Connexion directe
OneDrive, Google Drive et SharePoint, avec les identifiants de votre propre compte d’entreprise.
Intégrations
Vos documents, dans le cloud que vous utilisez déjà
Kimobox publie et versionne les documents du système de management directement dans OneDrive, Google Drive ou SharePoint, sans dupliquer les dossiers ni maintenir deux copies différentes.
Ce que fait le connecteur
Presque aucune entreprise ne veut d’une GED de plus : elle en a déjà une, et ses équipes savent s’en servir. Ce dont elle a besoin, c’est que la documentation du système de management soit maîtrisée — avec sa version, son approbateur et sa date — sans quitter l’endroit où elle se trouve. Le connecteur de Kimobox publie et versionne directement dans OneDrive, Google Drive ou SharePoint : il n’existe plus deux copies de la même procédure à deux endroits différents.
- Clouds pris en charge
- OneDrive, SharePoint et Google Drive Avec le compte d’entreprise que la société possède déjà
- Ce que pilote Kimobox
- Version, approbation et validité Le fichier vit dans le cloud ; le statut documentaire, dans la plateforme
- Exigence ISO
- ISO 9001:2015, chap. 7.5.3 Maîtrise des informations documentées : disponibilité, protection et maîtrise des modifications
- Droits
- Hérités et vérifiés Qui ne peut pas voir le document dans le cloud ne le voit pas non plus depuis Kimobox
- Copies non maîtrisées
- N’ont plus de raison d’être Le lien renvoie toujours à la version en vigueur
Synchronisation bidirectionnelle
Un document modifié dans le cloud se reflète dans Kimobox, et inversement.
Versionnage automatique
Chaque publication devient une nouvelle version, avec l’historique complet accessible.
Droits hérités
Les droits sur les dossiers de votre cloud sont respectés ; Kimobox n’ouvre aucun accès que vous n’aviez pas déjà.
Recherche plein texte
Retrouvez un document par son contenu, pas seulement par son nom de fichier.
Sans dupliquer les dossiers
Les documents du système de management vivent dans l’arborescence que votre équipe utilise déjà.
Ce que cela résout
Le même dossier, sans copies volantes
- Connexion à OneDrive, Google Drive et SharePoint
- Publication et versionnage des documents du système de management
- Synchronisation bidirectionnelle entre Kimobox et votre cloud documentaire
- Droits sur les dossiers hérités de votre compte d’entreprise
- Recherche plein texte, pas seulement par nom de fichier
- Sans migration de fichiers ni duplication des dossiers existants
Exemples réels
Le problème des deux dossiers
Ingénierie · Microsoft 365
Des procédures en double
Avant La version officielle est dans le logiciel qualité et celle qu’utilisent les équipes est dans SharePoint. Elles divergent en quelques semaines.
Après Il n’y a plus qu’un seul fichier, dans SharePoint, dont le statut documentaire est piloté depuis Kimobox. La divergence devient impossible.
Agroalimentaire · Google Workspace
Des enregistrements d’atelier dans le cloud
Avant Les enregistrements sont remplis dans des feuilles Google et personne ne sait lesquels correspondent à la version en vigueur du formulaire.
Après Chaque enregistrement pointe vers le formulaire avec lequel il a été produit. Quand le formulaire change, les anciens enregistrements continuent de renvoyer au leur.
Groupe aux deux cultures informatiques
La moitié de l’entreprise sur Drive, l’autre sur OneDrive
Avant Migrer vers un seul cloud est un projet que personne ne veut lancer pour l’instant.
Après Le connecteur fonctionne avec les deux en même temps. La décision d’unifier se prendra le moment venu, pas comme condition préalable.
Vocabulaire
La maîtrise documentaire, avec précision
- Informations documentées
- Terme de l’ISO 9001:2015 qui englobe documents et enregistrements. Les documents disent comment faire quelque chose ; les enregistrements prouvent que cela a été fait.
- Copie maîtrisée
- Exemplaire dont la mise à jour est garantie par le système. Dans un environnement avec des liens vers le cloud, le lien lui-même est la copie maîtrisée et les impressions deviennent inutiles.
- Versionnage
- Conservation de l’historique d’un document avec l’identification de chaque édition et de son approbateur. Sans lui, impossible de reconstituer quelle instruction était en vigueur au moment d’un incident.
- Document obsolète
- Édition retirée qui doit rester identifiable mais inutilisable. L’ISO 9001 exige de la protéger contre une utilisation non intentionnelle, pas de la détruire.
- Approbation
- Acte par lequel une personne habilitée déclare qu’un document est apte à l’usage. Elle doit être enregistrée avec un nom et une date, et non tenue pour acquise.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Dois-je migrer mes documents dans Kimobox ?
Non, les documents restent dans votre cloud ; Kimobox les publie et les versionne sur place.
Que se passe-t-il si je modifie un document directement dans OneDrive ?
La modification apparaît dans Kimobox comme une nouvelle version, sans perdre l’historique précédent.
Peut-on utiliser plusieurs fournisseurs de cloud à la fois ?
Oui, on peut connecter OneDrive, Google Drive ou SharePoint selon le service ou le site.
Où se trouve le fichier, dans Kimobox ou dans le cloud ?
Dans le cloud. Kimobox pilote le statut documentaire — version, approbateur, validité, obsolescence — et le fichier reste là où vos équipes le cherchent déjà.
Qu’exige l’ISO 9001 en matière de maîtrise documentaire ?
Le chapitre 7.5.3 demande que les informations documentées soient disponibles là où elles sont nécessaires, protégées contre la perte ou un usage inapproprié, avec une maîtrise des modifications et des documents obsolètes identifiés pour éviter toute utilisation non intentionnelle.
Les droits du cloud sont-ils respectés ?
Oui. Quiconque n’a pas accès au document dans SharePoint ou dans Drive ne le voit pas non plus depuis Kimobox. Les droits ne sont pas dupliqués : ils sont hérités et vérifiés.
Peut-on savoir quelle version était en vigueur à une date donnée ?
Oui. L’historique conserve chaque édition avec son approbateur et sa date, ce qui permet de reconstituer quelle instruction était en vigueur au moment d’un incident.
Et si la moitié de l’entreprise utilise Drive et l’autre OneDrive ?
Le connecteur fonctionne avec les deux en même temps. Unifier le cloud peut être une bonne idée, mais ce n’est pas un préalable pour mettre de l’ordre dans la documentation.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- ISO 9001:2015, chapitre 7.5 (informations documentées) ISO · Éd. 2015
- ISO 30301:2019 — Systèmes de gestion des documents d’activité. Exigences ISO · Éd. 2019
- ISO/IEC 27001:2022, annexe A (mesure 5.33, protection des enregistrements) ISO/IEC · 25 octobre 2022
Connecteur documentaire avec OneDrive, Google Drive et SharePoint
Kimobox se connecte à OneDrive, Google Drive et SharePoint pour publier et versionner les documents du système de management directement dans le cloud documentaire que votre équipe utilise déjà, sans migrer de fichiers ni dupliquer les dossiers existants.
La synchronisation est bidirectionnelle : un document modifié dans le cloud apparaît comme une nouvelle version dans Kimobox, les droits sur les dossiers de votre compte d’entreprise sont respectés, et la recherche plein texte permet de retrouver n’importe quel document sans dépendre de son nom de fichier.