Modelos e registos · ISO 37301 · Cláusula 8.4
Modelo de relatório de investigação interna ISO 37301
O processo de cada investigação: o que se investigou, como, com que garantias, o que se concluiu e que medidas foram tomadas.
Numa frase
O relatório de investigação interna documenta os factos investigados, as diligências realizadas, as garantias respeitadas, as conclusões e as medidas adotadas; a ISO 37301 exige processos para avaliar, investigar e encerrar os casos de incumprimento e a conservação de documentação de cada investigação (8.4).
- Onde a norma o exige
- ISO 37301 · Cláusula 8.4 As secções seguem a ISO 37301:2021, a edição em vigor, que substituiu o guia ISO 19600.
- Tipo de informação
- Registo obrigatório Informação documentada a conservar (8.4)
- Quem o preenche
- Instrutor designado Sem conflito de interesses com o caso; pode ser interno ou externo
- Quando
- Durante a investigação O relatório final é emitido antes da resposta ao denunciante
- Durante quanto tempo se conserva
- Definido pela organização A ISO 37301 não fixa prazos. Em Espanha, convém ter em conta os prazos de prescrição dos crimes que o sistema pretende prevenir, porque o registo é a prova da diligência.
O que a norma exige
O que o referencial ISO 37301 exige e o que fica ao seu critério
A norma pede processos para avaliar, investigar e encerrar as comunicações de suspeitas ou incumprimentos, de modo a que as investigações sejam justas e imparciais, conduzidas por pessoas competentes sem conflito de interesses, e que os seus resultados sejam comunicados a quem de direito. É preciso conservar documentação de cada investigação.
Em Espanha, se a investigação resultar de uma comunicação do canal, a Ley 2/2023 acrescenta garantias: confidencialidade da identidade do denunciante, direito da pessoa visada a ser informada e ouvida, e respeito pela presunção de inocência.
Não é um relatório de não conformidade: investiga condutas de pessoas, com possíveis consequências disciplinares ou penais. Se revelar uma falha do sistema, essa falha é tratada depois como não conformidade, com a respetiva ação corretiva (10.2).
Estrutura
Campos que o modelo deve ter
- Referência do processo e comunicação de origem
- Factos objeto de investigação
- Instrutor e declaração de ausência de conflito de interesses
- Diligências realizadas: entrevistas, documentos, registos analisados
- Informação e audição da pessoa visada
- Factos provados e não provados
- Conclusão e medidas propostas
- Falhas do sistema detetadas e ações corretivas
- Data de encerramento e comunicação a quem de direito
Exemplo
Exemplo: investigação sobre convites a compradores
Empresa, pessoas e números fictícios: o exemplo serve apenas para mostrar como fica um registo bem preenchido.
| Campo | Conteúdo |
|---|---|
| Processo | INV-2026-003 · origem COM-2026-007 |
| Factos | Possíveis convites a pessoal de compras de um hospital durante um concurso público |
| Instrutora | Advogada externa (fictícia) · sem relação com a área comercial |
| Diligências | Análise de 14 meses de despesas de representação · 5 entrevistas |
| Audição | O delegado comercial visado foi informado e apresentou a sua defesa a 30 de maio |
| Provado | Dois jantares acima do limite do código de ética setorial, sem ligação à adjudicação |
| Medidas | Repreensão escrita · formação obrigatória |
| Falha do sistema | Não existia registo de hospitalidades · ação corretiva AC-2026-011 |
Na auditoria
Erros que os auditores costumam apontar
- Investiga alguém que depende hierarquicamente da pessoa investigada.
- Não consta que a pessoa visada tenha sido informada nem ouvida.
- Conclusões sem factos que as sustentem, ou factos sem conclusão.
- A investigação não atualiza a matriz de riscos nem abre ação corretiva.
No Kimobox
Como se gere este registo no Kimobox
- 1Cada investigação de denúncia é gerida com a sua conclusão e a ação associada.
- 2O acesso ao processo está restrito ao Responsável do Sistema e a quem este autorize.
- 3A ação corretiva de cada incumprimento regista-se com responsável e data, e o mapa de riscos de compliance é atualizado após cada caso relevante.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
Os recursos humanos podem conduzir a investigação?
Podem participar, mas a norma exige imparcialidade e ausência de conflito de interesses. Em casos que envolvam dirigentes ou a própria área de pessoas, o prudente é recorrer a um instrutor externo.
O que se comunica ao denunciante?
A Ley 2/2023 obriga a dar-lhe resposta sobre as diligências num máximo de três meses. Não é necessário entregar-lhe o relatório completo, que pode conter dados de terceiros.
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Fontes
De onde vem cada dado
Referências ao texto oficial em vigor. Se uma norma for revista, esta página é atualizada e a data de revisão reflete-o.
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