Zeiterfassung

Arbeitszeiterfassung, gelöst und ohne Diskussionen

Stempeln per Smartphone, Browser oder Terminal in der Halle. Unveränderliche tägliche Erfassung, automatisch berechnete Salden und der Bericht ist fertig, wenn die Arbeitsinspektion anruft.

Was das Gesetz verlangt und wie man es erfüllt

Die Arbeitszeiterfassung ist in Spanien seit dem 12. Mai 2019 für alle Beschäftigten Pflicht: Für jeden Mitarbeiter sind Tag für Tag die genaue Beginn- und Endzeit festzuhalten und vier Jahre lang für ihn selbst, seine gesetzlichen Vertreter und die Arbeitsinspektion (Inspección de Trabajo) bereitzuhalten. Kimobox ermöglicht das Stempeln per Smartphone, Browser oder Terminal in der Halle, berechnet die Salden selbstständig und hält den Bericht in dem Format bereit, das bei einer Prüfung verlangt wird.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Rechtsgrundlage: Art. 34.9 Estatuto de los Trabajadores (spanisches Arbeitnehmerstatut) Fassung gemäß Real Decreto-ley 8/2019, in Kraft seit dem 12. Mai 2019
Was zu erfassen ist: Genaue Beginn- und Endzeit, jeden Tag Für alle Beschäftigten, einschließlich Teilzeitkräften und Mitarbeitenden in Fernarbeit
Aufbewahrungsfrist: 4 Jahre Zugänglich für den Mitarbeiter, die gesetzliche Vertretung und die Arbeitsinspektion
Bußgeld bei Verstoß: 751 bis 7.500 € Schwerer Verstoß nach Art. 7.5 LISOS, mit den Beträgen aus Art. 40.1.b) nach dem Gesetz 10/2021
Fernarbeit: Gleiche Erfassungspflicht Art. 14 des Gesetzes 10/2021 vom 9. Juli

Stempeln von überall

Web, mobile App mit optionaler Standortbestimmung oder Terminal mit Karte oder PIN.

Standort in Echtzeit

Für mobile Teams und Außendienst: Sie sehen live auf der Karte, wer eingestempelt ist und wo er unterwegs ist, nicht nur, wo gestempelt wurde.

Automatische Salden

Regelarbeitszeit, Überstunden, Nachtarbeit und Stundenkonto tagesaktuell.

Bericht für die Inspektion

Exportierbar pro Mitarbeiter und Zeitraum, mit vier Jahren Aufbewahrung der Erfassung.

Unveränderliche Erfassung

Jede Änderung hinterlässt Spuren: wer, wann und warum.

Was enthalten ist

Vom Stempeln bis zum Monatsabschluss

Kalender und Schichten pro Standort und Tarifvertrag
Stempeln mit Pausen, Dienstwegen und Homeoffice
Standort in Echtzeit für Personal unterwegs oder beim Kunden
Beantragung und Genehmigung von Urlaub und Abwesenheiten
Warnungen bei Unterschreitung der Mindestruhezeit und Überschreitung der Arbeitszeit
Monatliche Bestätigung durch Vorgesetzte und Mitarbeitende
Export der Zeitbuchungen an die Gehaltsabrechnung oder das Lohnbüro

Praxisbeispiele

Situationen, die sich von selbst erledigen

Bau · Personal auf der Baustelle

Stempeln, wo es kein Büro gibt

Vorher Stundenzettel, die der Polier am Wochenende aus dem Gedächtnis ausfüllt. Verlangt die Arbeitsinspektion die tägliche Erfassung, gibt es sie schlicht nicht.

Nachher Stempeln per Smartphone mit Geofence pro Baustelle. Jeder Eintrag trägt seine tatsächliche Uhrzeit und den Validierungsstandort, und die Liste pro Mitarbeiter und Zeitraum ist mit einem Klick heruntergeladen.

Ingenieurbüro · Gleitzeit

Stundensalden, die niemand abgleicht

Vorher Eine Tabelle mit geerbten Formeln, die nur eine Person versteht. Jeder Monatsabschluss bringt eine Diskussion über die Stunden von irgendwem.

Nachher Der Saldo wird gegen den Tarifkalender berechnet, und der Mitarbeiter sieht ihn täglich in seinem Portal. Unstimmigkeiten werden sofort angesprochen, nicht sechs Wochen später.

Einzelhandel · mehrere Filialen

Geteilte Schichten und Pausen

Vorher Kommen und Gehen werden erfasst, die Mittagspause aber nicht, sodass die effektiven Stunden nie mit dem Dienstplan übereinstimmen.

Nachher Eigene Pausenbuchungen und verknüpfter Dienstplan, mit Hinweis an die Führungskraft, wenn jemand die Tageshöchstarbeitszeit überschreitet oder die zwölf Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen nicht einhält.

Begriffe

Was die Begriffe bedeuten

Arbeitszeiterfassung: Tägliche, objektive Aufzeichnung von Beginn und Ende der Arbeitszeit jeder beschäftigten Person. Eine Monatssumme oder die vertragliche Sollarbeitszeit reichen nicht aus.
Effektive Arbeitszeit: Tatsächlich geleistete Arbeitszeit abzüglich der Pausen, die der Tarifvertrag nicht als Arbeitszeit wertet. Auf dieser Größe beruht die Berechnung der Überstunden.
Ruhezeit zwischen Arbeitstagen: Mindestens zwölf Stunden zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten, gemäß Art. 34.3 des spanischen Arbeitnehmerstatuts.
Unveränderlichkeit: Gewähr dafür, dass eine Buchung nicht stillschweigend geändert werden kann. Berechtigte Korrekturen gibt es, aber sie werden mit Urheber, Datum und Grund festgehalten.
LISOS: Spanisches Gesetz über Verstöße und Sanktionen im Sozialbereich (Real Decreto Legislativo 5/2000). Es stuft die fehlende Zeiterfassung als Verstoß ein und legt die Höhe des Bußgelds fest.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Funktioniert das auch für Beschäftigte ohne Computer?

Ja: mobile App, Stempelsäule in der Halle oder Kartenterminal.

Ist die Standortbestimmung in Echtzeit Pflicht?

Nein. Sie wird nur für die Profile aktiviert, die Sie festlegen, etwa Außendienst oder Techniker auf Tour, und nur mit deren Einwilligung.

Und das Homeoffice?

Wird genauso erfasst, mit Kennzeichnung der Arbeitsform und ohne Standortbestimmung.

Lässt sich ein vergessener Stempelvorgang nachtragen?

Ja, auf Antrag des Mitarbeiters und mit Genehmigung der Führungskraft; die Korrektur bleibt nachvollziehbar.

Reicht eine unterschriebene Excel-Tabelle?

Rechtlich kann sie genügen, wenn sie die genaue Beginn- und Endzeit jedes Tages enthält und vier Jahre aufbewahrt wird. In der Praxis lässt sich eine Datei, die jeder bearbeiten kann, bei Unstimmigkeiten kaum verteidigen, und das nachträgliche Rekonstruieren ist genau das, was die Vorschrift verhindern wollte.

Muss auch die Führungsebene erfasst werden?

Ja. Die Pflicht aus Art. 34.9 des spanischen Arbeitnehmerstatuts (Estatuto de los Trabajadores) gilt für alle abhängig Beschäftigten. Ausgenommen sind nur besondere Gruppen wie leitende Angestellte nach RD 1382/1985 und mitarbeitende Gesellschafter in bestimmten Regelungen.

Muss die Erfassung vom Mitarbeiter unterschrieben werden?

Das verlangt die Vorschrift nicht. Verlangt wird, dass sie täglich, objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Die Unterschrift ist eine zusätzliche Praxis, die manche Unternehmen aus Gewohnheit beibehalten.

Kann eine fehlerhafte Buchung geändert werden?

Ja, und das sollte auch möglich sein: Fehler passieren. Entscheidend ist, dass die Korrektur als solche festgehalten wird, mit altem und neuem Wert, Urheber und Grund. Ein System, das spurloses Überschreiben erlaubt, ist schlechter als eines, das gar keine Korrektur zulässt.

Welchen Bericht verlangt die Arbeitsinspektion genau?

In der Regel die tägliche Erfassung für einen bestimmten Zeitraum und bestimmte Beschäftigte, mit Beginn- und Endzeit jedes Arbeitstags. Kimobox erstellt ihn als PDF und als Tabelle, gefiltert nach Standort, Mitarbeiter und Datum.

Und Beschäftigte im Homeoffice?

Werden genauso erfasst. Art. 14 des spanischen Gesetzes 10/2021 über Fernarbeit sagt das ausdrücklich und ergänzt, dass die Erfassung die tatsächliche Arbeitszeit einschließlich Beginn und Ende des Arbeitstags abbilden muss.

Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Vier Jahre, zur Verfügung des Mitarbeiters, der gesetzlichen Arbeitnehmervertretung und der Arbeitsinspektion. Kimobox hält sie während dieser Frist abrufbar, ohne dass jemand etwas archivieren muss.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

Real Decreto-ley 8/2019 (Dringlichkeitsmaßnahmen zum Sozialschutz und gegen prekäre Arbeitszeitgestaltung) BOE-A-2019-3481 · 12. März 2019
Guía sobre el registro de jornada (Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung) Ministerio de Trabajo y Economía Social · Mai 2019
Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), Art. 7.5 und 40.1.b) BOE-A-2000-15060 · Konsolidierte Fassung
Ley 10/2021 vom 9. Juli über Fernarbeit (trabajo a distancia) BOE-A-2021-11472 · 10. Juli 2021

Software für Arbeitszeiterfassung und gesetzlich vorgeschriebene Zeiterfassung

Das Modul für Arbeitszeiterfassung von Kimobox deckt die gesetzliche Zeiterfassungspflicht ab: Stempeln per Web, Smartphone und Terminal, automatische Berechnung von Regel- und Überstunden, Verwaltung von Pausen, Schichten und Kalendern nach Tarifvertrag.

Die Aufzeichnungen sind unveränderlich, bleiben vier Jahre lang erhalten und ermöglichen die Berichte, die bei einer Arbeitsinspektion vorzulegen sind; außerdem lassen sich Zeitbuchungen an die Lohnsoftware oder das Lohnbüro exportieren.