BPM · Geschäftsprozessmanagement

Ihre Prozesse, so wie Sie sie wirklich leben

Prozesse, die heute in Excel, im Postfach oder im Kopf einer einzelnen Person stecken, werden definiert, messbar und auditierbar. Das ist BPM (Business Process Management) ohne Fachchinesisch: Sie modellieren, messen und verbessern den Prozess – und ändern ihn selbst, nicht Ihr Anbieter.

Was es ist und was es löst

Eine Software für Geschäftsprozessmanagement (BPM) ist das Werkzeug, mit dem eine Organisation ihre internen Verfahren modelliert, sie nach Regeln und Fristen ausführt und anhand der Prozessdaten selbst misst, wie sie laufen. Kimobox tut das im Low-Code-Modus: Der Bereichsverantwortliche entwirft Formular und Workflow per Drag-and-drop, veröffentlicht sie und korrigiert sie selbst, wenn sich der Prozess ändert, ohne ein Ticket an die Entwicklung zu schicken.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Disziplin: BPM (Business Process Management) Zyklus aus Entwurf, Ausführung, Messung und Verbesserung am selben Prozess
Standardnotation: BPMN 2.0 Von der OMG veröffentlicht und als ISO/IEC 19510:2013 übernommen
Normativer Bezug: ISO 9001:2015, Abschn. 4.4 Verlangt, die Prozesse, ihre Abfolge, ihre Kriterien und ihre Kennzahlen zu bestimmen
Arbeitsmodell: Low-Code, ohne Individualentwicklung Der Prozessverantwortliche konfiguriert; die IT kommt nur bei Integrationen hinzu
Nachweis: Unveränderbare Aufzeichnung je Schritt Datum, Urheber und Grund jeder Freigabe, Ablehnung oder Änderung

Formulare ohne Programmierung

Felder, Prüfregeln, Berechnungen und Anhänge per Drag-and-drop. In Minuten veröffentlicht.

Freigabe-Workflows

Wer prüft, wer freigibt und was passiert, wenn drei Tage lang niemand reagiert.

Hinweise und Fristen

Die Plattform verfolgt die Termine, damit Sie niemandem hinterherlaufen müssen.

Dashboards

Kennzahlen, berechnet aus den Prozessdaten, nicht aus einem Monatsbericht.

Vollständiger BPM-Zyklus

Entwerfen, veröffentlichen, ausführen, messen und verbessern – derselbe Prozess, ohne die Plattform zu verlassen.

Automatische Eskalation

Antwortet niemand fristgerecht, benachrichtigt der Prozess selbst den nächsten Verantwortlichen.

Lückenlose Rückverfolgbarkeit

Jeder Schritt, jede Freigabe und jede Änderung wird mit Datum, Urheber und Grund festgehalten.

Generierung mit KI

Beschreiben Sie den Prozess in natürlicher Sprache, und die KI schlägt Workflow, Felder und Freigaben vor.

Termine und Ablauffristen im Blick

TÜV-Termine, Dokumentablauf, Verträge, Zertifikate oder jedes andere wichtige Datum, in einem Kalender mit Vorwarnung.

Dokumentenmanagement mit Versionierung

Veröffentlichen Sie Dokumente mit Versionskontrolle, angebunden an OneDrive, Google Drive und SharePoint.

Was enthalten ist

Vom Papier zum gelenkten Prozess

Designer für Formulare und Tabellen mit Berechtigungen nach Profil, auf Wunsch abgestimmt auf die Stellen im Unternehmen
Workflows mit Status, Fristen und automatischen Eskalationen
Vollständige Historie jeder Änderung und wer sie vorgenommen hat
Elektronische Signatur in jedem beliebigen Schritt
Berichte als Export nach Excel und PDF
API zum Lesen und Schreiben aus anderen Systemen
Vollständiger Zyklus: Entwurf, Veröffentlichung, Ausführung, Messung und Verbesserung
Automatische Eskalation, wenn niemand fristgerecht reagiert
Wiederverwendbare Prozessvorlagen für Abteilungen und Standorte
Versions- und Änderungslenkung für jeden veröffentlichten Prozess
Kalender für Termine und Ablauffristen: TÜV, Dokumente, Verträge und kritische Daten
Dokumentenmanagement mit Versionierung, angebunden an OneDrive, Google Drive und SharePoint

So funktioniert es

Ein Zyklus, kein einmaliges Projekt

Einen Prozess zu entwerfen ist kein Projekt, das irgendwann abgeschlossen ist, sondern ein Zyklus, der sich wiederholt. Sie veröffentlichen, das Team arbeitet damit, Sie messen mit echten Daten und justieren, was nicht funktioniert – ohne den Prozess neu aufzusetzen.

Visueller Entwurf ohne Individualentwicklung
Sofortige Veröffentlichung, Nutzung ab dem ersten Tag
Messung mit echten Prozessdaten statt mit separatem Bericht
Kontinuierliche Verbesserung am selben Prozess, ohne ihn neu zu schreiben

Ein echtes Beispiel

Vom Antrag zur Aufzeichnung, mit automatischer Eskalation

Ein typischer Freigabe-Workflow: Der Antrag geht an den Verantwortlichen, der mit Begründung freigibt oder ablehnt. Reagiert innerhalb der festgelegten Frist niemand, eskaliert der Prozess selbstständig an den nächsten Verantwortlichen, ohne dass jemand nachhaken muss.

Freigabe oder Ablehnung mit dokumentierter Begründung
Automatische Eskalation, wenn keine fristgerechte Antwort kommt
Abschließende Aufzeichnung mit vollständiger Workflow-Historie

Echte Beispiele

Drei Prozesse, die fast immer hakeln

Metallverarbeitende Industrie

Einkaufsfreigabe nach Betrag

Vorher E-Mail an den Werksleiter, E-Mail an die Geschäftsleitung, wenn es über 3.000 € geht, und eine Excel-Liste, die jemand freitags aktualisiert. Niemand weiß, wie viele Anfragen feststecken und seit wann.

Nachher Formular mit gegen das Budget der Kostenstelle geprüftem Betrag, automatischer Doppelfreigabe oberhalb der Schwelle und Eskalation an den nächsten Verantwortlichen, wenn binnen 72 Stunden niemand antwortet. Die durchschnittliche Freigabedauer steht direkt im Dashboard.

Lebensmittelbranche

Anlage und Freigabe eines neuen Lieferanten

Vorher Der Einkauf fordert die Unterlagen an, die Qualitätssicherung prüft sie für sich, und das Lebensmittelsicherheitszertifikat läuft ab, ohne dass es jemand bis zum Audit bemerkt.

Nachher Ein einziger Workflow mit Lieferantenstammblatt, Liste der Pflichtdokumente und Ablaufdatum jedes einzelnen. Läuft ein Zertifikat ab, wird der Lieferant gesperrt, und der Einkauf sieht das, bevor er die Bestellung auslöst.

Technischer Service

Einsatzbericht beim Kunden

Vorher Bericht auf Papier, Foto per WhatsApp und manuelle Abschrift am nächsten Morgen. Die Unterschrift des Kunden, falls vorhanden, steht auf einem zerknitterten Zettel im Transporter.

Nachher Der Techniker füllt den Bericht auf dem Smartphone aus, hängt Fotos an, der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm, und das versiegelte Dokument landet in der Akte und im ERP, bevor der Transporter losfährt.

Begriffe

Das BPM-Vokabular, ohne heiße Luft

BPM: Business Process Management. Managementdisziplin, die Prozesse als Vermögenswert behandelt, der entworfen, ausgeführt, gemessen und kontinuierlich verbessert wird, statt als überlieferte Gewohnheit.
BPMN: Business Process Model and Notation. Standardisierte grafische Sprache zur Darstellung von Prozessen, gepflegt von der Object Management Group und auch als ISO/IEC 19510:2013 veröffentlicht. Ihr Vorzug: Dasselbe Diagramm verstehen Fachbereich und IT.
Low-Code: Entwicklungsansatz, bei dem die Anwendung über visuelle Oberflächen und mit wenig oder gar keiner Programmierung konfiguriert wird. In der Praxis kann, wer den Prozess kennt, ihn ohne Umweg über Dritte ändern.
Prozessinstanz: Jede konkrete Ausführung eines veröffentlichten Prozesses: eine bestimmte Bestellanforderung, ein bestimmter Arbeitsbericht. Jede Instanz speichert ihre eigene Historie und kann der Prozessversion folgen, mit der sie begonnen hat.
Eskalation: Regel, die eine Aufgabe automatisch an den nächsten Verantwortlichen weitergibt, wenn die Frist ohne Antwort abläuft. Sie verhindert, dass ein Prozess im Posteingang von jemandem im Urlaub stecken bleibt.
Rückverfolgbarkeit: Die Fähigkeit, nachzuvollziehen, was wann geschah, wer es tat und mit welchen Daten. In einem zertifizierten System ist sie kein Komfort, sondern der Nachweis, den der Auditor verlangt.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Brauche ich IT-Fachleute?

Nicht im Tagesgeschäft. Die Konfiguration übernimmt der Prozessverantwortliche; die IT kommt nur bei Integrationen ins Spiel.

Kann ich mit einer einzigen Abteilung beginnen?

Das ist der übliche Weg. Ein Bereich, ein Prozess, messbare Ergebnisse – und von dort aus wird erweitert.

Was passiert, wenn sich ein Prozess während der Nutzung ändert?

Der Prozess wird angepasst, und laufende Instanzen folgen je nach Ihrer Entscheidung der Version, mit der sie begonnen haben, oder der neuen.

Kann ich einen Prozess mit KI erzeugen?

Ja. Sie beschreiben den Prozess in natürlicher Sprache, die KI schlägt Workflow, Felder und Freigaben vor, und Sie prüfen und veröffentlichen ihn.

Wie funktioniert die automatische Eskalation?

Jeder Schritt hat eine Frist; reagiert niemand, benachrichtigt der Prozess den nächsten Verantwortlichen in der Kette, ohne dass ihm jemand hinterherlaufen muss.

Lässt sich ein Prozess abteilungsübergreifend wiederverwenden?

Ja. Jeder veröffentlichte Prozess kann als Vorlage geklont und an eine andere Abteilung oder einen anderen Standort angepasst werden.

Wie schnell läuft der erste Prozess?

Üblicherweise ist ein einfacher Prozess in zwei bis drei Wochen veröffentlicht und in Gebrauch, einschließlich Design-Workshop, Tests mit echten Anwendern und Feinschliff. Projekte, die sich über Monate hinziehen, sind meist jene, die zehn Prozesse gleichzeitig digitalisieren wollen.

Was ist der Unterschied zu einem ERP?

Das ERP steuert die Transaktion: Auftrag, Rechnung, Bestand, Buchung. Das BPM steuert das Verfahren rund um diese Transaktion: wer anfordert, wer freigibt, mit welchen Unterlagen und in welcher Frist. Beide ergänzen sich, und deshalb integriert sich Kimobox mit dem ERP, statt es zu ersetzen.

Und wenn am Prozess Personen außerhalb des Unternehmens beteiligt sind?

Dafür gibt es ein externes Portal. Lieferant, Kunde oder Auftragnehmer nehmen mit eigenen Zugangsdaten am Workflow teil und sehen nur ihren Teil, ohne interne Benutzer der Plattform zu sein.

Kann man BPMN verwenden?

Ja. Der visuelle Designer arbeitet mit der Logik von BPMN 2.0 – Aufgaben, Entscheidungen, Ereignisse, Fristen –, ohne dass jemand das Diagramm in voller Notation zeichnen muss, wenn er es nicht braucht.

Was ist mit den Prozessen, die wir bereits nach ISO 9001 dokumentiert haben?

Sie sind der beste Ausgangspunkt. Das schriftliche Verfahren beschreibt den zu modellierenden Ablauf; der Unterschied ist, dass das Verfahren nach der Veröffentlichung kein Dokument mehr ist, das man liest, sondern der Weg, auf dem die Arbeit tatsächlich läuft.

Wie misst man, ob sich der Prozess verbessert hat?

Mit den Daten, die der Prozess selbst erzeugt: durchschnittliche Dauer je Schritt, Wartezeit vor jeder Freigabe, Anteil der wegen fehlender Antwort eskalierten Instanzen und Volumen je Verantwortlichem. Es sind berechnete Kennzahlen, keine Stimmungsumfragen.

Zeigen Sie uns Ihren chaotischsten Prozess

Wir zeigen Ihnen das Modul im Einsatz, mit Daten, die Ihren ähneln.

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Weiter entdecken

Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

ISO 9001:2015 — Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos (Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen) ISO · Ausg. 2015, mit Amd 1:2024
ISO/IEC 19510:2013 — Information technology. Object Management Group Business Process Model and Notation ISO/IEC · 2013
Business Process Model and Notation (BPMN), Version 2.0.2 Object Management Group · Gültige Spezifikation

Low-Code-Software für Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Kimobox ist eine Software für Geschäftsprozessmanagement, mit der sich jedes interne Verfahren ohne Individualentwicklung modellieren, automatisieren und messen lässt: Formulare, Freigabe-Workflows, Warnungen, Dokumente und Dashboards, die der Anwender selbst konfiguriert.

Da die Prozesse auf einer einzigen Plattform mit lückenloser Rückverfolgbarkeit gebündelt sind, hinterlässt die Prozessdigitalisierung automatisch Nachweise für ISO-Audits und reduziert den Verwaltungsaufwand rund um Tabellen und E-Mail.

Der vollständige BPM-Zyklus – entwerfen, veröffentlichen, ausführen, messen und verbessern – läuft innerhalb derselben Plattform: Ein veröffentlichter Prozess ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern wird mit echten Nutzungsdaten nachjustiert, ohne ihn von Grund auf neu aufbauen zu müssen.

Bleibt ein Schritt im Workflow unbeantwortet, benachrichtigt die automatische Eskalation den nächsten Verantwortlichen ohne manuelles Eingreifen, und die Prozessgenerierung mit künstlicher Intelligenz erlaubt es, ein Verfahren in natürlicher Sprache zu beschreiben und einen ersten Vorschlag für Workflow, Felder und Freigaben zu erhalten, bereit zur Prüfung und Veröffentlichung.