Ferramentas incluídas
As peças que normalmente se compram a quatro fornecedores diferentes vêm integradas e partilham utilizadores, permissões e rastreabilidade.
Controlo de assiduidade, notas de despesas com IA, assinatura eletrónica, selagem em cadeia de blocos e digitalização certificada de faturas costumam comprar-se a quatro ou cinco fornecedores diferentes. O resultado previsível é que cada um tem o seu próprio cadastro de utilizadores, a sua própria ideia de quem aprova o quê e o seu próprio registo de atividade. No Kimobox são módulos da mesma plataforma: partilham utilizadores, permissões, rastreabilidade e contrato.
Registo diário inalterável, relatórios para a inspeção e saldos automáticos.
+ infoLocalização em direto da equipa móvel ou comercial enquanto tem o ponto registado.
+ infoA IA lê o talão, classifica-o e aplica a política de despesas. O responsável só aprova.
+ infoAssinatura avançada com evidências, selo temporal e auditoria do processo.
+ infoA IA classifica documentos, extrai dados, resume ocorrências e propõe a ação corretiva.
+ infoImpressão digital do documento numa cadeia pública como prova de integridade.
+ infoSincroniza clientes, fornecedores, artigos e encomendas com o seu ERP sem mexer na configuração.
+ infoArraste campos, responsáveis e estados para montar um processo sem abrir um pedido à área de TI.
+ infoDescreva o processo em linguagem natural e a IA propõe o fluxo, os campos e as aprovações.
+ infoGestão documental com versões, publicada diretamente na sua nuvem de ficheiros.
+ infoSegundo fator com Google Authenticator, Microsoft Authenticator, SMS, WhatsApp, Telegram, e-mail ou passkey.
+ infoAlertas no telemóvel e no navegador por regras, com escalonamento para e-mail e confirmação de leitura.
+ infoTambém incluído
Exemplos reais
PME de serviços
Antes Cada admissão obriga a criar o utilizador no registo de ponto, nas despesas, na assinatura e na gestão documental. Cada saída, a lembrar-se de o desativar nas quatro.
Depois Uma criação e uma desativação. O acesso aos módulos deriva do perfil, e a saída fecha todos os acessos de uma vez.
Indústria
Antes O chefe de fábrica aprova as horas num sítio, as despesas noutro e assina num terceiro, cada um com a sua própria hierarquia configurada.
Depois A estrutura de responsáveis define-se uma vez e é usada por todos os circuitos. Uma alteração do organigrama reflete-se de uma só vez.
Empresa certificada
Antes Cada ferramenta tem o seu registo, com o seu formato e o seu período de conservação. Cruzá-los é um exercício de arqueologia.
Depois Um só registo de auditoria para tudo. A pergunta do auditor responde-se numa consulta, não em cinco.
Vocabulário
Perguntas frequentes
É uma assinatura eletrónica avançada conforme o eIDAS, com evidências do signatário e do processo.
Para demonstrar que um documento ou registo não foi alterado desde uma data concreta.
Sim, embora o valor esteja em partilhar utilizadores e rastreabilidade com o resto.
Não. Ativam-se os que resolvem um problema real e acrescentam-se os restantes quando for necessário. O que não muda é que, ao serem ativados, partilham utilizadores, permissões e rastreabilidade com o que já está a funcionar.
A que se vê com mais clareza não é a das licenças, mas a da administração: uma só criação e uma só desativação por pessoa, uma só estrutura de aprovadores e um só registo de auditoria quando é preciso responder a um auditor ou a uma reclamação.
Está integrada na plataforma, sem licença adicional por signatário nem por documento, como é habitual nas ferramentas especializadas.
Sim, quando é feita segundo o procedimento de digitalização certificada da Orden EHA/962/2007 com software homologado pela Agência Tributária espanhola. É exatamente esse o efeito que a norma pretende.
Sim. Registo de ponto, despesas, assinatura e consulta documental estão disponíveis na aplicação para iOS e Android com o mesmo utilizador e as mesmas permissões que no navegador.
Mostramos-lhe o módulo a funcionar com dados semelhantes aos seus.
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Fontes
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.
O Kimobox inclui controlo de assiduidade conforme o registo horário obrigatório, gestão de notas de despesas assistida por inteligência artificial, assinatura eletrónica avançada conforme o regulamento eIDAS, digitalização certificada de faturas e automatização de processos com inteligência artificial.
A selagem em blockchain regista a impressão digital de documentos e registos críticos, fornecendo uma prova verificável de integridade e de data para auditorias, inspeções e litígios.
