues par chaque voie sont centralisées dans le même vivier, avec détection des doublons.
Convient-il aux sélections internes ou avec examen ?
Oui. Convocation, inscription, épreuve, correction et barème vivent dans le même dossier, avec la traçabilité de chaque note et de la personne qui l’a saisie : c’est ce qui rend un processus défendable en cas de recours.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 22 : décision individuelle automatisée EUR-Lex · Applicable depuis le 25 mai 2018
- Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle, annexe III EUR-Lex · 13 juin 2024
- Règlement (UE) 2026/1744 (omnibus numérique sur l’IA) modifiant le règlement (UE) 2024/1689 EUR-Lex · 24 juillet 2026
- Real Decreto 901/2020, por el que se regulan los planes de igualdad (plans d’égalité) BOE-A-2020-12214 · 14 octobre 2020
Logiciel de recrutement et d’onboarding
Le module de recrutement de Kimobox gère la demande et la validation des postes, le pipeline de candidats par étapes et la coordination des entretiens entre plusieurs responsables, avec l’historique de chaque décision.
Dès l’acceptation de l’offre, la checklist d’intégration prépare documents, accès et formation initiale avant le premier jour du nouveau salarié, reliant recrutement et portail salarié dans le même système.