Modelli e registrazioni · ISO 9001 · Punto 10.2
Modello di rapporto di non conformità ISO 9001
La registrazione che l’auditor guarda di più: dimostra che l’azienda individua ciò che non va, lo corregge, capisce perché è successo e verifica che non si ripeta.
In una frase
Un rapporto di non conformità secondo la ISO 9001 riporta quale requisito non è stato rispettato, la correzione immediata, l’analisi della causa, l’azione correttiva con responsabile e scadenza e la verifica della sua efficacia, perché il punto 10.2.2 impone di conservare evidenza della natura di ogni non conformità, delle azioni intraprese e dei loro risultati.
- Dove lo richiede la norma
- ISO 9001 · Punto 10.2 I punti sono citati con la numerazione dell’edizione 2015, la stessa usata dall’Academy; i relativi certificati restano validi durante la transizione all’edizione 2026.
- Tipo di informazione
- Registrazione obbligatoria Informazioni documentate da conservare (10.2.2)
- Chi lo compila
- Chi la rileva e il responsabile del processo Chiunque può aprirla; analisi e azione spettano al titolare del processo coinvolto e la qualità verifica la chiusura
- Quando
- Appena viene rilevata La verifica dell’efficacia si fa più tardi, quando è trascorso abbastanza tempo per vedere se il problema si ripresenta
- Per quanto tempo si conserva
- Lo stabilisce l’organizzazione La norma non fissa termini: chiede di decidere conservazione ed eliminazione (7.5.3.2). Coprire almeno il ciclo di certificazione triennale consente di mostrare lo storico al rinnovo.
Che cosa richiede la norma
Che cosa impone la norma ISO 9001 e che cosa lascia alla sua discrezione
Di fronte a una non conformità, reclami dei clienti compresi, la norma chiede di reagire —tenerla sotto controllo, correggerla e affrontarne le conseguenze— e poi di valutare se occorra intervenire sulla causa perché non si ripeta né si presenti altrove. Se si interviene, va riesaminata l’efficacia dell’azione e, se necessario, vanno aggiornati rischi e opportunità o modificato il sistema.
Ciò che va registrato è la natura della non conformità, le azioni intraprese e il risultato dell’azione correttiva. Non è richiesto un metodo di analisi specifico: cinque perché, Ishikawa o altro, l’importante è che la causa annotata spieghi il problema e non si limiti a descriverlo.
Correzione e azione correttiva non sono la stessa cosa e il rapporto deve tenerle distinte: la prima rimedia all’effetto di oggi; la seconda elimina la causa per domani.
Struttura
Campi che il modello deve contenere
- Numero, data di rilevazione e chi la rileva
- Origine: audit interno o esterno, reclamo del cliente, processo, fornitore
- Requisito non rispettato (della norma, del cliente, cogente o del sistema stesso)
- Descrizione oggettiva dell’accaduto ed evidenza
- Correzione immediata e gestione delle conseguenze
- Analisi della causa radice e metodo utilizzato
- Verifica dell’esistenza, anche potenziale, di casi simili
- Azione correttiva, responsabile e data prevista
- Verifica dell’efficacia: data, criterio e risultato
- Aggiornamento dei rischi o modifiche al sistema, se necessari
- Data di chiusura e chi la chiude
Esempio
Esempio: non conformità per etichettatura errata
Azienda, persone e cifre inventate: l’esempio mostra soltanto come si presenta una registrazione compilata correttamente.
| Campo | Contenuto |
|---|---|
| Numero e data | NC-2026-031 · 3 febbraio 2026 |
| Origine | Reclamo del cliente ricevuto dall’ufficio commerciale |
| Requisito non rispettato | Specifica di etichettatura concordata con il cliente (requisito del cliente) |
| Descrizione | Un pallet di 48 scatole è partito con le etichette del lotto precedente; il cliente se n’è accorto al ricevimento |
| Correzione | Rietichettatura presso il cliente in giornata e controllo dei due pallet in attesa di spedizione |
| Causa radice | Cinque perché: il cambio lotto non prevede di rimuovere le etichette avanzate dalla stampante di linea |
| Casi simili? | Stesso rischio sulla linea 2, che segue la stessa procedura |
| Azione correttiva | Aggiungere alla registrazione del cambio lotto la rimozione e la firma delle etichette avanzate sulle linee 1 e 2 · Responsabile di produzione · 20 febbraio |
| Verifica dell’efficacia | 15 maggio: 62 cambi lotto controllati senza anomalie · Efficace |
| Rischi | Si aggiunge «etichettatura errata al cambio lotto» alla matrice dei rischi del processo di confezionamento |
In audit
Errori che gli auditor rilevano più spesso
- La causa radice ripete il problema con altre parole («errore umano», «distrazione dell’operatore»).
- Si annota la correzione e si chiude senza azione correttiva né motivazione del perché non serva.
- L’efficacia viene «verificata» lo stesso giorno in cui si attua l’azione.
- I reclami dei clienti sono gestiti a parte e non arrivano mai al registro delle non conformità.
- Non conformità ripetute che non vengono collegate tra loro né aggiornano la matrice dei rischi.
In Kimobox
Come si gestisce questa registrazione in Kimobox
- 1Qualsiasi utente apre la non conformità con la sua evidenza e l’origine classificata: audit, reclamo, processo o fornitore.
- 2La causa radice è obbligatoria per procedere: non si passa all’azione con la sola correzione.
- 3L’azione correttiva viene assegnata a un responsabile con una scadenza e il sistema avvisa in caso di ritardo.
- 4La verifica dell’efficacia viene programmata per una data successiva e fa parte della stessa registrazione; le non conformità ripetute alimentano la mappa dei rischi.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Ogni non conformità richiede un’azione correttiva?
No. La norma chiede di valutare se occorra intervenire sulla causa, e l’azione deve essere proporzionata agli effetti. Ciò che non può mancare è la decisione motivata: se non si apre un’azione correttiva, la registrazione deve spiegare perché.
Che differenza c’è tra correzione e azione correttiva?
La correzione elimina la non conformità rilevata —rietichettare il pallet—; l’azione correttiva ne elimina la causa perché non si ripeta —modificare il controllo del cambio lotto—. La ISO 9000 le definisce separatamente.
Quando si verifica l’efficacia?
Quando è trascorso tempo o volume sufficiente perché il problema, se la causa fosse ancora presente, si sarebbe ripresentato. Verificarla il giorno stesso dell’attuazione dimostra solo che l’azione è stata fatta, non che funziona.
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Fonti
Da dove arriva ogni dato
Riferimenti al testo ufficiale in vigore. Se una norma viene revisionata, questa pagina si aggiorna e la data di revisione lo indica.
- ISO 9001:2015 — Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti ISO · Ed. 2015, con Amd 1:2024
- ISO 9000:2015 — Fondamenti e vocabolario ISO · Ed. 2015
- ISO 9001:2026 — Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti ISO · Ed. 2026, pubblicata il 16 settembre 2026