Badge, PIN o biometria
Il sistema di accesso della sede si collega allo stato reale del lavoratore in Kimobox.
Portale del dipendente
Chi entra, dove e quando, senza un sorvegliante alla porta
Autorizzazione all’accesso a stabilimento o uffici per lavoratore, con badge, PIN o biometria, sincronizzata con lo stato reale della sua documentazione e del suo orario.
Cosa fa e cosa bisogna tenere presente
Un controllo accessi aziendale decide chi può entrare in ciascuna zona e in quale momento, consultando lo stato reale di quella persona: se la sua formazione sulla sicurezza è valida, se l’idoneità sanitaria è in regola, se la sua documentazione di coordinamento aziendale è approvata. Kimobox collega la porta a quei registri, così l’autorizzazione smette di essere un elenco aggiornato a mano e diventa una conseguenza dei dati.
- Biometria sul lavoro
- Trattamento ad alto rischio L’AEPD lo sconsiglia per il controllo delle presenze salvo le eccezioni dell’art. 9.2 GDPR; guida di novembre 2023
- Consenso del lavoratore
- Da solo non è una base valida Il rapporto di subordinazione impedisce che sia prestato liberamente
- Alternative comuni
- Badge, PIN, NFC o codice QR Raggiungono lo scopo senza trattare categorie particolari di dati
- Videosorveglianza
- Art. 89 della LOPDGDD Richiede un’informativa preventiva e l’apposizione del cartello informativo
- Integrazione CAE
- Blocco automatico per documento scaduto Si collega all’art. 24 della Ley 31/1995 e al RD 171/2004
Autorizzazione automatica
L’accesso viene concesso solo se formazione, idoneità sanitaria o documentazione sono in corso di validità.
Accessi per sede di lavoro
Ogni sede ha le proprie zone e i propri permessi di accesso.
Storico degli accessi
Data, ora e stato della documentazione al momento di ogni ingresso, consultabili in seguito.
Blocco automatico
Se scade un documento o un’idoneità sanitaria, l’accesso si blocca da solo, senza che nessuno debba ricordarsene.
Visitatori e personale esterno
Lo stesso controllo accessi gestisce anche visite e personale dei subappaltatori.
Cosa tiene sotto controllo
Dallo stato del lavoratore alla porta della sede
- Autorizzazione all’accesso per lavoratore, sede e zona
- Sincronizzazione con badge, PIN, biometria o totem
- Blocco automatico se scade formazione, idoneità sanitaria o documentazione
- Storico degli accessi per lavoratore, data e sede
- Gestione degli accessi di visitatori e personale dei subappaltatori
- Integrazione con il sistema di controllo accessi fisico già installato
Come funziona
Dallo stato del lavoratore all’autorizzazione di accesso
Formazione, idoneità sanitaria e documentazione vengono verificate automaticamente. Solo se sono tutte e tre valide viene emessa l’autorizzazione, sincronizzata con il badge, il PIN o la biometria della sede.
- Verifica automatica di formazione, idoneità sanitaria e documentazione
- Autorizzazione sincronizzata con il sistema di accesso fisico
- Blocco automatico non appena scade un requisito
Esempi reali
Porte che si chiudono da sole quando devono
Stabilimento chimico
Appaltatore senza formazione specifica valida
Prima Il sorvegliante controlla un elenco stampato che si aggiorna il lunedì. Un lavoratore con formazione scaduta il mercoledì continua a entrare per tutta la settimana.
Dopo Il badge interroga lo stato della pratica al momento della lettura. Se la formazione è scaduta ieri, la porta non si apre e il responsabile riceve l’avviso con il motivo.
Centro logistico
Zone a temperatura controllata
Prima Chiunque abbia un badge generico può entrare nella cella frigorifera, anche senza la formazione per il lavoro al freddo.
Dopo Permessi per zona legati alla matrice delle competenze. Entra solo chi ha documentato l’abilitazione corrispondente, e ogni accesso viene registrato.
Uffici · visitatori
Il registro dei visitatori su un quaderno
Prima Quaderno in reception con nome e ora, illeggibile dopo due settimane e con i dati personali di terzi sotto gli occhi di tutti.
Dopo Preregistrazione da parte di chi ospita, credenziale temporanea a scadenza automatica e registro consultabile, senza esporre i dati di un visitatore al successivo.
Lessico
Ciò che conviene distinguere
- Controllo accessi
- Sistema che autorizza o nega l’ingresso a uno spazio. La sua finalità è la sicurezza fisica, non il conteggio dell’orario, anche se spesso condividono lo stesso dispositivo.
- Rilevazione presenze
- Registrazione del tempo di lavoro. Quando si usa lo stesso lettore del controllo accessi, occorre avere chiaro che si tratta di due trattamenti diversi con basi giuridiche diverse.
- Dato biometrico
- Dato personale ottenuto da caratteristiche fisiche che consente di identificare una persona in modo univoco: impronta, iride, geometria del volto. Il GDPR lo classifica come categoria particolare quando viene usato per identificare.
- Credenziale
- Elemento che attesta l’identità davanti al lettore: badge, portachiavi, PIN, codice sullo smartphone. Si può revocare all’istante, cosa che un’impronta non consente.
- Antipassback
- Regola che impedisce a una stessa credenziale di rientrare senza essere prima uscita. Serve a sapere con precisione chi si trova all’interno in caso di evacuazione.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Sostituisce il sistema di accesso fisico che abbiamo già?
No, si integra con esso: Kimobox decide chi è autorizzato e il tornello, il totem o il lettore esegue quella decisione.
Cosa succede se scade l’idoneità sanitaria di un lavoratore?
L’accesso si blocca automaticamente finché la documentazione non torna valida.
Funziona per più sedi di lavoro?
Sì, ogni sede ha le proprie zone, i propri permessi e i propri elenchi di autorizzati.
Si può consultare chi è entrato in una zona in una data precisa?
Sì, lo storico degli accessi è disponibile per lavoratore, zona e data.
Si può usare l’impronta digitale per timbrare?
L’AEPD, l’autorità spagnola per la protezione dei dati, nella sua guida di novembre 2023 ha concluso che il controllo delle presenze tramite biometria tratta categorie particolari di dati e difficilmente trova una base valida in ambito lavorativo, perché il consenso del lavoratore non si considera prestato liberamente. La scelta prudente è usare badge, PIN o una credenziale sullo smartphone.
E il riconoscimento facciale?
Vale lo stesso ragionamento: è un dato biometrico usato per identificare in modo univoco, con le stesse restrizioni. Inoltre, il Regolamento europeo sull’IA limita determinati usi dell’identificazione biometrica.
Si può controllare l’accesso per zone?
Sì. I permessi si definiscono per zona e per profilo, e possono essere subordinati al possesso di una formazione o di un’abilitazione specifica in corso di validità.
Come si gestisce l’accesso dei visitatori?
Con la preregistrazione da parte di chi li ospita e una credenziale temporanea a scadenza automatica. L’accesso resta registrato senza esporre i dati di un visitatore al successivo, come invece accade con il registro cartaceo in reception.
Cosa succede durante un’evacuazione?
Con la regola antipassback attiva, il sistema sa chi si trova all’interno in ogni momento e genera l’elenco dei presenti per zona, che è ciò che serve al punto di raccolta.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (guida sul controllo delle presenze tramite sistemi biometrici) Agencia Española de Protección de Datos · Novembre 2023
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), art. 89: videosorveglianza sul luogo di lavoro BOE-A-2018-16673 · Testo consolidato
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 9: categorie particolari di dati EUR-Lex · Applicabile dal 25 maggio 2018
Controllo degli accessi alle strutture per lavoratore
Il controllo accessi di Kimobox autorizza l’ingresso a stabilimento o uffici per lavoratore e per sede di lavoro, sincronizzato con badge, PIN, biometria o totem, e bloccato automaticamente se scadono la formazione, l’idoneità sanitaria o qualsiasi documento richiesto.
Lo storico degli accessi è disponibile per lavoratore, zona e data, e lo stesso sistema gestisce anche l’accesso di visitatori e personale dei subappaltatori, integrato con il controllo accessi fisico già installato nella sede.