Modelli e registrazioni · ISO 37301 · Punto 8.4
Modello di rapporto di indagine interna ISO 37301
Il fascicolo di ogni indagine: che cosa si è indagato, come, con quali garanzie, che cosa si è concluso e quali misure sono state prese.
In una frase
Il rapporto di indagine interna documenta i fatti indagati, le attività istruttorie svolte, le garanzie rispettate, le conclusioni e le misure adottate; la ISO 37301 richiede processi per valutare, indagare e chiudere i casi di non compliance e di conservare la documentazione di ogni indagine (8.4).
- Dove lo richiede la norma
- ISO 37301 · Punto 8.4 I punti seguono la ISO 37301:2021, l’edizione in vigore, che ha sostituito la linea guida ISO 19600.
- Tipo di informazione
- Registrazione obbligatoria Informazioni documentate da conservare (8.4)
- Chi lo compila
- Istruttore designato Senza conflitti di interesse con il caso; può essere interno o esterno
- Quando
- Durante l’indagine Il rapporto finale si emette prima del riscontro al segnalante
- Per quanto tempo si conserva
- Lo stabilisce l’organizzazione La ISO 37301 non fissa termini. In Spagna conviene tenere conto dei termini di prescrizione dei reati che il sistema vuole prevenire, perché la registrazione è la prova della diligenza.
Che cosa richiede la norma
Che cosa impone la norma ISO 37301 e che cosa lascia alla sua discrezione
La norma chiede processi per valutare, indagare e chiudere le segnalazioni di sospetti o violazioni, in modo che le indagini siano eque e imparziali, condotte da persone competenti senza conflitti di interesse, e che i loro esiti siano comunicati a chi di dovere. Va conservata la documentazione di ogni indagine.
In Spagna, se l’indagine nasce da una segnalazione del canale, la Ley 2/2023 aggiunge garanzie: riservatezza dell’identità del segnalante, diritto della persona coinvolta a essere informata e ascoltata, e rispetto della presunzione di innocenza.
Non è un rapporto di non conformità: indaga comportamenti di persone, con possibili conseguenze disciplinari o penali. Se rivela una carenza del sistema, questa si tratta poi come non conformità con la sua azione correttiva (10.2).
Struttura
Campi che il modello deve contenere
- Riferimento del fascicolo e segnalazione di origine
- Fatti oggetto di indagine
- Istruttore e dichiarazione di assenza di conflitti di interesse
- Attività svolte: colloqui, documenti, registrazioni esaminate
- Informazione e audizione della persona indagata
- Fatti accertati e non accertati
- Conclusione e misure proposte
- Carenze del sistema rilevate e azioni correttive
- Data di chiusura e comunicazione a chi di dovere
Esempio
Esempio: indagine su inviti ai buyer
Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.
| Campo | Contenuto |
|---|---|
| Fascicolo | INV-2026-003 · origine COM-2026-007 |
| Fatti | Possibili inviti al personale degli acquisti di un ospedale durante una gara |
| Istruttrice | Avvocata esterna (fittizia) · nessun legame con l’area commerciale |
| Attività svolte | Esame di 14 mesi di spese di rappresentanza · 5 colloqui |
| Audizione | L’agente commerciale coinvolto è stato informato e ha presentato le sue osservazioni il 30 maggio |
| Accertato | Due cene oltre il limite del codice etico di settore, non legate all’aggiudicazione |
| Misure | Richiamo scritto · formazione obbligatoria |
| Carenza del sistema | Non esisteva un registro delle ospitalità · azione correttiva AC-2026-011 |
In audit
Errori che gli auditor rilevano più spesso
- Indaga qualcuno che dipende gerarchicamente dalla persona indagata.
- Non risulta che la persona coinvolta sia stata informata né ascoltata.
- Conclusioni senza fatti che le sostengano, o fatti senza conclusione.
- L’indagine non aggiorna la matrice dei rischi né apre un’azione correttiva.
In Kimobox
Come si gestisce questa registrazione in Kimobox
- 1Ogni indagine su una segnalazione si gestisce con la sua conclusione e l’azione associata.
- 2L’accesso al fascicolo è riservato al Responsabile del Sistema e a chi questi autorizza.
- 3L’azione correttiva di ogni violazione si registra con responsabile e scadenza, e la mappa dei rischi di compliance si aggiorna dopo ogni caso rilevante.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Può indagare l’ufficio del personale?
Può partecipare, ma la norma richiede imparzialità e assenza di conflitti di interesse. Nei casi che riguardano dirigenti o la stessa area delle risorse umane, la scelta prudente è un istruttore esterno.
Che cosa si comunica al segnalante?
La Ley 2/2023 obbliga a dargli riscontro sulle attività svolte entro un massimo di tre mesi. Non è necessario consegnargli il rapporto completo, che può contenere dati di terzi.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- ISO 37301:2021 — Sistemi di gestione per la compliance. Requisiti con guida per l’utilizzo ISO · Aprile 2021
- Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (tutela delle persone che segnalano violazioni) BOE-A-2023-4513 · 21 febbraio 2023