Badge, code PIN ou biométrie
Le système d’accès du site se connecte à l’état réel du salarié dans Kimobox.
Portail salarié
Qui entre, où et quand, sans gardien à la porte
Autorisation d’accès à l’usine ou au bureau par salarié, par badge, code PIN ou biométrie, synchronisée avec l’état réel de ses documents et de ses horaires.
Ce qu’il fait et ce qu’il faut savoir
Un contrôle d’accès d’entreprise décide qui peut entrer dans chaque zone et à quel moment, en consultant l’état réel de la personne : sa formation à la prévention est-elle valide, son aptitude médicale en règle, ses documents de coordination entre entreprises approuvés ? Kimobox relie la porte à ces registres : l’autorisation cesse d’être une liste tenue à la main et devient une conséquence des données.
- Biométrie au travail
- Traitement à haut risque L’AEPD la déconseille pour le contrôle de présence, sauf exception de l’art. 9.2 du RGPD ; guide de novembre 2023
- Consentement du salarié
- Pas une base valable à lui seul Le lien de subordination empêche qu’il soit librement donné
- Alternatives courantes
- Badge, code PIN, NFC ou QR code Elles atteignent la finalité sans traiter de catégories particulières de données
- Vidéosurveillance
- Art. 89 de la LOPDGDD Exige une information préalable et l’affichage d’un panneau d’information
- Intégration CAE
- Blocage automatique pour document expiré En lien avec l’art. 24 de la Ley 31/1995 et le RD 171/2004
Autorisation automatique
L’accès n’est accordé que si la formation, l’aptitude médicale ou les documents sont en cours de validité.
Accès par site
Chaque site a ses propres zones et ses propres droits d’accès.
Historique des accès
Date, heure et état des documents au moment de chaque entrée, consultables a posteriori.
Blocage automatique
Si un document ou une aptitude médicale expire, l’accès se bloque tout seul, sans que personne n’ait à y penser.
Visiteurs et personnel extérieur
Le même contrôle d’accès gère aussi les visiteurs et le personnel des sous-traitants.
Ce qu’il maîtrise
De l’état du salarié à la porte du site
- Autorisation d’accès par salarié, site et zone
- Synchronisation avec badge, code PIN, biométrie ou borne
- Blocage automatique en cas d’expiration de la formation, de l’aptitude médicale ou des documents
- Historique des accès par salarié, date et site
- Gestion des accès des visiteurs et du personnel des sous-traitants
- Intégration avec le contrôle d’accès physique déjà installé
Comment ça marche
De l’état du salarié à l’autorisation d’accès
Formation, aptitude médicale et documents sont vérifiés automatiquement. L’autorisation d’accès n’est émise que si les trois sont valides, et elle est synchronisée avec le badge, le code PIN ou la biométrie du site.
- Vérification automatique de la formation, de l’aptitude médicale et des documents
- Autorisation synchronisée avec le système d’accès physique
- Blocage automatique dès qu’une exigence expire
Exemples réels
Des portes qui se ferment toutes seules quand il le faut
Usine chimique
Une entreprise extérieure sans formation spécifique valide
Avant Le gardien consulte une liste imprimée mise à jour le lundi. Un intervenant dont la formation a expiré le mercredi continue d’entrer toute la semaine.
Après Le badge interroge l’état du dossier au moment de la lecture. Si la formation a expiré la veille, la porte ne s’ouvre pas et le responsable reçoit l’alerte avec le motif.
Plateforme logistique
Zones à température dirigée
Avant N’importe qui muni d’un badge général peut entrer dans la chambre froide, même sans la formation au travail en ambiance froide.
Après Des droits par zone liés à la matrice de compétences. Seuls ceux qui ont l’habilitation requise entrent, et chaque accès est enregistré.
Bureaux · visiteurs
Le registre des visiteurs sur un cahier
Avant Un cahier à l’accueil avec nom et heure, illisible au bout de deux semaines et laissant les données personnelles de tiers à la vue de tous.
Après Préinscription par l’hôte, badge temporaire à expiration automatique et registre consultable, sans exposer les données d’un visiteur au suivant.
Vocabulaire
Ce qu’il faut distinguer
- Contrôle d’accès
- Système qui autorise ou refuse l’entrée dans un espace. Sa finalité est la sécurité physique, pas le décompte du temps de travail, même s’ils partagent souvent le même lecteur.
- Contrôle de présence
- Enregistrement du temps de travail. Lorsqu’il utilise le même lecteur que le contrôle d’accès, il faut bien comprendre qu’il s’agit de deux traitements distincts, avec des bases juridiques distinctes.
- Donnée biométrique
- Donnée personnelle issue de caractéristiques physiques qui permet d’identifier une personne de façon univoque : empreinte, iris, géométrie du visage. Le RGPD la classe parmi les catégories particulières lorsqu’elle sert à identifier.
- Identifiant
- Élément qui atteste l’identité devant le lecteur : badge, porte-clés, code PIN, code sur mobile. Il peut être révoqué sur-le-champ, ce qu’une empreinte ne permet pas.
- Antipassback
- Règle qui empêche un même badge de rentrer sans être d’abord ressorti. Elle permet de savoir précisément qui se trouve à l’intérieur en cas d’évacuation.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Remplace-t-il le système d’accès physique que nous avons déjà ?
Non, il s’y intègre : Kimobox décide qui est autorisé et le tourniquet, la borne ou le lecteur applique cette décision.
Que se passe-t-il si l’aptitude médicale d’un salarié expire ?
L’accès est bloqué automatiquement jusqu’à ce que les documents soient de nouveau valides.
Est-ce adapté à plusieurs sites ?
Oui, chaque site a ses propres zones, droits et listes de personnes autorisées.
Peut-on savoir qui a accédé à une zone à une date précise ?
Oui, l’historique des accès est disponible par salarié, par zone et par date.
Peut-on utiliser l’empreinte digitale pour pointer ?
Dans son guide de novembre 2023, l’AEPD (autorité espagnole de protection des données) a conclu que le contrôle de présence par biométrie traite des catégories particulières de données et trouve difficilement une base valable dans le cadre professionnel, car le consentement du salarié n’est pas considéré comme librement donné. La prudence consiste à utiliser un badge, un code PIN ou un identifiant sur mobile.
Et la reconnaissance faciale ?
Le même raisonnement s’applique : c’est une donnée biométrique utilisée pour identifier de façon univoque, avec les mêmes restrictions. De plus, le règlement européen sur l’IA encadre certains usages de l’identification biométrique.
Peut-on contrôler l’accès par zone ?
Oui. Les droits se définissent par zone et par profil, et peuvent être conditionnés à la validité d’une formation ou d’une habilitation précise.
Comment gère-t-on l’accès des visiteurs ?
Par une préinscription faite par l’hôte et un badge temporaire à expiration automatique. L’accès est enregistré sans exposer les données d’un visiteur au suivant, comme c’est le cas avec le registre de l’accueil.
Que se passe-t-il lors d’une évacuation ?
Avec la règle d’antipassback activée, le système sait qui est à l’intérieur à tout moment et génère la liste des présents par zone, ce dont on a besoin au point de rassemblement.
Dites-nous comment vous contrôlez aujourd’hui l’accès à vos installations
Nous vous montrons le module en fonctionnement avec des données proches des vôtres.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
- Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (guide sur le contrôle de présence biométrique) Agencia Española de Protección de Datos · Novembre 2023
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), art. 89 : vidéosurveillance sur le lieu de travail BOE-A-2018-16673 · Texte consolidé
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), art. 9 : catégories particulières de données EUR-Lex · Applicable depuis le 25 mai 2018
Contrôle d’accès aux installations par salarié
Le contrôle d’accès de Kimobox autorise l’entrée à l’usine ou au bureau par salarié et par site, synchronisé avec badge, code PIN, biométrie ou borne, et bloqué automatiquement si la formation, l’aptitude médicale ou tout document exigé expire.
L’historique des accès est disponible par salarié, par zone et par date, et le même système gère aussi l’accès des visiteurs et du personnel des sous-traitants, en s’intégrant au contrôle d’accès physique déjà installé sur le site.