Lieferantenportal

Lieferantenunterlagen aktuell, ohne hinterherzulaufen

Lieferantenfreigabe, Versicherungen, Zertifikate und CAE mit Ablaufdaten, die die Plattform überwacht. Fehlt ein Nachweis, kommt der Lieferant nicht hinein.

Was sich gegenüber der E-Mail ändert

Ein Lieferantenportal überträgt dem Lieferanten die Aufgabe, seine eigenen Unterlagen aktuell zu halten. Statt dass der Einkauf per E-Mail der Haftpflichtversicherung oder der Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung hinterherläuft, lädt der Lieferant das Dokument selbst hoch. Die Plattform prüft die Gültigkeit und setzt ihn bei Ablauf auf „nicht freigegeben“, bevor er eine Bestellung erhält.

Inhalt überprüft am 25. August 2026

Lieferantensteuerung: ISO 9001:2015, Kap. 8.4 Verlangt dokumentierte Kriterien für Beurteilung, Auswahl, Überwachung und Neubeurteilung
Koordination der Unternehmen: RD 171/2004 Konkretisiert Art. 24 der Ley 31/1995 zur Koordination der Unternehmensaktivitäten
Umweltbezogene Sorgfaltspflicht: Verordnung (EU) 2023/1115 Verpflichtet zum Nachweis, dass bestimmte Rohstoffe nicht aus Entwaldung stammen
Zahlungsverzug: Höchstens 60 Kalendertage Art. 4 der Ley 3/2004, geändert durch die Ley 15/2010
Überwachte Dokumente: Versicherungen, ITA, TC, Zertifikate Jedes mit eigenem Ablaufdatum und Vorabhinweis

Lieferantenfreigabe

Fragebogen, Nachweise und Bewertung nach eigenen Kriterien.

CAE und Arbeitsschutz

Unterlagen zu Firma, Mitarbeiter und Maschine vor dem Zutritt geprüft.

Überwachte Fristen

Hinweis an den Lieferanten vor dem Ablauf, nicht danach.

Laufende Bewertung

Reklamationen, Termintreue und gelieferte Qualität in einer Punktzahl zusammengefasst.

Was es prüft

Der Lieferant lädt hoch, Sie geben frei

Anlage und Freigabe mit Pflichtunterlagen
Manuelle oder automatische Prüfung je Dokumenttyp
Vollständige Koordination der Unternehmensaktivitäten
Werkszutritt pro Mitarbeiter und Maschine
Bestellungen und Auftragsbestätigungen
Regelmäßige Bewertung und Lieferantenranking

Praxisbeispiele

Die Unterlagen, die immer fehlen

Industrie · 300 aktive Lieferanten

Unbedenklichkeitsbescheinigungen

Vorher Sie werden einmal im Jahr angefordert und abgelegt. Tatsächlich gelten sie zwölf Monate, aber niemand prüft, ob die abgelegte noch taugt.

Nachher Der Lieferant lädt die Bescheinigung mit Ausstellungsdatum hoch, die Plattform berechnet den Ablauf. Dreißig Tage vorher fordert sie eine neue an – ohne Zutun des Einkaufs.

Lebensmittel

Veraltete Spezifikationen und Allergenangaben

Vorher Das Datenblatt der Zutat ist vier Jahre alt. Hat der Lieferant die Rezeptur geändert, stimmt die Allergenmatrix des Unternehmens nicht mehr, und keiner weiß es.

Nachher Jeder Artikel verlangt ein gültiges Datenblatt mit Allergenerklärung. Eine neue Version löst die Überprüfung der Produkte aus, die die Zutat verwenden.

Dienstleistung · Subunternehmer im Werk

Fremdfirma ohne freigegebene CAE vor Ort

Vorher Der Bauleiter gibt aus Zeitdruck mündlich grünes Licht. Passiert etwas, kann das Unternehmen nicht belegen, dass es seiner Koordinationspflicht nachgekommen ist.

Nachher Ohne freigegebene Unterlagen zu Firma, Mitarbeiter und Maschine wird kein Zutrittsnachweis ausgestellt. Zeitdruck zählt nicht mehr als Argument.

Begriffe

Vokabular aus Einkauf und CAE

Lieferantenfreigabe: Verfahren, mit dem ein Unternehmen einen Lieferanten anhand vorab festgelegter Kriterien als geeignet akzeptiert. ISO 9001 verlangt, dass diese Kriterien schriftlich vorliegen und für alle gleich gelten.
Neubewertung: Regelmäßige Überprüfung eines bereits freigegebenen Lieferanten anhand seiner tatsächlichen Leistung: Reklamationen, Termintreue, gelieferte Qualität. Ohne sie ist die Freigabe nur eine alte Momentaufnahme.
CAE: Coordinación de Actividades Empresariales (Koordination der Unternehmensaktivitäten). Pflicht zum Austausch von Informationen über Risiken und Schutzmaßnahmen, wenn mehrere Unternehmen an derselben Arbeitsstätte tätig sind.
ITA: Bescheinigung der spanischen Steuerbehörde, dass keine Steuerrückstände bestehen. Sie ist nur begrenzt gültig; sie abzulegen, ohne den Ablauf zu überwachen, bringt daher wenig.
Kritischer Lieferant: Ein Lieferant, dessen Ausfall Qualität, Sicherheit oder Lieferfähigkeit des Produkts gefährdet. Er verdient eine andere Kontrolltiefe als der Lieferant für Büromaterial.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Eignet es sich für Subunternehmer im Werk?

Das ist der Hauptanwendungsfall: Ohne gültige Unterlagen wird keine Zutrittsberechtigung erteilt.

Wer prüft die Dokumente?

Ihr Team – mit Regeln, die alles automatisch akzeptieren, was bereits korrekt eingeht.

Kann es meine bisherige CAE-Plattform ersetzen?

Ja, und zusätzlich ist alles mit Qualität und Einkauf vereint.

Was passiert, wenn ein Dokument abläuft?

Der Lieferant wechselt automatisch in den Status „nicht freigegeben“ und wird zur Erneuerung aufgefordert. Hängt der Werkszutritt von seinen Unterlagen ab, wird bis zur Klärung kein Berechtigungsnachweis mehr ausgestellt.

Wie wird ein Lieferant bewertet?

Nach den Kriterien, die das Unternehmen festlegt – Termintreue, gelieferte Qualität, Reklamationen, Reaktion auf Abweichungen –, einheitlich angewendet. ISO 9001 verlangt, dass diese Kriterien dokumentiert sind und die Neubewertung regelmäßig erfolgt, nicht nur anlassbezogen.

Eignet es sich für die umweltbezogene Sorgfaltspflicht?

Ja. Die Unterlagen, die die EU-Verordnung über entwaldungsfreie Produkte verlangt, oder jede andere Herkunftserklärung werden nach demselben Muster aus Anforderung, Gültigkeit und Nachweis verwaltet.

Muss der Lieferant für die Nutzung bezahlen?

Nein. Der Lieferantenzugang ist Teil der Installation des Kunden. Für den Lieferanten gibt es weder Einrichtungsgebühr noch Abonnement – genau das, was bei anderen Plattformen meist für Reibung sorgt.

Lässt es sich für Bestellungen und Lieferscheine nutzen?

Ja, sofern das ERP sie bereitstellt. Der Lieferant sieht seine Bestellungen, bestätigt Termine und hängt Lieferschein oder Chargenzertifikat an – alles mit derselben Akte verknüpft.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

ISO 9001:2015, Kapitel 8.4 (Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen, Produkten und Dienstleistungen) ISO · Ausg. 2015
Real Decreto 171/2004, sobre coordinación de actividades empresariales (Koordination der Unternehmensaktivitäten) BOE-A-2004-1848 · 31. Januar 2004
Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (Bekämpfung von Zahlungsverzug) BOE-A-2004-21830 · Konsolidierte Fassung
Verordnung (EU) 2023/1115 über die Bereitstellung von Rohstoffen und Erzeugnissen, die mit Entwaldung in Verbindung stehen EUR-Lex · 31. Mai 2023

Lieferantenportal und Koordination der Unternehmensaktivitäten (CAE)

Das Lieferantenportal von Kimobox verwaltet Freigabe, laufende Bewertung und sämtliche Pflichtunterlagen von Lieferanten und Subunternehmern, mit automatischer Fristenüberwachung und Hinweisen vor dem Ablauf.

Mit dem Modul zur Koordination der Unternehmensaktivitäten lassen sich Unterlagen zu Firma, Mitarbeitern und Arbeitsmitteln prüfen, bevor der Zutritt zum Gelände erteilt wird – mit Nachweis der Erfüllung von Artikel 24 des spanischen Arbeitsschutzgesetzes (Ley de Prevención de Riesgos Laborales).