Modelos y registros · ISO 37301 · Apartado 8.4
Modelo de informe de investigación interna ISO 37301
El expediente de cada investigación: qué se investigó, cómo, con qué garantías, qué se concluyó y qué medidas se tomaron.
En una frase
El informe de investigación interna documenta los hechos investigados, las diligencias practicadas, las garantías respetadas, las conclusiones y las medidas adoptadas; ISO 37301 exige procesos para evaluar, investigar y cerrar los casos de incumplimiento y conservar documentación de cada investigación (8.4).
- Dónde lo pide la norma
- ISO 37301 · Apartado 8.4 Los apartados siguen ISO 37301:2021, la edición vigente, que sustituyó a la guía ISO 19600.
- Tipo de información
- Registro obligatorio Información documentada que hay que conservar (8.4)
- Quién lo rellena
- Instructor designado Sin conflicto de interés con el caso; puede ser interno o externo
- Cuándo
- Durante la investigación El informe final se emite antes de la respuesta al informante
- Cuánto se conserva
- Lo fija la organización ISO 37301 no da plazos. En España conviene tener en cuenta los de prescripción de los delitos que el sistema quiere prevenir, porque el registro es la prueba de diligencia.
Qué pide la norma
Lo que exige ISO 37301 y lo que deja a tu criterio
La norma pide procesos para evaluar, investigar y cerrar las comunicaciones de sospechas o incumplimientos, de modo que las investigaciones sean justas e imparciales, las hagan personas competentes sin conflicto de interés, y sus resultados se comuniquen a quien corresponda. Hay que conservar documentación de cada investigación.
En España, si la investigación nace de una comunicación del canal, la Ley 2/2023 añade garantías: confidencialidad de la identidad del informante, derecho de la persona afectada a ser informada y oída, y respeto a la presunción de inocencia.
No es un informe de no conformidad: investiga conductas de personas, con consecuencias disciplinarias o penales posibles. Si revela un fallo del sistema, ese fallo se trata después como no conformidad con su acción correctiva (10.2).
Estructura
Campos que debe tener el modelo
- Referencia del expediente y comunicación de origen
- Hechos objeto de investigación
- Instructor y declaración de ausencia de conflicto de interés
- Diligencias practicadas: entrevistas, documentos, registros revisados
- Información y audiencia a la persona investigada
- Hechos acreditados y no acreditados
- Conclusión y medidas propuestas
- Fallos del sistema detectados y acciones correctivas
- Fecha de cierre y comunicación a quien corresponda
Ejemplo
Ejemplo: investigación sobre invitaciones a compradores
Empresa, personas y cifras inventadas: el ejemplo solo enseña cómo queda un registro bien cumplimentado.
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Expediente | INV-2026-003 · origen COM-2026-007 |
| Hechos | Posibles invitaciones a personal de compras de un hospital durante una licitación |
| Instructora | Abogada externa (ficticia) · sin relación con el área comercial |
| Diligencias | Revisión de 14 meses de gastos de representación · 5 entrevistas |
| Audiencia | El delegado comercial afectado fue informado y presentó alegaciones el 30 de mayo |
| Acreditado | Dos cenas fuera del límite del código ético sectorial, no ligadas a la adjudicación |
| Medidas | Amonestación escrita · formación obligatoria |
| Fallo del sistema | No existía registro de hospitalidades · acción correctiva AC-2026-011 |
En la auditoría
Errores que suelen señalar los auditores
- Investiga alguien que depende jerárquicamente de la persona investigada.
- No consta que la persona afectada fuera informada ni oída.
- Conclusiones sin hechos que las sostengan, o hechos sin conclusión.
- La investigación no actualiza la matriz de riesgos ni abre acción correctiva.
En Kimobox
Cómo se lleva este registro en Kimobox
- 1Cada investigación de denuncia se gestiona con su conclusión y su acción asociada.
- 2El acceso al expediente está restringido al Responsable del Sistema y a quien este autorice.
- 3La acción correctiva de cada incumplimiento se registra con responsable y fecha, y el mapa de riesgos de compliance se actualiza tras cada caso relevante.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Puede investigar recursos humanos?
Puede participar, pero la norma exige imparcialidad y ausencia de conflicto de interés. En casos que afectan a directivos o a la propia área de personas, lo prudente es un instructor externo.
¿Qué se le comunica al informante?
La Ley 2/2023 obliga a darle respuesta sobre las actuaciones en un máximo de tres meses. No es necesario darle el informe completo, que puede contener datos de terceros.
Lleva los registros de ISO 37301 sin plantillas sueltas
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Fuentes
De dónde sale cada dato
Referencias al texto oficial vigente. Si una norma se revisa, esta página se actualiza y la fecha de revisión lo refleja.
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