Vorlagen und Aufzeichnungen · ISO 37301 · Abschnitt 8.4

Vorlage für den internen Untersuchungsbericht nach ISO 37301

Die Akte jeder Untersuchung: was untersucht wurde, wie, mit welchen Garantien, was festgestellt wurde und welche Maßnahmen folgten.

In einem Satz

Der interne Untersuchungsbericht dokumentiert den untersuchten Sachverhalt, die durchgeführten Ermittlungen, die gewahrten Garantien, die Ergebnisse und die ergriffenen Maßnahmen; ISO 37301 verlangt Prozesse, um Fälle von Compliance-Verstößen zu bewerten, zu untersuchen und abzuschließen, und die Dokumentation jeder Untersuchung aufzubewahren (8.4).

Inhalt überprüft am 17. Oktober 2026

Wo die Norm es verlangt: ISO 37301 · Abschnitt 8.4 Die Abschnitte folgen ISO 37301:2021, der gültigen Ausgabe, die den Leitfaden ISO 19600 abgelöst hat.
Art der Information: Pflichtaufzeichnung Aufzubewahrende dokumentierte Information (8.4)
Wer sie ausfüllt: Benannte untersuchende Person Ohne Interessenkonflikt mit dem Fall; kann intern oder extern sein
Wann: Während der Untersuchung Der Abschlussbericht wird vor der Rückmeldung an die hinweisgebende Person erstellt
Wie lange sie aufbewahrt wird: Legt die Organisation fest ISO 37301 nennt keine Fristen. In Spanien empfiehlt es sich, die Verjährungsfristen der Straftaten zu berücksichtigen, die das System verhindern soll, denn die Aufzeichnung ist der Nachweis der gebotenen Sorgfalt.

Was die Norm verlangt

Was ISO 37301 fordert und was Ihrem Ermessen überlassen bleibt

Die Norm verlangt Prozesse, um Meldungen über Verdachtsfälle oder Verstöße zu bewerten, zu untersuchen und abzuschließen, sodass Untersuchungen fair und unparteiisch sind, von kompetenten Personen ohne Interessenkonflikt durchgeführt werden und ihre Ergebnisse an die zuständigen Stellen gehen. Die Dokumentation jeder Untersuchung ist aufzubewahren.

Geht die Untersuchung in Spanien auf eine Meldung im Kanal zurück, ergänzt die Ley 2/2023 Garantien: Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, Recht der betroffenen Person auf Information und Anhörung sowie Wahrung der Unschuldsvermutung.

Es ist kein Bericht über eine Nichtkonformität: Er untersucht das Verhalten von Personen, mit möglichen disziplinarischen oder strafrechtlichen Folgen. Zeigt er eine Schwäche des Systems auf, wird diese anschließend als Nichtkonformität mit Korrekturmaßnahme behandelt (10.2).

Im Zusammenhang lesen: Verbesserung, in der Akademie zu ISO 37301

Aufbau

Felder, die die Vorlage enthalten sollte

Aktenzeichen und auslösende Meldung
Gegenstand der Untersuchung
Untersuchende Person und Erklärung zum fehlenden Interessenkonflikt
Durchgeführte Ermittlungen: Befragungen, Dokumente, geprüfte Aufzeichnungen
Information und Anhörung der betroffenen Person
Belegte und nicht belegte Sachverhalte
Ergebnis und vorgeschlagene Maßnahmen
Festgestellte Systemschwächen und Korrekturmaßnahmen
Abschlussdatum und Mitteilung an die zuständigen Stellen

Beispiel

Beispiel: Untersuchung zu Einladungen an Einkäufer

Unternehmen, Personen und Zahlen sind erfunden: Das Beispiel zeigt nur, wie eine sauber ausgefüllte Aufzeichnung aussieht.

Feld	Inhalt
Akte	INV-2026-003 · Ursprung COM-2026-007
Sachverhalt	Mögliche Einladungen an Einkaufspersonal eines Krankenhauses während einer Ausschreibung
Untersuchungsführerin	Externe Rechtsanwältin (fiktiv) · ohne Bezug zum Vertrieb
Ermittlungen	Prüfung von 14 Monaten Bewirtungskosten · 5 Befragungen
Anhörung	Der betroffene Gebietsverkaufsleiter wurde informiert und nahm am 30. Mai Stellung
Belegt	Zwei Abendessen über der Grenze des Branchen-Ethikkodex, ohne Zusammenhang mit dem Zuschlag
Maßnahmen	Schriftliche Abmahnung · Pflichtschulung
Systemschwäche	Es gab kein Bewirtungsregister · Korrekturmaßnahme AC-2026-011

Im Audit

Fehler, die Auditoren häufig feststellen

Untersucht wird von jemandem, der der untersuchten Person hierarchisch unterstellt ist.
Es ist nicht belegt, dass die betroffene Person informiert und angehört wurde.
Ergebnisse ohne stützende Sachverhalte oder Sachverhalte ohne Ergebnis.
Die Untersuchung aktualisiert weder die Risikomatrix, noch eröffnet sie eine Korrekturmaßnahme.

In Kimobox

So wird diese Aufzeichnung in Kimobox geführt

1Jede Untersuchung einer Meldung wird mit ihrem Ergebnis und der zugehörigen Maßnahme geführt.
2Der Zugriff auf die Akte ist auf den Systemverantwortlichen und die von ihm autorisierten Personen beschränkt.
3Die Korrekturmaßnahme zu jedem Verstoß wird mit Verantwortlichem und Termin erfasst, und die Compliance-Risikolandkarte wird nach jedem relevanten Fall aktualisiert.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Darf die Personalabteilung untersuchen?

Sie darf mitwirken, doch die Norm verlangt Unparteilichkeit und das Fehlen von Interessenkonflikten. In Fällen, die Führungskräfte oder die Personalabteilung selbst betreffen, ist eine externe untersuchende Person die umsichtige Wahl.

Was wird der hinweisgebenden Person mitgeteilt?

Die Ley 2/2023 verpflichtet, ihr binnen höchstens drei Monaten eine Rückmeldung zu den ergriffenen Schritten zu geben. Der vollständige Bericht, der Daten Dritter enthalten kann, muss ihr nicht übergeben werden.

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Woher jede Angabe stammt

Verweise auf den geltenden amtlichen Text. Wird eine Norm überarbeitet, wird diese Seite aktualisiert und das Revisionsdatum entsprechend angepasst.

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