Modèles et enregistrements · ISO 37301 · Chapitre 8.4
Modèle de rapport d’enquête interne ISO 37301
Le dossier de chaque enquête : ce qui a été examiné, comment, avec quelles garanties, ce qui a été conclu et quelles mesures ont été prises.
En une phrase
Le rapport d’enquête interne documente les faits examinés, les investigations menées, les garanties respectées, les conclusions et les mesures adoptées ; l’ISO 37301 exige des processus pour évaluer, instruire et clôturer les cas de manquement, ainsi que la conservation d’une documentation de chaque enquête (8.4).
- Où la norme l’exige
- ISO 37301 · Chapitre 8.4 Les chapitres suivent l’ISO 37301:2021, l’édition en vigueur, qui a remplacé le guide ISO 19600.
- Type d’information
- Enregistrement obligatoire Information documentée à conserver (8.4)
- Qui le renseigne
- Enquêteur désigné Sans conflit d’intérêts avec l’affaire ; il peut être interne ou externe
- Quand
- Pendant l’enquête Le rapport final est établi avant la réponse à l’auteur du signalement
- Durée de conservation
- Fixée par l’organisme L’ISO 37301 ne fixe aucune durée. En Espagne, il est utile de tenir compte des délais de prescription des infractions pénales que le système veut prévenir, car l’enregistrement constitue la preuve de diligence.
Ce que demande la norme
Ce qu’exige ISO 37301 et ce qui est laissé à votre appréciation
La norme demande des processus pour évaluer, instruire et clôturer les signalements de soupçons ou de manquements, de sorte que les enquêtes soient justes et impartiales, menées par des personnes compétentes sans conflit d’intérêts, et que leurs résultats soient communiqués à qui de droit. Il faut conserver une documentation de chaque enquête.
En Espagne, lorsque l’enquête fait suite à un signalement reçu par le canal, la Ley 2/2023 ajoute des garanties : confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement, droit de la personne visée d’être informée et entendue, et respect de la présomption d’innocence.
Ce n’est pas un rapport de non-conformité : il porte sur des comportements de personnes, avec de possibles conséquences disciplinaires ou pénales. S’il révèle une défaillance du système, celle-ci est ensuite traitée comme une non-conformité avec son action corrective (10.2).
Structure
Les champs que doit comporter le modèle
- Référence du dossier et signalement d’origine
- Faits faisant l’objet de l’enquête
- Enquêteur et déclaration d’absence de conflit d’intérêts
- Investigations menées : entretiens, documents, enregistrements examinés
- Information et audition de la personne visée
- Faits établis et non établis
- Conclusion et mesures proposées
- Défaillances du système détectées et actions correctives
- Date de clôture et communication à qui de droit
Exemple
Exemple : enquête sur des invitations d’acheteurs
Entreprise, personnes et chiffres fictifs : l’exemple montre seulement à quoi ressemble un enregistrement correctement renseigné.
| Champ | Contenu |
|---|---|
| Dossier | INV-2026-003 · origine COM-2026-007 |
| Faits | Possibles invitations du personnel des achats d’un hôpital pendant un appel d’offres |
| Enquêtrice | Avocate externe (fictive) · sans lien avec le service commercial |
| Investigations | Examen de 14 mois de frais de représentation · 5 entretiens |
| Audition | Le délégué commercial concerné a été informé et a présenté ses observations le 30 mai |
| Établi | Deux dîners au-delà de la limite du code de déontologie sectoriel, sans lien avec l’attribution |
| Mesures | Avertissement écrit · formation obligatoire |
| Défaillance du système | Aucun registre des marques d’hospitalité n’existait · action corrective AC-2026-011 |
À l’audit
Les erreurs que relèvent souvent les auditeurs
- L’enquête est confiée à une personne hiérarchiquement subordonnée à la personne visée.
- Rien n’indique que la personne visée ait été informée ni entendue.
- Des conclusions sans faits pour les étayer, ou des faits sans conclusion.
- L’enquête ne met pas à jour la matrice des risques et n’ouvre aucune action corrective.
Dans Kimobox
Comment tenir cet enregistrement dans Kimobox
- 1Chaque enquête consécutive à un signalement est gérée avec sa conclusion et l’action associée.
- 2L’accès au dossier est réservé au Responsable du système et aux personnes qu’il autorise.
- 3L’action corrective de chaque manquement est enregistrée avec responsable et échéance, et la cartographie des risques de conformité est mise à jour après chaque cas significatif.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Les ressources humaines peuvent-elles mener l’enquête ?
Elles peuvent y participer, mais la norme exige impartialité et absence de conflit d’intérêts. Pour les affaires qui concernent des dirigeants ou le service RH lui-même, la prudence commande un enquêteur externe.
Que communique-t-on à l’auteur du signalement ?
La Ley 2/2023 oblige à lui répondre sur les suites données dans un délai maximal de trois mois. Il n’est pas nécessaire de lui remettre le rapport complet, qui peut contenir des données de tiers.
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Sources
D’où vient chaque donnée
Références au texte officiel en vigueur. Si une norme est révisée, cette page est mise à jour et la date de révision en témoigne.
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