Integrierte Werkzeuge
Bausteine, die man sonst bei vier verschiedenen Anbietern einkauft, sind hier integriert und teilen sich Benutzer, Berechtigungen und Nachverfolgbarkeit.
Zeiterfassung, Spesenabrechnung mit KI, elektronische Signatur, Versiegelung in der Blockchain und zertifizierte Rechnungsdigitalisierung kauft man üblicherweise bei vier oder fünf verschiedenen Anbietern ein. Das absehbare Ergebnis: Jeder hat seinen eigenen Benutzerstamm, seine eigene Vorstellung davon, wer was freigibt, und sein eigenes Aktivitätsprotokoll. In Kimobox sind es Module derselben Plattform: Sie teilen sich Benutzer, Berechtigungen, Nachverfolgbarkeit und Vertrag.
Unveränderliche tägliche Aufzeichnung, Berichte für die Arbeitsinspektion und automatische Zeitsalden.
+ infoLive-Standort mobiler Mitarbeiter oder des Außendienstes, solange sie eingestempelt sind.
+ infoDie KI liest den Beleg, ordnet ihn zu und wendet die Spesenrichtlinie an. Sie müssen nur noch freigeben.
+ infoFortgeschrittene Signatur mit Beweismitteln, Zeitstempel und Audit-Trail des gesamten Vorgangs.
+ infoDie KI klassifiziert Dokumente, extrahiert Daten, fasst Vorfälle zusammen und schlägt die Korrekturmaßnahme vor.
+ infoFingerabdruck des Dokuments in einer öffentlichen Blockchain als Integritätsnachweis.
+ infoSynchronisiert Kunden, Lieferanten, Artikel und Aufträge mit Ihrem ERP, ohne dessen Konfiguration anzutasten.
+ infoFelder, Verantwortliche und Status per Drag-and-drop anordnen und einen Prozess aufbauen, ohne ein IT-Ticket zu eröffnen.
+ infoBeschreiben Sie den Prozess in natürlicher Sprache, und die KI schlägt Ablauf, Felder und Freigaben vor.
+ infoDokumentenmanagement mit Versionierung, direkt in Ihrem Cloud-Speicher veröffentlicht.
+ infoZweiter Faktor über Google Authenticator, Microsoft Authenticator, SMS, WhatsApp, Telegram, E-Mail oder Passkey.
+ infoRegelbasierte Hinweise auf dem Smartphone und im Browser, mit Eskalation per E-Mail und Lesebestätigung.
+ infoEbenfalls enthalten
Beispiele aus der Praxis
Dienstleistungs-KMU
Vorher Bei jedem Neuzugang muss der Benutzer in der Zeiterfassung, bei den Spesen, in der Signaturlösung und im Dokumentenmanagement angelegt werden. Bei jedem Austritt muss man daran denken, ihn in allen vier wieder zu sperren.
Nachher Eine Anlage, eine Abmeldung. Der Zugriff auf die Module ergibt sich aus dem Profil, und die Abmeldung schließt alle Zugänge auf einmal.
Industrie
Vorher Der Werksleiter genehmigt die Stunden an einer Stelle, die Spesen an einer anderen und unterschreibt in einer dritten, jeweils mit eigener konfigurierter Hierarchie.
Nachher Die Verantwortlichkeitsstruktur wird einmal definiert und von allen Abläufen genutzt. Eine Änderung im Organigramm wirkt sich sofort überall aus.
Zertifiziertes Unternehmen
Vorher Jedes Werkzeug hat seine eigene Spur, mit eigenem Format und eigener Aufbewahrungsfrist. Sie miteinander abzugleichen ist Archäologie.
Nachher Ein einziges Audit-Protokoll für alles. Die Frage des Auditors wird mit einer Abfrage beantwortet, nicht mit fünf.
Begriffe
Häufige Fragen
Es handelt sich um eine fortgeschrittene elektronische Signatur nach eIDAS, mit Nachweisen zum Unterzeichner und zum Ablauf.
Um nachzuweisen, dass ein Dokument oder Datensatz seit einem bestimmten Zeitpunkt nicht verändert wurde.
Ja, wobei der eigentliche Nutzen darin liegt, Benutzer und Nachverfolgbarkeit mit dem Rest zu teilen.
Nein. Aktiviert wird, was ein echtes Problem löst, der Rest kommt hinzu, wenn er gebraucht wird. Fest steht nur: Einmal aktiviert, teilen sich die Module Benutzer, Berechtigungen und Nachverfolgbarkeit mit allem, was bereits läuft.
Am deutlichsten zeigt sich die Ersparnis nicht bei den Lizenzen, sondern in der Verwaltung: eine einzige Anlage und eine einzige Abmeldung pro Person, eine einzige Freigabestruktur und ein einziges Audit-Protokoll, wenn ein Auditor oder eine Reklamation eine Antwort verlangt.
Sie ist in die Plattform integriert, ohne zusätzliche Lizenz pro Unterzeichner oder pro Dokument, wie es bei Spezialwerkzeugen üblich ist.
Ja, sofern die Digitalisierung nach dem zertifizierten Verfahren der spanischen Orden EHA/962/2007 mit einer von der Agencia Tributaria (spanische Steuerbehörde) zugelassenen Software erfolgt. Genau diese Wirkung bezweckt die Vorschrift.
Ja. Stempeln, Spesen, Signatur und Dokumentenabfrage stehen in der App für iOS und Android zur Verfügung, mit demselben Benutzer und denselben Berechtigungen wie im Browser.
Wir zeigen Ihnen das Modul im Einsatz, mit Daten, die Ihren ähneln.
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Quellen
Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.
Kimobox umfasst eine Arbeitszeiterfassung gemäß der verpflichtenden Zeiterfassung, eine KI-gestützte Spesenabrechnung, die fortgeschrittene elektronische Signatur nach der eIDAS-Verordnung, die zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen und die Prozessautomatisierung mit künstlicher Intelligenz.
Die Versiegelung per Blockchain registriert den digitalen Fingerabdruck kritischer Dokumente und Aufzeichnungen und liefert einen überprüfbaren Nachweis von Integrität und Zeitpunkt für Audits, Inspektionen und Rechtsstreitigkeiten.
