Models i registres · ISO 37301 · Apartat 8.4
Model d'informe d'investigació interna ISO 37301
L'expedient de cada investigació: què es va investigar, com, amb quines garanties, què se'n va concloure i quines mesures es van prendre.
En una frase
L'informe d'investigació interna documenta els fets investigats, les diligències practicades, les garanties respectades, les conclusions i les mesures adoptades; ISO 37301 exigeix processos per avaluar, investigar i tancar els casos d'incompliment i conservar la documentació de cada investigació (8.4).
- On ho demana la norma
- ISO 37301 · Apartat 8.4 Els apartats segueixen ISO 37301:2021, l'edició vigent, que va substituir la guia ISO 19600.
- Tipus d'informació
- Registre obligatori Informació documentada que cal conservar (8.4)
- Qui l'emplena
- Instructor designat Sense conflicte d'interès amb el cas; pot ser intern o extern
- Quan
- Durant la investigació L'informe final s'emet abans de la resposta a l'informant
- Quant de temps es conserva
- El fixa l'organització ISO 37301 no dona terminis. A Espanya convé tenir en compte els de prescripció dels delictes que el sistema vol prevenir, perquè el registre és la prova de diligència.
Què demana la norma
El que exigeix ISO 37301 i el que deixa al teu criteri
La norma demana processos per avaluar, investigar i tancar les comunicacions de sospites o d'incompliments, de manera que les investigacions siguin justes i imparcials, les facin persones competents sense conflicte d'interès i els resultats es comuniquin a qui correspongui. Cal conservar la documentació de cada investigació.
A Espanya, si la investigació neix d'una comunicació del canal, la Llei 2/2023 hi afegeix garanties: confidencialitat de la identitat de l'informant, dret de la persona afectada a ser informada i escoltada, i respecte a la presumpció d'innocència.
No és un informe de no conformitat: investiga conductes de persones, amb possibles conseqüències disciplinàries o penals. Si revela una fallada del sistema, aquesta fallada es tracta després com a no conformitat amb la seva acció correctiva (10.2).
Estructura
Camps que ha de tenir el model
- Referència de l'expedient i comunicació d'origen
- Fets objecte d'investigació
- Instructor i declaració d'absència de conflicte d'interès
- Diligències practicades: entrevistes, documents, registres revisats
- Informació i audiència a la persona investigada
- Fets acreditats i no acreditats
- Conclusió i mesures proposades
- Fallades del sistema detectades i accions correctives
- Data de tancament i comunicació a qui correspongui
Exemple
Exemple: investigació sobre invitacions a compradors
Empresa, persones i xifres inventades: l'exemple només mostra com queda un registre ben emplenat.
| Camp | Contingut |
|---|---|
| Expedient | INV-2026-003 · origen COM-2026-007 |
| Fets | Possibles invitacions a personal de compres d'un hospital durant una licitació |
| Instructora | Advocada externa (fictícia) · sense relació amb l'àrea comercial |
| Diligències | Revisió de 14 mesos de despeses de representació · 5 entrevistes |
| Audiència | El delegat comercial afectat va ser informat i va presentar al·legacions el 30 de maig |
| Acreditat | Dos sopars fora del límit del codi ètic sectorial, no lligats a l'adjudicació |
| Mesures | Amonestació escrita · formació obligatòria |
| Fallada del sistema | No hi havia registre d'hospitalitats · acció correctiva AC-2026-011 |
A l'auditoria
Errors que solen assenyalar els auditors
- Investiga algú que depèn jeràrquicament de la persona investigada.
- No consta que la persona afectada fos informada ni escoltada.
- Conclusions sense fets que les sostinguin, o fets sense conclusió.
- La investigació no actualitza la matriu de riscos ni obre cap acció correctiva.
A Kimobox
Com es porta aquest registre a Kimobox
- 1Cada investigació de denúncia es gestiona amb la seva conclusió i la seva acció associada.
- 2L'accés a l'expedient està restringit al Responsable del Sistema i a qui aquest autoritzi.
- 3L'acció correctiva de cada incompliment es registra amb responsable i data, i el mapa de riscos de compliance s'actualitza després de cada cas rellevant.
Preguntes freqüents
El que ens pregunten abans de començar
Pot investigar recursos humans?
Hi pot participar, però la norma exigeix imparcialitat i absència de conflicte d'interès. En casos que afecten directius o la mateixa àrea de persones, el més prudent és un instructor extern.
Què se li comunica a l'informant?
La Llei 2/2023 obliga a donar-li resposta sobre les actuacions en un màxim de tres mesos. No cal donar-li l'informe complet, que pot contenir dades de tercers.
Porta els registres de ISO 37301 sense plantilles soltes
Et mostrem el mòdul funcionant amb dades semblants a les teves.
Continua explorant
Pàgines relacionades
Un canal de denúncies que protegeix qui informa
Canal de denúncies per a empreses de 50 treballadors o més: recepció restringida, acusament en set dies…
Model d'informe de no conformitat ISO 9001
Què ha de recollir un informe de no conformitat segons ISO 9001 (10.2): descripció, correcció, causa arrel…
Millora
L'últim capítol tanca el cicle: com s'investiga una denúncia i com aquesta investigació millora el sistema…
Model de registre d'obligacions de compliance ISO 37301
Com documentar les obligacions de compliance que demana ISO 37301: requisits obligatoris i compromisos…
Fonts
D'on surt cada dada
Referències al text oficial vigent. Si una norma es revisa, aquesta pàgina s'actualitza i la data de revisió ho reflecteix.
- ISO 37301:2021 — Sistemes de gestió del compliance. Requisits amb orientació per al seu ús ISO · Abril de 2021
- Llei 2/2023, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció BOE-A-2023-4513 · 21 de febrer de 2023