Lettura intelligente
Importo, imponibile, IVA, data e fornitore riconosciuti senza digitare nulla.
Gestione delle note spese con IA
Scatta la foto. Al resto pensa l’IA.
Il dipendente fotografa lo scontrino e l’intelligenza artificiale estrae importo, imposte, fornitore e causale, applica la policy sulle spese e prepara il rimborso pronto per l’approvazione.
Come funziona il circuito
Una nota spese richiede meno tempo per essere presentata che per essere controllata. Kimobox ribalta questa proporzione: il dipendente fotografa lo scontrino, un modello di intelligenza artificiale estrae fornitore, data, imponibile, aliquota IVA e causale, e la piattaforma applica la policy aziendale sulle spese prima che qualcuno guardi qualcosa. Ciò che arriva all’approvatore è già classificato, con i limiti verificati e i duplicati segnalati.
- Digitalizzazione certificata
- Consente di distruggere la carta Orden EHA/962/2007 e Resolución del 24 ottobre 2007 dell’AEAT
- Detraibilità dell’IVA (Spagna)
- Richiede la fattura completa Art. 97 della Ley 37/1992: lo scontrino semplificato senza NIF non dà diritto alla detrazione
- Diarie esenti
- Limiti dell’art. 9 del RIRPF Real Decreto 439/2007; variano in base al pernottamento e alla destinazione, Spagna o estero
- Rimborso chilometrico esente
- 0,26 €/km Importo in vigore dopo l’Orden HFP/792/2023, del 12 luglio
- Conservazione
- 4 anni Termine generale di prescrizione tributaria dell’art. 66 della Ley 58/2003
Policy applicata da sola
Limiti per categoria, diarie e rimborsi chilometrici verificati all’istante.
Approvazione con un clic
Il responsabile vede solo ciò che esce dalla norma.
Contabilizzazione diretta
Il rimborso approvato arriva al tuo ERP con il suo conto e il suo centro di costo.
Cosa include
Dallo scontrino alla scrittura contabile
- App mobile con acquisizione e classificazione automatica
- Rilevamento di duplicati e di spese fuori policy
- Rimborsi chilometrici con calcolo del percorso e tariffa da contratto
- Anticipi, carte aziendali e riconciliazione
- Flussi di approvazione per importo e per sede
- Esportazione verso contabilità e paghe
Esempi reali
Dove se ne va il tempo oggi
Commerciale · team in trasferta
La busta di scontrini di fine mese
Prima Dodici commerciali consegnano una busta con gli scontrini pinzati. L’amministrazione digita ogni riga e rincorre quelli mancanti.
Dopo Ogni scontrino viene fotografato il giorno stesso. Il rimborso si chiude da solo l’ultimo giorno del mese con ciò che c’è, e ciò che manca si chiede al commerciale, non si cerca in una busta.
Consulenza · spese riaddebitabili
Spese che non vengono rifatturate al cliente
Prima La spesa viene approvata ma nessuno la associa al progetto, così al momento della fattura si dimenticano trasferte che il contratto consentiva di riaddebitare.
Dopo Ogni spesa viene imputata al suo progetto al momento della presentazione. Quando si fattura, l’elenco delle voci riaddebitabili è già pronto.
Industria · policy sulle spese
Limiti che esistono solo in un PDF
Prima La policy prevede quaranta euro per il pranzo, ma il controllo dipende dal fatto che l’approvatore se ne ricordi e abbia voglia di discuterne.
Dopo Il limite si applica alla presentazione: oltre la soglia, la spesa richiede una giustificazione e un’approvazione aggiuntiva. La conversazione scomoda la fa il sistema, non il capo.
Lessico
Il fisco delle spese, in breve
- Digitalizzazione certificata
- Processo di scansione tramite software omologato dall’AEAT, l’agenzia delle entrate spagnola, che conferisce all’immagine lo stesso valore dell’originale cartaceo e ne consente la distruzione. È disciplinata dall’Orden EHA/962/2007.
- Fattura semplificata
- Ciò che comunemente si chiama scontrino. In Spagna consente di detrarre l’IVA solo se riporta NIF e indirizzo del destinatario, per cui conviene chiedere la fattura completa quando l’importo lo giustifica.
- Diaria
- Importo che l’azienda corrisponde per vitto e alloggio durante una trasferta. È esente da IRPF entro i limiti del regolamento; oltre, è tassata come retribuzione.
- OCR
- Riconoscimento ottico dei caratteri. Converte l’immagine in testo, ma non capisce cosa sia ogni numero. La parte che interpreta importo, imposta e causale è il modello che lavora su quel testo.
- Spesa riaddebitabile
- Spesa che, per contratto, si può fatturare al cliente. Se non la si identifica al momento della presentazione, nella pratica va persa.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Cosa succede se l’IA sbaglia?
Il dipendente corregge il campo e il sistema impara dallo schema dei tuoi scontrini abituali.
Bisogna conservare la carta?
No, se lo si combina con la digitalizzazione certificata di fatture e scontrini.
Si collega con la contabilità?
Sì, esporta la scrittura con conto, centro di costo e progetto.
Qual è il limite di diaria esente da IRPF?
Lo fissa l’art. 9 del regolamento spagnolo sull’IRPF e dipende dal pernottamento e dal fatto che la trasferta sia in Spagna o all’estero. Gli importi oltre quei limiti sono tassati come reddito da lavoro, e la piattaforma li separa perché le paghe li registrino correttamente.
Quanto si può rimborsare per chilometro senza tassazione?
In Spagna l’importo esente è di 0,26 euro al chilometro dall’Orden HFP/792/2023, purché si giustifichi l’effettività della trasferta. Oltre quella cifra, l’eccedenza è tassata.
Uno scontrino consente di detrarre l’IVA?
Non da solo. Secondo l’art. 97 della legge spagnola sull’IVA, la fattura semplificata dà diritto alla detrazione solo se riporta il codice fiscale (NIF) e l’indirizzo del destinatario. Per questo conviene chiedere la fattura completa quando l’importo lo giustifica.
Si può distruggere lo scontrino cartaceo?
Sì, se l’acquisizione avviene tramite digitalizzazione certificata con software omologato dall’Agencia Tributaria. È proprio l’effetto perseguito dall’Orden EHA/962/2007.
Si possono imputare le spese a un progetto o a un cliente?
Sì, al momento della presentazione. È ciò che evita di dimenticare, al momento della fatturazione, le trasferte che il contratto consentiva di riaddebitare, ed è lì che si perde più denaro in silenzio.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- Orden EHA/962/2007, sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas (fatturazione telematica e conservazione elettronica) BOE-A-2007-7411 · 14 aprile 2007
- Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF, art. 9 (diarie e spese di viaggio) BOE-A-2007-6820 · Testo consolidato
- Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido, art. 97 (requisiti formali della detrazione) BOE-A-1992-28740 · Testo consolidato
Software di gestione delle note spese con intelligenza artificiale
La gestione delle note spese di Kimobox usa l’intelligenza artificiale per leggere scontrini e fatture dallo smartphone, estrarre importo, imposte, data e fornitore, e classificare la spesa secondo la policy aziendale senza inserimento manuale dei dati.
Il modulo gestisce diarie, rimborsi chilometrici, anticipi e carte aziendali, applica flussi di approvazione per importo e centro di costo, rileva i duplicati ed esporta i rimborsi approvati verso la contabilità o le paghe.