Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 9001 · Abschnitt 10.2

Vorlage für einen Abweichungsbericht nach ISO 9001

Die Aufzeichnung, die ein Auditor am genauesten ansieht: Sie belegt, dass das Unternehmen Fehler erkennt, behebt, versteht, warum sie aufgetreten sind, und prüft, dass sie sich nicht wiederholen.

In einem Satz

Ein Abweichungsbericht nach ISO 9001 hält fest, welche Anforderung nicht erfüllt wurde, die sofortige Korrektur, die Ursachenanalyse, die Korrekturmaßnahme mit Verantwortlichem und Frist sowie den Nachweis ihrer Wirksamkeit – denn Abschnitt 10.2.2 verlangt, Nachweise über die Art jeder Nichtkonformität, die ergriffenen Maßnahmen und deren Ergebnisse aufzubewahren.

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: ISO 9001 · Abschnitt 10.2 Die Abschnitte werden nach der Nummerierung der Ausgabe 2015 zitiert, die auch die Akademie verwendet; Zertifikate nach dieser Ausgabe bleiben während des Übergangs zur Ausgabe 2026 gültig.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung Aufzubewahrende dokumentierte Information (10.2.2)
Wer sie ausfüllt: Wer sie entdeckt, und der Prozessverantwortliche Eröffnen kann sie jeder; Analyse und Maßnahme übernimmt der Eigner des betroffenen Prozesses, und die Qualitätsabteilung prüft den Abschluss
Wann: Sobald sie entdeckt wird Die Wirksamkeitsprüfung folgt später, wenn genug Zeit vergangen ist, um zu sehen, ob der Fehler wieder auftritt
Wie lange sie aufbewahrt wird: Legt die Organisation fest Die Norm nennt keine Fristen: Sie verlangt, über Aufbewahrung und Verfügung über den Verbleib zu entscheiden (7.5.3.2). Wer mindestens den dreijährigen Zertifizierungszyklus abdeckt, kann bei der Rezertifizierung die Historie vorlegen.

Was die Norm verlangt

Was ISO 9001 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Bei einer Nichtkonformität, Kundenreklamationen eingeschlossen, verlangt die Norm zunächst eine Reaktion – sie lenken, korrigieren und mit den Folgen umgehen – und dann die Entscheidung, ob an der Ursache angesetzt werden muss, damit sie nicht erneut oder an anderer Stelle auftritt. Wird gehandelt, ist die Wirksamkeit der Maßnahme zu überprüfen und, falls erforderlich, sind Risiken und Chancen zu aktualisieren oder das System zu ändern.

Aufzuzeichnen sind die Art der Nichtkonformität, die ergriffenen Maßnahmen und das Ergebnis der Korrekturmaßnahme. Eine bestimmte Analysemethode wird nicht verlangt: fünfmal Warum, Ishikawa oder eine andere – entscheidend ist, dass die notierte Ursache den Fehler erklärt und ihn nicht bloß beschreibt.

Korrektur und Korrekturmaßnahme sind nicht dasselbe, und der Bericht muss sie trennen: Die erste behebt die heutige Wirkung, die zweite beseitigt die Ursache für morgen.

Im Zusammenhang lesen: Verbesserung, in der Akademie zu ISO 9001

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Nummer, Datum der Feststellung und wer sie festgestellt hat
Herkunft: internes oder externes Audit, Kundenreklamation, Prozess, Lieferant
Nicht erfüllte Anforderung (der Norm, des Kunden, gesetzlich oder des eigenen Systems)
Sachliche Beschreibung des Vorfalls und Nachweis
Sofortige Korrektur und Umgang mit den Folgen
Analyse der Grundursache und verwendete Methode
Prüfung, ob ähnliche Fälle bestehen oder auftreten könnten
Korrekturmaßnahme, Verantwortlicher und geplanter Termin
Wirksamkeitsprüfung: Datum, Kriterium und Ergebnis
Aktualisierung der Risiken oder Änderungen am System, falls erforderlich
Abschlussdatum und wer abschließt

Beispiel

Beispiel: Nichtkonformität wegen falscher Etikettierung

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Nummer und Datum	NC-2026-031 · 3. Februar 2026
Herkunft	Kundenreklamation, eingegangen im Vertrieb
Nicht erfüllte Anforderung	Mit dem Kunden vereinbarte Etikettierspezifikation (Kundenanforderung)
Beschreibung	Eine Palette mit 48 Kartons wurde mit Etiketten der vorherigen Charge ausgeliefert; der Kunde bemerkte es im Wareneingang
Korrektur	Neuetikettierung beim Kunden am selben Tag und Prüfung der beiden noch nicht versandten Paletten
Grundursache	Fünfmal Warum: Beim Chargenwechsel ist nicht vorgeschrieben, übrig gebliebene Etiketten aus dem Liniendrucker zu entfernen
Ähnliche Fälle?	Gleiches Risiko an Linie 2, die dieselbe Arbeitsanweisung nutzt
Korrekturmaßnahme	Entfernen und Abzeichnen übriger Etiketten in die Chargenwechsel-Aufzeichnung der Linien 1 und 2 aufnehmen · Produktionsleiterin · 20. Februar
Wirksamkeitsprüfung	15. Mai: 62 Chargenwechsel ohne Vorfälle geprüft · wirksam
Risiken	„Falsche Etikettierung beim Chargenwechsel“ wird in die Risikomatrix des Verpackungsprozesses aufgenommen

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Die Grundursache wiederholt das Problem mit anderen Worten („menschliches Versagen“, „Unachtsamkeit des Mitarbeiters“).
Die Korrektur wird notiert und der Fall geschlossen, ohne Korrekturmaßnahme und ohne Begründung, warum keine nötig ist.
Die Wirksamkeit wird am selben Tag „geprüft“, an dem die Maßnahme umgesetzt wird.
Kundenreklamationen werden separat bearbeitet und landen nie im Abweichungsregister.
Wiederkehrende Nichtkonformitäten werden nicht miteinander in Beziehung gesetzt und fließen nicht in die Risikomatrix ein.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Jeder Benutzer eröffnet die Nichtkonformität mit Nachweis und klassifizierter Herkunft: Audit, Reklamation, Prozess oder Lieferant.
2Die Grundursache ist Pflicht, um weiterzukommen: Mit der bloßen Korrektur lässt sich nicht zur Maßnahme übergehen.
3Die Korrekturmaßnahme wird einem Verantwortlichen mit Termin zugewiesen, und das System warnt bei Verzug.
4Die Wirksamkeitsprüfung wird für einen späteren Termin eingeplant und ist Teil derselben Aufzeichnung; wiederkehrende Nichtkonformitäten fließen in die Risikolandkarte ein.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Braucht jede Nichtkonformität eine Korrekturmaßnahme?

Nein. Die Norm verlangt zu bewerten, ob an der Ursache angesetzt werden muss, und die Maßnahme muss den Auswirkungen angemessen sein. Fehlen darf aber nicht die begründete Entscheidung: Wird keine Korrekturmaßnahme eröffnet, muss die Aufzeichnung erklären, warum.

Was ist der Unterschied zwischen Korrektur und Korrekturmaßnahme?

Die Korrektur beseitigt die festgestellte Nichtkonformität – die Palette neu etikettieren –, die Korrekturmaßnahme beseitigt ihre Ursache, damit sie sich nicht wiederholt – die Lenkung des Chargenwechsels ändern. ISO 9000 definiert beide getrennt.

Wann wird die Wirksamkeit geprüft?

Wenn so viel Zeit oder Menge vergangen ist, dass der Fehler wieder aufgetreten wäre, falls die Ursache noch bestünde. Eine Prüfung am Tag der Umsetzung belegt nur, dass die Maßnahme durchgeführt wurde, nicht dass sie funktioniert.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

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