Low-Code-Unternehmenssoftware
Ihr ganzes Unternehmen in einer einzigen Box
Kimobox digitalisiert die Prozesse, die heute in Tabellen, E-Mails und auf Papier stecken. Portale für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten sowie das Qualitäts- und ISO-Management auf einer einzigen Plattform, die sich ohne Programmierung an Ihre Arbeitsweise anpasst.
Fünf Portale, eine Plattform
Jede Person kommt durch ihre eigene Tür und sieht nur das Ihre
Ein Mitarbeiter stempelt und reicht Spesen ein. Ein Lieferant lädt seine Unterlagen hoch und darf das Werk nur betreten, wenn alles in Ordnung ist. ISO-Normen und Compliance überwachen, was jede Norm und jedes Gesetz verlangt. Die Daten sind dieselben; was sich ändert, sind Ansicht und Berechtigungen.
Prozesse
Formulare, Workflows und Freigaben, aufgebaut von denen, die den Prozess kennen.
Zum Portal →ISO-Normen
Dokumentation, Audits und Abweichungen unter Kontrolle.
Zum Portal →Mitarbeiterportal
Zeiterfassung, Urlaub, Spesen und Gehaltsabrechnungen im Self-Service.
Zum Portal →CAE-Portal
Unterlagen von Lieferanten und Subunternehmern, mit kontrolliertem Werkszugang.
Zum Portal →Compliance
Rechtliche Anforderungen, Beobachtung des BOE (spanisches Amtsblatt) und regelmäßige Compliance-Bewertung.
Zum Portal →Schlüsselfertig
Die Portale kommen eingerichtet, nicht leer
Kimobox ist kein leerer Werkzeugkasten: Die Portale für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten sind vorkonfiguriert, die üblichen Prozesse eines Industrie- oder Lebensmittel-KMU bereits eingerichtet. Wir übernehmen auch die initiale Datenübernahme, ob aus Excel, über eine API oder aus einem anderen System. Sie legen Ihre Benutzer an, binden Ihr ERP an, und Ihr Team legt los.
- 1 Wir aktivieren Ihre InstanzMit den Portalen und den branchenüblichen Prozessen bereits konfiguriert.
- 2 Wir binden ERP und Benutzer anStammdaten, Berechtigungen und Hierarchien vom ersten Tag an geladen.
- 3 Ihr Team legt losOhne Einführungsprojekt und ohne Lernkurve.
Sie entscheiden, wer konfiguriert
Sie bauen es selbst, wir helfen, oder wir übernehmen es
Ein leistungsstarkes Werkzeug, um Prozesse visuell zu erstellen und zu konfigurieren: Formulare, Freigabe-Workflows, Benachrichtigungen und Dashboards entstehen per Drag-and-drop. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess oder übernehmen auf Wunsch die Konfiguration komplett.
- 1 Sie bauen es selbstFelder, Verantwortliche und Status per Drag-and-drop. Ohne bei jemandem ein Ticket aufzumachen.
- 2 Wir helfen IhnenWir begleiten die Konfiguration und klären Fragen bei jedem Schritt.
- 3 Oder wir übernehmen esWenn Sie es lieber nicht selbst anfassen, übernimmt unser Team den Aufbau.
Branchenübergreifend
Branchenübergreifende Software: ein Kern, ein Prozess je Branche
Industrie, Lebensmittel, Gesundheitswesen, Technologie, öffentlicher Sektor, Bau, Automobil oder Dienstleistungen: Dieselbe Plattform passt sich an Prozess, Norm und Fachsprache jeder Branche an, ohne den gemeinsamen Kern aus Daten, Benutzern und Berechtigungen aufzugeben.
- Industrie und Fertigung
- Lebensmittel und Getränke
- Gesundheitswesen und Pharma
- Technologie und IT-Dienstleistungen
- Öffentlicher Sektor
- Bau und Ingenieurwesen
- Automobilindustrie
- Professionelle Dienstleistungen
Mehrere Gesellschaften und Standorte
Mehrere Unternehmen, mehrere Standorte, ein Dashboard
Hat Ihre Gruppe mehrere Gesellschaften oder Betriebsstätten, verwaltet Kimobox sie aus einer einzigen Instanz: Jeder Benutzer sieht nur die Unternehmen und Standorte, die ihn betreffen, und Sie konsolidieren die Kennzahlen der ganzen Gruppe, wann immer Sie sie brauchen.
- Konzerne und Holdings
- Mehrere Standorte oder Betriebsstätten
- Berechtigungen nach Unternehmen, Standort und Benutzer
- Konsolidierte Konzernkennzahlen
Qualität und Compliance
Gehen Sie mit erledigten Hausaufgaben ins Audit
Lebendige Dokumentation, rückverfolgbare Aufzeichnungen, Abweichungen mit Verantwortlichem und Termin sowie Kennzahlen, die sich selbst berechnen. Software, die auf die Normen ausgelegt ist, mit denen Industrie- und Lebensmittel-KMU arbeiten.
Mitarbeiterportal
Alles rund um HR, ohne Umweg über HR
Zeiterfassung, Urlaub, Spesen und Gehaltsabrechnungen im Self-Service, vom Smartphone aus. Die Personalabteilung wird von Routinearbeit entlastet und kann sich um die Menschen kümmern.
- Zeiterfassung gemäß der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
- Urlaubsantrag und -genehmigung in Echtzeit
- Spesenbelege, die die KI selbst liest und zuordnet
- Gehaltsabrechnungen und Mitteilungen mit Lesebestätigung und Signatur
CAE-Portal
Ohne gültige Unterlagen kein Zutritt zum Werk
Lieferantenfreigabe, Versicherungen, Zertifikate und CAE, deren Ablauffristen die Plattform überwacht. Fehlt ein Dokument, wird der Zutritt nicht freigegeben.
- Lieferantenfreigabe mit Fragebogen und Nachweisen
- CAE und Arbeitsschutz vor dem Werkszutritt geprüft
- Automatische Hinweise, bevor ein Dokument abläuft
- Laufende Bewertung und Ranking der Lieferanten
Compliance
Rechtliche Anforderungen, eine nach der anderen im Griff
Register der rechtlichen Anforderungen je Vorschrift, Hinweis bei Änderungen im BOE und regelmäßige Bewertung, ob Sie sie erfüllen. Nichts entgeht Ihnen, nur weil Sie es nicht rechtzeitig gelesen haben.
- Register der geltenden rechtlichen und sonstigen Anforderungen
- Hinweis bei relevanten Rechtsänderungen
- Regelmäßige Bewertung des Erfüllungsgrads
- Nachweishistorie je Anforderung
Enthaltene Werkzeuge
Was sonst einzeln gekauft wird, ist hier schon dabei
Ohne Zusatzlizenzen und ohne fragile Integrationen zwischen fünf verschiedenen Anbietern.
Arbeitszeiterfassung
Unveränderbare tägliche Erfassung und Berichte, bereit für die Arbeitsinspektion.
Ortung in Echtzeit
Sie sehen live, wo Ihre mobilen Mitarbeiter stempeln und wo sie unterwegs sind.
Spesenmanagement mit KI
Die KI liest den Beleg, ordnet ihn zu und bereitet die Abrechnung vor.
eIDAS-Signatur
Fortgeschrittene Signatur mit Nachweisen und Zeitstempel.
Prozessautomatisierung mit KI
Klassifiziert Dokumente, extrahiert Daten und schlägt im Workflow selbst den nächsten Schritt vor.
Blockchain
Nachweis von Integrität und Datum Ihrer kritischen Aufzeichnungen.
ERP-Konnektor
Synchronisiert Kunden, Lieferanten, Artikel und Aufträge, ohne Ihr ERP anzutasten.
Visuelles Prozessdesign
Ziehen Sie Felder, Verantwortliche und Status zusammen, um einen Prozess aufzubauen.
Prozessgenerierung mit KI
Beschreiben Sie den Prozess, und die KI schlägt Workflow, Felder und Freigaben vor.
Konnektor zu OneDrive und SharePoint
Veröffentlichen und versionieren Sie Dokumente direkt in Ihrer Datei-Cloud.
Multi-Faktor-Authentifizierung
Zweiter Faktor per App, SMS, WhatsApp, Telegram, E-Mail oder Passkey.
Push-Benachrichtigungen
Die Meldung kommt aufs Smartphone, sobald etwas passiert, nicht erst, wenn jemand ins Postfach schaut.
Konnektivität
Ihr ERP bleibt, wo es ist
Kimobox ersetzt Ihr ERP nicht: Es versorgt es mit Daten und fragt es ab. Artikel, Kunden, Aufträge und Lieferscheine laufen über API oder eine Zwischendatenbank, in der von Ihnen gewählten Richtung und mit Protokoll jeder Synchronisierung.
- SAP
- Microsoft Dynamics
- Sage 200
- Sage X3
- Odoo
- A3
- Eigenentwicklung
Infrastruktur
Ihre Daten verlassen Europa nicht
Eigene Server in europäischen Rechenzentren, täglich geprüfte Backups, Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag, den Ihr Datenschutzbeauftragter ohne Schrecken lesen kann.
- Rechenzentren in der Europäischen Union, eigene Infrastruktur
- Tägliche Backups mit getesteter Wiederherstellung
- Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zwei-Faktor
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO
Erzählen Sie uns, was Ihnen gerade am meisten zu schaffen macht
Eine halbe Stunde Videocall, Ihr realer Fall auf dem Tisch und eine ehrliche Antwort: ob Kimobox passt oder nicht.
Häufige Fragen
Was man uns vor dem Start fragt
Was genau ist Kimobox?
Eine Low-Code-Plattform, auf der ein Unternehmen seine Prozesse modelliert, Self-Service-Portale für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten veröffentlicht und sein Qualitätsmanagementsystem lebendig hält. Der Unterschied zum Kauf von drei Werkzeugen: Alles teilt sich Benutzer, Berechtigungen und Rückverfolgbarkeit.
Für welche Unternehmensgröße ist es gedacht?
Vor allem für KMU mit zwanzig bis fünfhundert Beschäftigten aus Industrie, Lebensmittelbranche und Dienstleistung, die anspruchsvolle Prozesse und Zertifizierungen pflegen müssen, aber keine große IT-Abteilung haben. Dank des Mehrgesellschaftsmodells funktioniert es auch in Gruppen mit mehreren Gesellschaften.
Ersetzt es unser ERP?
Nein, und das wäre auch nicht sinnvoll. Das ERP steuert weiterhin die Transaktion – Auftrag, Rechnung, Bestand, Buchung –, und Kimobox liefert, was dem ERP fehlt: Prozesse, Portale und Qualität. Beide Systeme synchronisieren sich, und jedes ist für seine eigenen Daten maßgeblich.
Braucht man einen IT-Spezialisten für die Nutzung?
Im Tagesgeschäft nicht. Formulare, Workflows und Berichte konfiguriert der Prozessverantwortliche. Die IT-Abteilung kommt bei den ERP-Integrationen ins Spiel und bei wenig mehr.
Wo werden die Daten gehostet?
In eigenen Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union, mit täglichen Backups, deren Wiederherstellung getestet ist, und Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung. Das erspart die Prüfung internationaler Datenübermittlungen, die Kapitel V der DSGVO verlangt, wenn der Anbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sitzt.
Kann man mit einem einzigen Modul anfangen?
Das ist der häufigste und erfolgreichste Weg. Viele Unternehmen starten mit der Arbeitszeiterfassung oder mit dem Abweichungsmanagement, prüfen mit echten Daten, dass es funktioniert, und bauen von dort aus.
Wie lange dauert es, etwas in Betrieb zu nehmen?
Ein Standardmodul wie die Arbeitszeiterfassung oder das Mitarbeiterportal geht in wenigen Wochen produktiv. Ein individueller Prozess in zwei bis drei. Projekte, die sich über Monate ziehen, sind fast immer jene, die alles auf einmal digitalisieren wollen.
Welche Qualitätsnormen deckt es ab?
ISO 9001, 14001, 45001, 27001, 13485, 17025, 15189, 20000, 22716, 26000, 37301 und 14064, außerdem IATF 16949, IFS Food, BRCGS, FSSC 22000, HACCP, GMP+, SQAS, SGE 21, UNE 19602, UNE 73401, das spanische Nationale Sicherheitsschema (ENS) und die DSGVO. Alle auf einem gemeinsamen integrierten System.
Lässt sich mehr als eine Norm führen, ohne die Arbeit zu verdoppeln?
Ja. Die gemeinsame Struktur nach Anhang SL erlaubt es, Prozesslandkarte, Dokumentenlenkung, interne Audits, Abweichungen und Kennzahlen normübergreifend zu teilen und nur das Spezifische jeder Norm getrennt zu halten.
Gibt es eine mobile App?
Ja, für iOS und Android, verfügbar im App Store und bei Google Play. Sie deckt Zeiterfassung, Spesen, Signatur, Dokumenteneinsicht und Freigaben ab, mit demselben Benutzer und denselben Berechtigungen wie im Browser.
Gehören die Daten uns, wenn wir eines Tages gehen?
Ja. Sie lassen sich über die API oder per Massenexport in offenen Formaten herausziehen, und der Vertrag regelt, was nach Ende der Zusammenarbeit mit ihnen geschieht. Um sie zurückzubekommen, muss niemand um Erlaubnis bitten.
Wie wird es beauftragt und was kostet es?
Im Abonnement, abhängig von den aktiven Modulen und der Zahl der Benutzer. Üblicher Ausgangspunkt ist eine halbstündige Demo an einem Fall, der Ihrem ähnelt, aus der ein Angebot mit konkretem Umfang und Preis hervorgeht.
Unternehmenssoftware für Prozesse, Qualität und ISO-Normen
Kimobox ist eine Low-Code-Unternehmenssoftware für KMU aus Industrie, Lebensmittelbranche und Dienstleistung. Sie vereint auf einer einzigen Plattform die Software für Prozessmanagement, das Mitarbeiterportal, das Kundenportal und das Lieferantenportal, mit rollenbasierter Zugriffskontrolle und lückenloser Rückverfolgbarkeit jeder Aktion.
Im Qualitätsbereich deckt Kimobox Software für ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 13485, IATF 16949, IFS Food, BRCGS und FSSC 22000 ab: Dokumentenlenkung, interne Audits, Abweichungen, Korrekturmaßnahmen, Kennzahlen und Risikomanagement.
Enthalten sind Arbeitszeiterfassung gemäß der gesetzlichen Erfassungspflicht, Spesenmanagement mit künstlicher Intelligenz, elektronische Signatur nach eIDAS, zertifizierte Rechnungsdigitalisierung, Koordination der Unternehmensaktivitäten (CAE), Versiegelung per Blockchain und Prozessautomatisierung mit KI.
Die Software integriert sich mit Ihrem ERP – SAP, Microsoft Dynamics, Sage 200, Sage X3, Odoo, A3 oder Eigenentwicklungen – über API oder Zwischendatenbank und läuft auf eigenen Servern in Europa mit täglichen Backups und voller DSGVO-Konformität.